拆迁档案管理工作的实践探索

巩玉静

摘要：本文以通州区潞城镇棚户区改造（A区）拆迁项目档案为例来进行探讨，主要从拆迁前期项目介入、拆迁档案管理办法制定、拆迁政策与制度的宣贯、档案管理人员全过程参与拆迁工作、严格审核拆迁文件等方面，总结出了实践性较强的一整套拆迁档案管理方法，希冀为拆迁档案规范化管理提供有益的参考和借鉴。

关键词：拆迁档案流程化规范管理

拆迁档案是拆迁人或受委托人在实施房屋拆迁过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。拆迁档案是城市建设档案的重要组成部分，对于保存拆迁信息、留存城市发展历史具有重要的作用。同时，它也与经济建设、社会稳定、人民群众安居乐业息息相关，可以为城市管理、改造城市形象提供必不可少的依据。鉴于此，笔者以所在单位为例，总结了拆迁档案管理工作的难点，针对其展开了详细的阐述与分析，并提出相应的解决对策。

一、拆迁档案管理工作概述

依据2003年8月1日施行的《北京市集体土地房屋拆迁管理办法》（北京市人民政府令第124号），北京市拆迁工作的审批部门为市国土资源与房屋管理局，拆迁补偿方案及拆迁实施的管理单位为市住建委，区、县人民政府和乡（民族乡）镇人民政府负责本行政区域内的房屋拆迁管理工作。目前，由于拆迁档案形成单位多，包括各级政府、国土局、建委、拆迁人、拆迁单位、测绘单位、评估单位、被拆迁人等，形成单位对于什么文件应该存档，文件应提交什么样式，怎样收集等问题思想混淆，加上拆迁档案的管理缺乏集中统一的管理体制，没有较为详细的规定，导致拆迁档案并没有实现集中统一管理。同时，拆迁工作完成后也没有相关职能部门检查拆迁档案的归属，拆迁人也没有将拆迁档案向主管部门或档案馆进行移交。

二、拆迁档案管理工作的难点

通州区潞城镇棚户区（A区）改造项目占地6平方公里，涉及6个行政村，住宅1787户，非宅969户，安置人口8000余人。在项目启动时，笔者单位制定了《新奥集团拆迁档案管理办法》，对拆迁档案归档工作进行了培训。但在实际工作中，发现档案管理工作的难度较大，具体如下：

（一）拆迁档案收集不齐全

拆迁档案一般一户一档，包含入户调查文件、测绘文件、评估文件等，通州区潞城镇拆迁档案还涉及审计、法务审核、安置文件等，如下因素致使拆迁档案收集不齐全。

1、拆迁档案没有明确的归档范围

拆迁档案收集工作是目前本市工程档案管理工作中一个薄弱点，哪些文件必须作为档案进行收集、归档、保存，并没有明确的归档范围。导致参与拆迁服务的各单位对于什么文件应该归档认识比较混乱。

2、文件形成单位多，没有统一的领导机制

笔者单位采用公开招标方式确定拆迁、测绘、评估、拆除、审计、法务、档案等服务机构，最终参与本次拆迁工作的中介服务机构多达44个。每一户拆迁档案均由拆迁、测绘、评估服务机构、六方认定小组、审计、法务、安置机构及被拆迁人提供的依据性文件形成，同一卷宗内文件形成单位多，但是没有一个统一的领导机制，各单位形成的文件不知道该怎样汇集到一起，形成一户一档。

3、前后工作不交圈，导致重要文件缺失

由于此次拆迁工作从入户到支付流程比较长，涉及的单位比较多，每个单位只关注自己产生的那一部分文件，造成前后工作不交圈，导致重要文件的缺失。例如，在档案接收移交过程中发现，明明在律师审核意见中有对安置协议文件的审核内容，但在实际移交的档案中安置公司并没有移交此文件；还有被拆迁人提供民事调解书上的名字与户口本名字不一致等问题。

（二）拆迁档案整理标准不统一

所有参与拆迁工作的单位都是公开招标中标单位，但每个单位文件形成的要求不统一、格式不统一、档案整理标准不统一。例如文件名、人名、关键字等在拆迁文件中的要项表述不一致问题很突出。

1.文件形成标准不统一

测绘入户草图是拆迁补偿的重要依据性文件，测绘公司交上来的文件有的是铅笔绘制的，有的是复印的，还有的是用签字笔描的，入户草图标准不统一的现象在此次拆迁档案中很突出。

2.文件要求标准不统一

在拆迁档案中很多文件需要加盖各参与单位的公章，但出现有的文件盖公司的公章，有的盖项目章，還有的盖法人章等种种情况，用印标准不统一直接影响到拆迁档案的法律效用。

（三）拆迁档案管理流程的规范性有待提升

由于本次拆迁工作使用了新的管理工作流程，使得拆迁、测绘、评估文件出现在拆迁签约工作前，而审计、法务文件出现在签约后，同一卷宗的文件形成时间拉得比较长，拆迁、测绘、评估公司形成的文件又是被审计的对象，拆迁公司为避免审计查出的问题影响声誉，进而被住建委扣分，故意将某些过程审计文件抽出。这种审计完成后的档案资料又回到拆迁公司手中的现象，是档案管理流程中的重大漏洞，必须规避。

三、拆迁档案管理的实践探索

（一）档案的严格管理规范了拆迁档案收集工作

在档案接收、移交过程中，档案人员严格审核，一次次地讲解档案收集不全的危害，告诉档案移交人员收集齐全既是对被拆迁人负责，也是保护参与拆迁工作的人员，让大家的工作在档案中体现公开、公正和公平。

1.制定《通州区潞城镇棚户区改造项目拆迁档案收集范围》

针对各参与单位不清楚拆迁档案归档范围的实际情况，笔者单位档案部门认真研究《通州区潞城镇拆迁补偿方案》，并依据拆迁补偿方案、拆迁工作手册等文件，从中一条一条总结出应归档的文件内容，形成《通州区潞城镇棚户区改造项目拆迁档案收集范围》，使各单位收集档案有了依据。在收集、移交档案时，档案服务机构严格执行此归档范围，保证了拆迁档案收集齐全、完整。

2.实现每一个归档单位层层负责，保证档案收集工作质量endprint

在档案收集工作中档案管理部门让参与移交的各个环节、每个单位都进行签字确认，确保本环节移交的文件齐全、完整。拆迁档案的移交单上可以看到拆迁公司、审计公司、法律顾问、审计部、拆迁部层层签字印记，进一步规范了档案收集工作。

3.加强对拆迁管理部门的管理，着重审核重点文件

针对有的拆迁单位故意主观遗漏重要文件的问题，档案管理人员反复向拆迁档案移交单位说明档案齐全完整的严肃性、重要性，并告之档案的收集工作不会影响对方的评分工作，拆迁公司最终将被撤出的文件交回来。

4.档案人员的专业能力使拆迁档案完整性得以保障

档案管理人员要做到拆迁过程全程参与。在拆迁入户、签约、收集拆迁资料过程中，档案管理人员跟随拆迁工作人员到拆迁现场，了解档案形成过程，讲解档案收集过程中应注意的事项，档案人员全程参与拆迁工作，其力度和严格是前所未有的，为后期的档案收集、整理、归档奠定了良好的基础。

（二）规范拆迁档案整理标准

保证参建的40余家中介服务机构的档案工作标准统一，对于此次拆迁档案的管理工作至关重要。笔者单位依据《拆迁档案管理办法》和拆迁工作流程，就文件形成、归档方式等提出具体要求，并进行宣贯培训，明确标准，强化要求，力争实现对拆迁档案的预先控制。做到档案工作有据可依，有标准可循。

1.统一拆迁档案形成、格式标准

文件的形成标准是档案规范整理的前提，在文件形成阶段我们对文件纸张、用笔、签字规范、用印、照片影像等档案基本要求进行统一，使用户草图造成标准不统一问题、入户照片问题、用印等问题得以解决。

2.统一拆迁档案整理标准

按照拆迁档案形成工作流程，将每一卷拆迁档案按测绘、拆迁、评估、拆迁补偿协议、安置协议、周转协议、审计文件、法务审核文件等的顺序进行排列。统一了拆迁档案归档顺序，做到事前与拆迁公司沟通好，组卷时拆迁公司就将顺序排列好，解决了拆迁档案组卷混乱的问题。

（三）拆迁档案工作流程化管理

面对时间紧、任务重的严峻局面，笔者单位档案管理部门积极制订方案、提出要求，进行过程监督，严格审核、规范验收，实行结算控制，做到全过程把控。

依据《北京市通州区潞城镇棚户区（A区）改造项目培训手册》，档案管理部门将参与拆迁的主要部门和服务机构纳入到流程管理的各个环节。测绘、评估和安置公司将形成的文件交拆迁公司；由拆迁公司将三家公司的文件汇总，并连同自身形成的文件统一组卷，报送给审计公司进行卷宗的審计，出具审计意见；审计工作完成将卷宗转交法务服务机构进行法律审核，出具法律审核意见；经审计、法务审核后的卷宗再交征地拆迁部，由征地拆迁部将含有审计、法律审核意见的全部卷宗交档案服务机构；档案服务机构对拆迁档案内容、完整程度逐一进行核对，不合格的卷宗，退回征地拆迁部；征地拆迁部根据接到的检验不合格意见，找相关单位补齐文件后，再次移交档案服务机构；最终经档案服务机构检验合格的卷宗，出具《档案移交验收合格单》，交新奥集团合同结算部门结算相应的工程款。这样的工作流程形成了良好的工作流闭环管理，达到业务工作环节与档案管理环节之间相互依存、共同把关的目的，为保证档案收集完整起到了很好的保障作用。

随着通州区潞城镇棚户区（A区）改造拆迁工作的顺利完成，拆迁档案的接收、整理工作告一段落。此次拆迁档案工作的成功尝试，为下一阶段拆迁档案工作提供了丰富的经验，奠定了良好的基础，为京津冀协同发展、北京城市副中心建设做出贡献，也使拆迁档案管理规范更加成熟。

参考文献：

[1]北京市集体土地房屋拆迁管理办法（北京市人民政府令第124号）

[2]浅谈拆迁工作中档案管理的若干问题与建议.

[EB/OL].[2015-7-12].http：//www.doc88.com/p-2708214516065.html

[3]加强房地产企业拆迁档案的收集工作.[EB/OL].[2012-3-5].http：//www.doc88.com/p-740682628315. html

[4]漫谈城市房屋拆迁档案如何管理.[EB/OL].[2011-6-26]. http：//www.gwyoo.com/lunwen/guanli？ lunwen/dagllw/201106/446885.html

作者单位：北京新奥集团有限公司通州分公司endprint