数字校园环境下高等学校学籍档案可信管理研究[1]

2018-01-15薛四新

北京档案 2017年11期

摘要：文章分析了数字校园环境下学籍信息电子化带来的凭证性风险与安全性挑战，从档案的原始凭证要求和电子文件的全程管理思想出发，提出一种基于关键业务过程控制与凭证性即时锁定的学籍电子信息可信管理的保障方法，并以高等学校电子成绩单档案管理为例探讨学籍电子档案的可信管理解决方案。

关键词：数字校园电子学籍档案可信管理凭证性保障

In this paper， the credential risk and security chal？ lenge of studentsschool records in digital campus envi？ ronment were analyzed. Starting from the original docu？ ment requirement and the whole- process management idea of electronic records， a guarantee method to the trusted management of electronic studentsschool re？ cords was proposed based on key business process control and data hardness. Taking the student academic records as an example， the paper also puts forward a credible man？ agement solution.

Keywords： digital campus， studentsacademic re？ cords， trusted-management， certificate guarantee method

數字校园建设与发展过程中，综合教务系统是信息化工作的重点，也是高等学校最为专业、最为重要的教学档案形成的生态环境。自2000年以来，高等院校信息化系统发展迅速，应用深入，系统中形成了大量的有关教学、科研和管理类的电子信息，其中有关学生学籍的入学注册、课程考核、学籍变动、奖励与惩罚、毕业论文，以及学位的申请、审批、授予和证书的领取、学生离校等学生在校学习、培养和毕业分配等学业全过程的信息，几乎都是以数据形态保存在综合教务系统中，并未进行整理和归档。造成大量历史学籍信息依然以“数据形态”留存在教务部门每天正在使用的教务系统中，这不仅降低了教务系统的运行效率，增加了学校IT部门数据备份和系统维护的负担，而且使得历史的学籍电子信息面临被更改的风险，导致学籍造假有机可乘，严重影响我国高等院校的声誉。近年来中国留学生成绩造假现象普遍存在，每年中国留学生因为学籍作假、成绩不达标等原因被取消入学资格的比例持续攀升。2017年8月原本录取了1100名中国留学生的加州大学尔湾分校在临开学前取消了500多学生的入学资格，其中有290人因为成绩证明有问题[1]，这使得中国高等院校的学籍管理备受质疑。2014年教育部发布《高等学校学生学籍学历电子注册办法》（以下简称《办法》）[2]以通过规范高等学校学生学籍、学历的电子注册，向高等学校、学生和社会提供便捷、客观、权威的学籍、学历信息查询、验证及认证服务，《办法》主要规定了高等院校应将学生入学注册和毕业离校“一头一尾”两个关键环节的学籍信息向教育部相关部门备案，但还尚未从学生在校学习期间的全过程进行控制。由此，本文作者结合自己开展国家社科基金项目“云计算环境下电子文件凭证性保障的原理与方法”的研究，以高等院校学籍档案管理为例，研究高等院校学生学籍信息可信管理的保障方法，为高等院校开展学籍电子文件和电子档案的管理提供思路和方案。

一、数字校园环境下学籍档案管理面临的风险与挑战

教务系统是高校信息化系统建设的重点，其建设和使用涉及到学生、教师和教务管理部门和人员，业务活动覆盖了学生从入学注册、选课学习与考核、成绩录入与确认、论文撰写与毕业答辩、学位申请与批准、以及学籍变动如转专业、退学休学等学生在校学习期间全过程的学业信息。然而，学校在建设教务管理信息系统时，往往采取分步实施、急需先建的原则，并非一步到位的。以我校的综合教务系统建设来看，虽然学校信息化部门采用全局规划和顶层设计理念，但早期教务系统建设主要以教务部门各科室业务需求，分步分阶段地进行定制开发和个性化实施，形成了学生注册、学生选课、成绩登录、论文提交与审查、毕业答辩和学位申请与审批等多个相对子系统的运行，而且教务系统建设目标主要是满足学生、老师和教务管理人员正常业务工作的开展，往往并未考虑到教务系统中形成的学籍电子信息后续如何归档的问题。有些院校虽然实行了电子论文的归档，但并不能满足档案管理的凭证性要求，比如电子论文上没有学生、导师的签名，没有院系和教务部门的认可信息，这些论文也只能作为电子资料保存，无法提供档案的凭证性和原始性等证明服务。图1是从档案凭证性角度分析了高校信息化系统建设和发展过程中存在的相关问题：

（1）教务系统中形成大量的电子学籍信息，电子化归档工作尚未启动。学校的教务管理系统随着业务的发展而不断完善和升级，目前多数院校的教务系统已经与招生、就业等相关系统实现信息共享，基本解决了跨部门间学生、教师等基本信息的一致性和共享访问等问题，应该说这对学籍档案的收集和归档工作而言是个良好的机会。但是档案部门依然采用纸质时代制定的收集、整理、归档方法和归档范围等制度性文件要求实现电子学籍归档，难以在集成的数字校园环境下实施学籍信息的电子化归档，造成大量的、历史形成的电子信息滞留在业务系统中，给学校教务部门和信息技术维护部门带来诸多不便。

（2）档案部门信息化滞后，档案管理依然延续传统纸质方式，学籍电子信息难以完整地实现归档。学校信息化工作快速推进过程中，档案部门常被遗漏，一般均未参与到教务管理系统的规划、设计和实施过程，未将学籍档案管理的相关要求嵌入到教务系统中，导致教务系统中形成的学籍电子信息几乎没有按照档案管理的“文件化”方式进行凭证性留存，关键业务过程的证据性信息也是以数据形式保存在教务系统中，归档时只能要求教务部门打印成纸质文件，进行签字、盖章后方可作为一份有凭证属性的文件实施归档，这种做法不仅违背了电子学籍信息的形成规律，同时也难以将学籍全过程的关键信息全部打印成纸质进行完整归档，致使归档学籍信息不完整、缺乏真实性。endprint

（3）教务系统中留存的学籍电子信息缺乏档案的凭证属性，难以发挥电子档案的法律效力。教务系统中学籍电子信息大多是以动态的、数据字段的方式进行录入、保存和交换使用，仅在最终浏览和界面显示时才能在电脑屏幕上呈现出一个相对完整的页面，而且系统中缺少学生、教师、教务管理人员在各关键业务环节中的真实签名，仅仅通过系统几乎难以判断和证明学生成绩、论文查重、论文导师审核等关键信息的真实性、有效性和内容原始性。如何按照档案要求进行归档，教务部门和档案人员都很困惑，学校的信息化技术支持、数据管理和IT服务部门也都无暇顾及。

（4）高等学校学历认证和信息服务工作难度大，难以满足社会服务的多元化要求。随着近年来学籍造假事件的频发，高等教育学历认证服务的社会需求越来越大，如何充分利用数字校园的电子学籍资源，由教育部牵头，引导和协同高等院校从全局角度，开展顶层设计，建立学籍认证服务的电子化认证通道和可信服务体系，方便用人单位聘用员工和大学生就业，是教育部门和高等院校急需联合解决的服务社会、有益民生的大问题。

二、电子学籍可信管理的思路与方法

当前，高等院校已经进入数字乃至智慧发展的新时代，高校档案管理更应与时俱进，考虑用现代化手段和方法接收和管理档案，保持学校记忆完整性和校园文化传播的连续性。早在1996年，国际档案大会在中国召开，国家档案局就专门成立了电子文件归档和电子档案管理研究领导小组，组织相关力量集中研究和制定了一系列相关规范和标准，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T 17678.1～2—1999）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/ T18894—2016）等用于引导和指导全国各个行业开展电子文件的科学管理。2008年7月26日温家宝总理对中国人民大学冯惠玲教授带领的电子文件管理研究团队提交给中国科学技术协会的《关于加强我国电子文件科学管理的报告》进行批示，要求相关部门认真研究和推进国家电子文件管理相关工作[3]。2008年9月中共中央办公厅牵头，由国务院办公厅、工业和信息化部、国家档案局、国家密码局和中国人民大学信息资源管理学院等多个单位共同起草并发布了《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号文），建立跨部委的“国家电子文件管理部际联席会议办公室”制度，着重推动全国各个行业电子文件管理工作。目前已发布了《国家电子文件管理标准体系框架》《电子文件管理系统建设指南》和《电子文件管理系统通用功能要求》等相关国家标准和制度规范，正在引领和推进全国电子文件和电子档案管理相关科研、工程、实践工作的开展。其中有关电子文件凭证性研究的课题也在快速开展中，国内专家学者结合国家级相关课题研究，提出的憑证性保障方法[4]，促进电子文件的真实形成、完整归档和全过程可信管理工作的开展。

（1）确定学籍电子文件管理的关键业务过程。梳理学籍电子文件全生命周期各个阶段的业务事项和关键事件，明确每个关键节点可能带来学籍电子文件在元数据、内容、结构、属性及其与其他文件之间建立关联等方面的形成与变化。一个可靠的、安全的教务管理系统是需要采取身份认证、数据加密等技术手段，保障学籍电子文件在创建、形成、办理、确认、交换和输出等各个环节涉及的人员、时间、内容等关键记录的真实性、完整性和有效性。

（2）明确学籍电子文件具有凭证属性的构成要素。需要从档案管理的角度，明确每一份学籍电子信息在系统设计、文件形成、整理归档和保管利用等各个阶段的凭证属性及构成要素、内容及其在系统中的存在形态，保障系统中形成的学籍电子文件在归档时能够从内容、结构、元数据、背景信息和关联要素等方面是真实的、完整的、有效的且安全的，确实具有凭证属性。这需要在教务管理信息系统在规划、设计阶段时，就考虑档案后保管的特定要求。

（3）明确学籍电子文件凭证性维护的整体要求。从学生学籍信息形成和档案管理的制度、原则、策略、业务背景和过程控制等多个方面明确保障学籍电子文件凭证性的管理要求、技术要求。从系统实现学籍电子文件保存的技术格式、呈现方式和关键数据在各个业务环节的即时锁定与访问控制等方面明确科学管理学籍电子文件的系统功能要求。通常需要将管理要求、制度规范和技术要求等嵌入到系统中，实现制度的自动执行，降低人工干预的风险性。

（4）明确学籍电子文件凭证性保障的集成方法。安全、可靠的信息系统是学籍电子文件凭证性保障的生态环境，需要研究在哪些环节采用哪些适用的现代技术，对学籍电子文件形成过程中的关键要素、内容和重要信息进行真实性、凭证性保护，确保后续各相关节点的操作不能修改前期已经形成的历史记录。

（5）建立学籍电子文件凭证性认证的服务体系。学籍认证服务是教育部和高等院校，面向已完成学业的大学生和用人单位提供的一项惠民服务。科学有效的学籍认证服务体系的建立，需要由教育部牵头，各高等院校协同参与，规划和设计电子学籍全面管理系统，推行电子学籍证书认可制度，建立学业证书的可信服务体系，将是新的发展趋势。

三、电子成绩单全过程可信管理的解决方案

数字校园环境中，电子成绩单是最具有原生性的一类典型的电子文件。本节以电子成绩单为案例进行分析。

（1）梳理电子成绩单全过程管理的关键业务事项。首先，对电子成绩单生命周期全过程管理的业务事项和关键事件进行梳理，如图2所示。一个学生在校期间的电子成绩单的形成需要经过学生选课、（单科）课程学习与考核、一个学期的学习成绩汇总与确认、毕业时全部学业成绩的评估与考核、成绩单归档以及归档后的管理和利用服务7个主要业务事项，每个业务事项中又包括多个关键活动，每项关键活动都有可能会影响到学生成绩单信息的真实性、完整性和有效性。

（2）确定成绩单档案凭证属性的构成要素。需要根据学生成绩单档案管理的要求，明确成绩单的内容、结构、背景及其有效性构成要素，即构成成绩单档案的数据模型和凭证性概念要素。一份电子成绩单显示的每门课程的名称、成绩、学分、时间和老师等关键信息，以及学生学习期间学校的评分准则、方法或依据等背景性材料或文件等，在纸质环境下，成绩单背面都会打印当时的评分制度，而在电子环境下这些制度性文件就是成绩单档案形成时的业务背景信息之一，需要与电子成绩信息一起归档进行保存。endprint

（3）明确成绩单档案凭证性维护的整体要求。教师、学生、系级教务员、校级教务员和教务主任等是保障成绩单中主要课程信息和得分结果真实性、完整性和有效性的重要角色。每门课程结束后，课程教师给分并确认提交后，后续的一系列操作都不允许再对该课程成绩进行任何的变动和修改，每个学期的学习成绩在本学期结束后也需要进行锁定，后续任何人员或事项均不能对前一学期的成绩进行修改，这就需要在系统中进行成绩单信息的过程控制和固化处理。图3提供了一种基于过程关键节点保障成绩单凭证的一种方法，即采用了OFD或PDF版式文件对成绩单信息按照学期进行历史成绩的锁定、实现预归档，确保后续的每个阶段都难以修改前一学期的课程信息。最终在各个学期结束后，系统自动形成一份完整的、覆盖学生在校期间所有学期的电子成绩单，通过采用时间戳、电子签章等技术手段，确保成绩单归档时内容的真实、完整、有效和安全。

（4）明确學籍电子文件凭证性保障的集成方法。基于CA证书方式是实现电子成绩单安全保护的一种有效方法，通常需要教务系统与档案系统在归档时进行基于数字签名的身份认证和基于证书的签名验证，系统集成实现方案这需要对现有的缺乏凭证性留存和保障的教务系统和档案系统进行升级改造。一方面需要在教务系统中增加PDF版式文件的自动生成功能，一方面需要采用时间戳、PDF/OFD签章和数字签名服务等技术。

（5）建立成绩单的凭证性认证服务体系。成绩单通常与学籍卡、毕业审批材料、毕业论文等一起为学籍认证提供数据支持和信息服务。因此需要高等学校将学籍卡、成绩单、学位论文、学位审批材料以及学生毕业证书等实现一体化管理，以学生为单元进行学籍信息的集成管理，才能保障学籍认证服务的高效率、低成本，这将是未来数字校园、智慧校园建设的重要内容之一，也是高等教育面向社会提供学籍认证的突破口。

四、总结

数字校园环境下，学生学籍档案的原生形态是数字的，纸质归档思维和方法已难以维系。纸质档案管理相对粗放，且并不能够完整记录学生学籍全过程的各类重要信息，而且档案部门在后续保管过程中还需要花费额外的人力、物力和财力进行纸质数字化加工，造成学校管理成本的极大浪费。另外，大量的历史学籍信息滞留在学校教务系统中，也已经大大降低了教务管理信息系统的运行效率，增加了学校网络信息中心的IT运行维护和数据备份的负担，使得学校信息化建设的成本不断增加。更重要的是，历史的电子学籍信息滞留在教务系统中，以动态的数据形式进行存储，得不到档案化的、专业的管理和维护，为学籍造假打开了后门，必将极大危害我国高等院校的声誉。本文的研究仅仅是起步，未来需要针对高等院校学籍档案管理工作实践，推行基于CA认证的学籍电子文件凭证性保障方法和实施路径，建立电子学籍证书的认证的服务体系，面向社会提供更科学、更有效的服务。