以人为本守住企业档案人的“形象江山”

王巍

档案谋形象，服务是根本。为解决好档案工作自身的发展问题，各级企业档案部门都在积极探索，都在努力转变，寻求到一些创新的方法和途径，使档案工作能够与时俱进，赢得了企业的肯定与尊重。特别是近几年来，企业档案部门和广大企业档案工作者积极转变工作作风，充分发挥积极主动性，积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩，以此营造了优越的档案工作发展环境，塑造了档案部门良好形象，赢得新的发展空间。

一、搞好服务才能守住企业档案人的“形象江山”

美好的形象是一个人、一个单位、一个国家的无形资产和无价之宝，也是最重要的生产力。过去，我们只注重树立档案人默默无闻、辛勤耕耘的形象。在市场经济的今天，在知识经济的时代，光有这些是不够的，还必须站在时代的高度，练好内功，内强素质，外树形象，搞好服务工作。

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，在维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容，在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考；在实施技术改造时，科技档案作为一种技术资源，它的开发利用，可以节省人力物力财力，给企业带来巨大的经济效益；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非曲直时，它维护企业的经济效益和合法权益；在进行企业资产评估时，它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信息资源和知识宝库，是企业的宝贵财富。不因外部条件的影响而变化，这就为我们开发档案这一重要信息资源提供了客观依据。

档案工作发展的关键，是做到全方位的档案服务。服务是档案的宗旨，服务是档案的最终目的和归宿，只有抓好档案服务，让档案发挥出真正功能，产生实实在在的效益，才能使社会、企业各方面满意，档案工作才会有地位、有形象、有出路，档案利用服务工作任何时候都不允许有丝毫懈怠，否则就会产生不良后果。企业档案是一种重要的信息资源，企业要壮大竞争实力，振兴发展，就要大力开发利用档案信息资源，从企业档案信息中获取有价值的东西。

二、切实做好企业档案信息化工作

档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要。1992年开始，神华国华徐州发电有限公司就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统，结合已经实行的办公自动化（OA）系统的单轨运行，制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图象管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划，并逐步加以实施。目前，已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络，开发应用了包括人事档案、经营档案、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能，使授权用户可以上网查询所需信息，全厂各类文件的管理形成了完整的微机管理体系，基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络，自公司创立以来的科技档案也已著录进计算机，档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理，科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在，公司档案室配备有6台IBM液晶显示屏幕微机，激光打印机5台。档案微机管理已与公司MIS系统联网，公司领导以及有关职能部室均可按照管理权限，在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，包括激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日，公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

三、加强档案法制宣传，营造良好法制环境

档案管理是一个系统工程，不仅要有一支过硬的档案管理队伍，而且需要公司广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。公司确立了“普及档案知识，增强全员意识，健全考核机制，发挥档案作用”的档案管理工作思路，把学习宣传《档案法》作为“三五”普法的一项重要内容，认真组织学习贯彻，对公司职工进行《档案法》的学习和培训，使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后，又把新《档案法》发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中，适时开展了《档案法》宣传周活动，并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传。在此基础上，组织了公司档案知识竞赛。公司还将档案管理进行指标分解，纳入经济责任制，对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。要利用企业内部的各类新闻媒体，大力宣传档案法律法规、规章制度，弘扬档案工作先进人物的事迹，宣传利用档案所创经济效益或节约开支等贡献。适时利用社会公共新闻媒体，大力培养对外宣传人员，建立激励机制，搞好对外宣传。

四、企业档案人员良好的素质是守住档案人“形象江山”的前提和保障

企业档案专业人员素质，就是档案专业人员必须具备的品质、能力和条件。档案专业人员必备的素质包括政治素质、专业素质、知识素质以及创造力和创造性思维。

档案专业人员的政治素质包括应具备的政治品德和职业道德。政治品德包括政治态度、政治品质和思想作风。档案职业道德是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。企业档案工作人员要热爱自己的本职工作，勤勤恳恳，任劳任怨，淡泊名利，忍辱负重，无私奉献，有为档案事业贡献毕生精力忘我的奉献精神，满腔热情脚踏实地干好档案工作。

企业档案工作是一项专业性很强的工作，业务内容很多，要求也相当高。企业档案工作人员的专业素质，即履行专业职责的能力、智力、成绩、学历和资历等。它是完成工作任务的保证。档案专业人员的知识素质指档案专业人员除具备档案专业知识外，还应具备比较全面、系统的文化、理论、科学技术知识，才能更好地胜任自己的工作。现代科学技术迅猛发展，档案专业人员应掌握科學技术知识，并将有关的科学技术应用于档案工作，是实现档案工作现代化的基本途径。档案人员还应当掌握与档案学相关的学科知识，如法律、金融、外语等，以适应不断发展的形势对档案工作提出的新任务的需要。企业档案人员要求既有档案专业知识，又懂生产专业知识，又具有计算机、网络等方面的知识，成为复合型人才，档案工作者的思想水平和知识水平才能适应时代前进的需要，综合素质才能得到明显的提高。

当今时代是一个创新时代，需要创造型人才。创造型人才必须具有创造力和创新思维。培养和激发创造力和创新思维，是人才成长和成功的关键。

（作者单位：神华国华徐州发电有限公司）endprint