如何做好国有企业人事档案管理

潘丽莉

摘要 人事档案的管理工作是人事工作的一个重要部分，为人事工作的决策提供可靠的依据，为合理调配使用人力资源提供可靠的信息参考，是单位了解考察和使用员工的重要依据，是处理与个人有关的各种问题的重要信证。

关键词 人事档案 人力资源 管理 知识经济

现如今，社会经济迅猛发展，世界市场被逐渐连接为了一个整体，企业作为经营活动的主要参与主体，其规模不断扩大，竞争也越来越激烈。人事档案是企业最重要的档案，档案内容涉及全体职工的基本情况、精神面貌，是组织部门人员招聘、培训、审核、评定的基础，也是企业参与市场经营的参考依据。众所周知，人力资源管理受到的关注愈加变大，而人事档案作为人力资源协调与配置的关键，更是起到了重要的作用。

一、企业人事档案的概述

企业人事档案，指企业的劳动或人事部门在招聘、培训、考核、选拔以及任用等工作环节中形成的区分人的经历、政治面貌、具备的技术水平、工作的日常表现以及工作岗位的变迁等相关情况的记录性材料，是对一个员工全方位的考察依据，亦是国家档案的重要组成元素。具体来说，企业人事档案能够从侧面反映全体职工的面貌，是对职工活动的客观记录，通过图表、数据等展现企业历年来的经营情况，也便于企业提高查询速度和工作效率。另外，人事档案都是经过部门认可的真实记录，具备权威性和科学性，并以个人为保管单位，体现企业的性质与工作情况。

二、进一步做好企业人事档案工作的思考

做好企业人事档案工作是一项任重道远的工作，上级档案主管部门要制定相关的企业人事档案管理规章制度，明确企业关于人事档案管理的责任，企业本身从领导到每个部门、每位职工要认识到人事档案工作的重要性，自觉参与这项工作，不能只是档案人员单打独斗。

（一）提高企业人事档案工作者综合素质

1.人事档案工作者要有具备较好的政治素质，热爱档案事业，勤奋工作，熟悉国家政策、法律法规和规章制度，坚持原则，保守机密。2.人事档案工作者要经常性地参加专业技能培训，广泛了解人事档案工作的相关知识，努力提高人事、历史和现代化管理等知识水平和开拓创新能力，不断提高业务工作能力，为做好本单位人事档案管理工作水平提供可靠保障。3.人事档案工作者在日常工作中要加强工作责任心，充分认识到人事档案材料形成过程与规律，密切关注员工情况，对员工人事档案材料的形成、积累阶段进行监督、指导和检查，协助人事档案材料形成部门和人员按质按量地做好文件材料的形成工作，为人事档案工作奠定坚实的物质基础。

（二）做好企业人事档案收集工作

1.明确人事档案材料的收集范围，其基本收集材料包括员工履历材料；自传材料；鉴定及考核考察材料；学历、学位、培训、专业技术职务材料；政审材料；党团材料；表彰奖励材料；涉纪涉法材料；录（聘）用、任免、调动、转业、工资、待遇、退（离）休、辞职（退）材料及各种代表会登记材料；其他材料（如健康检查、工伤事故处理、廉洁、诚信等材料）。

2.建立人事档案收集工作制度。人事档案材料的收集是一项贯彻始终的经常性工作，合理建立归档制度、催要制度、联系沟通制度、检查核对制度、及时登记季度、随时补充制度等一系列行之有效的制度，可以巩固并加强收集工作。

（三）做好企业人事档案鉴别工作

鉴别是对文件材料进入人事档案的最后关口，是对材料进行审查，甄别其真伪，判断其有无保存价值、确定是否归人事档案。首先要判断材料是否属于人事档案，将人事档案材料和非人事档案材料嚴格区分开来，各归其位；其次要判断材料是否属于员工本人，经过鉴别、核实清楚人事档案的对象，避免因同名同姓而张冠李戴、错归错装或一人多名而将档案材料身首异地；最后要求确保归档材料真实准确、齐全完整、规范整齐、办理完毕、手续完备。

（四）做好企业人事档案保管工作

人事档案的保管应遵循“安全保密、便于查找”的原则。做好人事档案保管工作，既要利用其他业务工作的成果，又必须紧密配合其他业务，将安全防护措施贯穿于收集、整理、提供利用和转递环节，为人事档案保管提供包括库房、装具、设备保管、包装材料和消耗品等物质基础，避免人事档案受到磨损、丢失、泄密和污损，维护其完整与安全。只有科学有序的保管，才能确保单位机密和个人信息安全，也才能迅速查找所需档案，减少多次取放档案对档案的磨损，提高利用效率。

三、结语

企业人事档案是企业最重要的信息之一，也是有关职工的基本信息的记录，对企业人力资源管理起到重要的作用。在市场经济和企业竞争愈加激烈的背景下，企业领导要发挥带头作用，对人事档案信息进行积极宣传，结合管理上的问题开展网络智能管理，完善档案内容，并逐步提高管理者的综合素质，制定健全的管理制度，通过积极的方式规范管理，促进企业更好的发展。endprint