浅谈事业单位档案管理与利用工作心得

高春晖

摘要 档案工作是社会分工中的重要组成，也是各行业领域业务工作开展的支撑依据。以事业单位工作事项为例，若要查考事业单位相关事项的处理进度、结果和决策规划等业务情况，通过调阅档案便可获得清晰、直观的了解。本文主要探讨了影响事业单位档案管理与利用的因素，并提出了提高单位档案管理与利用效率的工作建议，以期有益于事业单位档案管理工作的有序开展。

关键词 档案管理 事业单位 管理思路 工作心得

一、影响事业单位档案管理与利用的主要因素

（一）相关材料编制缺乏规范性

从整体上看，现实中仍有部分事业单位档案管理工作人员专业素质不高，缺乏档案管理的专业知识和档案编制能力，没有形成规范的档案编制程序，使得事业单位档案在收集、整理和编制过程中，未能形成有序衔接。比如，有的归档文件材料字迹、图样不清晰，有的文件内容用铅笔书写，或是用复印件代替原件，这些问题严重影响了事业单位档案管理的整体质量。

（二）档案管理应用人才略不足

客观而言，当前国内档案专业从业人员在理论、技术等方面的水平仍然呈现着良莠不齐状态，整体综合素质有待提高。比如，部分事业单位从事档案管理的人员仍然以兼职的形式在岗，没有安排专人跟进，而这部分兼任档案管理工作的人员，由于专业的不对口，故而工作中普遍存在着“对资料存档范围把握不准”、“在归档文件的整理上缺少经验”等问题，不仅对事业单位档案管理整体效率造成了影响，同样也对档案资料归档后的查阅利用造成了不同程度的阻碍。

二、提高单位档案管理与利用效率的工作思路

（一）加强对档案资源的规范管理

不论是单位还是企业，每年都会形成大量的档案资料，为确保这些资料得到有效运用，必须建立规范化、科学化和系统化的管理机制。具体地说，首要将档案资源管理纳入档案整体管理目标中，建立完整科学的内部檔案管理网络。其次，在各业务部门设置兼职性质的档案联络员，负责收集事业单位中心一段时间内的整体档案及移交工作，确保与中心档案部门的无缝衔接。再者，结合实际情况制定具有业务特色的档案管理规章制度，使事业单位档案的收集、整理、销毁等工作全面制度化、规范化，严格按照规章制度执行，以此切实提高单位档案工作的保密性，确保档案兼具原始性、凭证性和长期可读性。

（二）积极引入档案数字化技术

数字化是实现高效管理的有力手段，因而在事业单位档案服务实践中，档案管理人员应以实际需求为导向，加大数字化设施投入。具体地说，档案管理人员要结合具体现状，综合考量事业单位的发展规划与财政预算，配置相应的信息录入设备，购置档案柜、档案盒、切纸打孔机、碎纸机、扫描仪、保险箱、高内存电脑、双面打印机等，以保障数字化建设工作开展拥有完备的硬件支撑。同时，以档案利用实际和单位主导业务为依据设计人性化、科学化的档案数字管理系统，充分发挥数字技术的智能、高速等特性，以实现事业单位档案管理的现代化、自动化、网络化和文档一体化目标，从被动接收档案逐步过渡为主动开发档案价值。

（三）推动档案结构多元化发展

此举是扩大事业单位档案服务范围和拓展服务深度的有效途径。这就要求档案管理人员主动适应新形势下中心面临的新任务和新要求，着力开展档案资源建设，延伸档案工作触角。首先，要在做好传统领域档案资源建设的同时，进一步健全当地城市社区、乡镇中心和社会企业的建档工作，秉持“应归尽归、应管尽管”的服务理念，全面落实事业单位档案的业务指导义务。其次，要强化对档案资源的整合工作。以疾控中心为例，疾控中心是负责社会公共事务的重要业务单位，因此，在其整合档案资源的过程中，必须将涉及公共卫生事件、重大疾病事故等档案资料列入整合重点，重视疾控档案的形成、整理、保管、借阅、利用，并将这类与民生相关的资料纳入政府公开信息范畴，使档案服务更贴近民生，满足民众需求，促使疾控中心档案服务的民生价值不断提升。

（四）遵循并落实档案信息公开政策

随着信息公开制度的全面落实，赋予了公民一定的权利对公共职能部门的档案信息进行查询使用。因此，为保障这一政策的实施效果，事业单位档案管理人员一方面要坚守本职工作原则，按照既定规章制度开展档案收集工作和提供档案利用服务，同时也要及时积极回应具体的档案公开申请，对应予公开的档案信息进行合理开放，保障档案信息公开流程的公正与透明。但要注意，对公众申请查询档案或者信息必须严格执行统一的公开标准进行受理，要确保工作作风端正，服务和接待流程规范。

三、结语

实践证明，不论是政府还是社会企业、民众，对于档案相关的需求从未间断，且愈来愈趋向多元化发展。对此，事业单位档案管理部门要积极践行档案事业的发展理念，建立健全档案查阅相关制度，稳扎稳打，切实提高档案利用效率，采取多种形式为广大群众提供最优质的服务。endprint