加强档案管理 更好地为经济建设服务

唐石梅

摘要 当前，档案于各个行业内都是不可或缺的一个构成版块，对于地勘单位同样也是如此。档案不单能够对单位内部的各类信息实施记录，还便于之后的查阅同运用。为此，文章就对档案管理期间的各类问题实施了阐明，并予以了相应的解决对策，以更好地辅助地勘单位对档案实施管理。

关键词 经济建设 档案管理 服务

档案作为记载发展历程和经验成果的重要产物，随着经济的发展，改革的逐渐深化，对档案的利用需求逐渐加大，对档案管理工作也提出了新的要求，要求我们更新观念，加强档案管理，确保档案的完整和安全，管好用好档案，发挥其在生产经营和管理工作等方面的凭证和服务功能，为煤田地质事业的经济发展发挥巨大作用。

一、档案管理存在的问题

（一）档案管理工作未得到相应的重视

档案之于经济，并无直接的经济效益，这样使得很多人对档案并不了解，乃至不甚重视，甚至有的利用档案者也不太重视，当档案借到手后，只知道利用上面的材料，缺乏保管和爱护档案的意识，当归还档案时，管理人员时常发现上面有涂画痕迹或破损，更为严重的还有丢失，他们并没有意识到档案作为一种不可再生资源的重要性，一旦丢失，将再难买回。

（二）档案整理工作存在停滞现象

有些地勘单位由于前一位档案管理人员的升迁和工作的调动，以及新任兼职档案管理人员对业务不太熟悉和时间紧缺的缘故，档案存在多年未整理归档的问题。兼职档案员，在忙完正常工作后才有时间对档案进行整理归档，这样，很不利于档案的管理和利用，同时，也使档案的完整和安全性得不到保障。

（三）档案管理人员的专业知识和业务水平有待加强

我单位现有的2名档案管理人员都是才引进的学生，她们并非档案专业毕业，也非专职档案管理人员，由于兼职过多，缺乏足够的时间对档案进行整理归档，由于非档案专业学生，专业知识和业务知识相对缺乏，对档案的立卷归档等工作只能从头学起。

二、档案对经济建设的重要作用

（一）档案能够减少重复劳动和错误，节约时间和资金

地质档案是地勘单位档案的重要組成部分，地质档案是地质技术活动的直接记录和实际反映，它真实地记述了地质技术活动的全过程和成果，是地质技术人员在地质勘探工作中的思想、方法和经验的智慧结晶，是地质工作不可或缺的信息资源。地质工作有着连续性和继承性。任何一项新的地质工作都离不开已有的地质档案资料。所以，在进行一项新的地质工作勘查时，总要查阅有关的地质档案材料。可以说，查阅地质档案资料，几乎贯穿于一个地质勘探工作全过程。通过查阅有关地质档案材料，可以帮助地质技术人员了解过去的工作，便于在现有的基础上开展新的工作，同时又可以启发思路，开阔眼界，少走弯路，减少不必要的重复劳动，提高地质工作的效率和水平，利用好档案，可以减少重复施工，缩短工期，节约资金，不断创造经济效益和社会效益。我单位洛表项目和大雪山项目的立项工作就是利用地质档案资料取得可喜的经济效益的有力证明。

（二）档案是投标工作的重要数据来源

当前，地质市场竞争日益激烈，承揽工程任务的要求很高，档案管理人员如果积极提供资料数据，配合经营人员编制科学合理的工程标书，优化投标方案，为地勘单位市场竞争服务，可大大提供中标率，为地勘单位的发展做出贡献。09年，我单位经营人员通过查阅大量相关档案资料，制定了优质的标书，成功中标了灾后重建第一标，金额达1000多万元。

（三）档案管理工作的制度化和规范化能够减少腐败滋生

工程项目管理是地勘单位档案管理的重中之重，规范工程项目档案管理，制定相应的规章制度，项目实施过程严格按章办事，保证手续齐全，责任明确，这样，既能减少腐败滋生，又能为以后可能出现的责任追究提供详细原始依据。

三、加强档案管理的方法和措施

（一）提供对档案管理工作的重要性的认识

单位上下，从领导到职工都要充分认识档案工作“功在当代，利在千秋”，真正把它作为不可再生的资源来保护和利用开发，充分发挥档案在经济建设、文化建设等方面的作用，切实加强档案管理，从制度上规定档案的收集、规范整理、验收、保管等各环节的工作要求，确保档案的完整和安全。

（二）加大对档案管理工作的经费投入

档案要保管好利用好，前提是要有必要的硬件设备，如果硬件设施缺乏，将很难保障档案的安全和完整性，这就需要相应的经费投入；其次，我单位档案信息化建设尚未起步，随着信息时代的必然趋势，我单位应加大这方面的投入，开通信息化服务，以适应经济发展的新要求。

（三）建立健全档案管理制度

建立一整套的建档、归档、保管、借阅的规章制度，制度上墙，制定借阅服务流程图，提高档案的安全性和服务功能。

（四）加强队伍建设，提高档案员的专业素养

档案员在档案管理工作中扮演者重要的角色，档案工作是一个政治性、专业性较强的工作，要求档案人员既要有熟练的业务知识，又要有较高的文化素质和政治觉悟。

一是加强培训工作的同时，制定激励机制，发挥档案员的主观能动性。选派档案人员参加省市档案部门举办的培训班，单位则采取多种形式对档案人员进行培训，切实提高档案操作技能。档案工作是默默无闻的工作，这就使得档案管理人员的工作积极性不能得到充分调动。这就需要单位出台相应的激励机制，调动档案员积极性，发挥档案员的主管能动性。

二是档案管理人员要努力提高自身素质。档案工作是一项复杂、细致、与时俱进的工作，这就要求档案管理人员：首先，应具备良好的职业道德和端正的工作态度。要树立服务意识，坚持原则，严守秘密，甘于平淡。当有人借阅资料时，档案人员应主动、热情、耐心、及时的提供服务的同时，要认真严格遵守《档案法》，严格执行保密纪律和档案借阅规定，确保档案的安全。其次，要具备过硬的业务素质。地质档案工作是一项业务性很强的工作，这就要求我们档案员要有扎实的业务功底。地勘单位非专业的兼职档案员，一切只能从头学起，努力学习科技档案、地质专业方面的知识，这样才能对档案进行整理归档，才能真正做好档案工作。比如：对全国涉密资料的清理工作就要求档案员具备一定的地质专业知识，能辨认什么是地形地质图，比例尺多少，这就要求单位派档案员到相应的档案机构进行学习。再次，应不断更新知识结构，养成思考的好习惯。档案员在工作之余应积极学习新的专业知识和业务知识，从同行身上学习好的经验和做法，从其他单位学习好的管理办法，经常跟同行保持交流，不然档案员的知识结构就会落后于时代的发展，单位的档案管理水平也将得不到相应的提高。学而不思则罔，思而不学则殆，档案员不能盲目的学习，要学思结合，才能更好地做好档案管理工作。

（五）做好档案信息化建设，为档案利用提供便利

当今已是信息化时代，信息技术的发展迅猛，档案手工操作的方式已经落后，为了提高查阅利用的速度，提高工作效能，我单位应安装统一的档案管理计算机软件，并逐步完成档案文件级目录著录，以便管理维护和利用。

（六）挖掘档案资料的商业价值

档案资料是有使用价值的信息资源，单位应重视并努力挖掘和发挥档案资料的商业价值。我单位档案大多是系统内部使用，一直实行免费借阅，甚至没要求借阅证交纳押金，但这也使档案的完整性和安全性得不到保证，借阅证在这方面并未引起重视。我单位应制定相关规定和措施，予以解决档案资料有偿服务、计价借阅使用的问题，笔者认为，这也更有利于档案的保护和管理。endprint