浅谈文秘人员如何做好归档文书材料的前期管理工作

柯梅　唐石梅

摘要 本文重点探究文秘人员如何做好文书材料的前期管理工作以促进档案管理工作。

关键词 文秘工作 档案管理 问题 建议

文秘工作和档案管理工作是息息相关的，文秘工作的成果是文书档案归档的对象，文秘工作是文书材料归档的前期工作。如今，随着计算机网络技术的发展，文秘工作和档案归档工作都面临新的形势，新的挑战。文秘人员如何做好本职工作，促进信息时代的档案管理工作，实现信息共享，值得我们立足本职工作，深刻分析。

一、归档文书材料前期管理工作的重要性

文书档案，是将各类文书材料按归档的制度进行分类、整理，由档案人员编制索引后，装订成盒后存入库房上架管理。文书档案的来源就是文秘工作中形成的各类印发文件和收文材料。归档前文书材料制作的质量、签发文审批手续的完整、原始材料的修改痕迹；收文材料传阅过程中领导的签发意见，传阅对象的签字流程等都是归档原始材料。所以，归档文书材料前期管理工作是非常重要的，前期工作直接影响存档文书档案的质量。

二、归档文书档案的发展变化

在无纸化办公时代来临之前，文书材料多为纸质，不管是印发件还是收文材料，都是以红头、红章、纸质件来完成的，往档案室移交的也只有纸质材料。

随着计算机的普及，现在已进入互联网+的时代，无纸化办公是相当普及。文书材料的记录载体不再拘泥于纸质，非涉密文件、材料大多使用数字化的方式通过网络系统传播。无纸化办公，使用方便、快捷、及时、有效。比如四川省煤田地质局使用的办公系统OA软件，通过该软件不仅实现了无纸化办公，还建立了内部通信平台，实现了工作流程的自动化，既能及时有效传达各文件精神，增强领导管控能力，还可以节约资源，节省成本，提高了工作效率。

三、公文处理中归档文书材料存在的问题

（一）电子文档归档的不完整性

电子公文有传达及时的优势，但也存在在归档时不完整的现象。比如通过四川省煤田地质局OA系统接收的电子公文，没有发文单位的印章，在归档时不能满足存档的要求，即使是将此电子公文打印成纸质，仍然无法解决无发文单位印章的困惑，一旦以后需要使用此类文件作为凭证，就会出现无单位印章不具有法律效力的情况。

（二）电子文档归档的失真性

现在的电子文件多采用以PDF等形式进行写保护，防止在传送过程中被修改了内容，但是也有个别少数文件用WORD文件格式进行传送，没有任何写保护，这样的电子档文件就会存在内容被修改的可能，那么这种电子版文件是否有存档价值呢？如果因直接用没有写保护设置的文档发送，那么还会存在收文者在不小心的情况下更改源文件内容的可能，这也就容易造成电子版文件的错误。

（三）部分电子文档存档的隐患

在工作中通常会收到传真件，而有时传真件的内容需要存档，但传真件往往是复印件，多数时候接受的传真件不够清晰，短期内便会变得模糊不清，造成重要信息无法存档的隐患。

（四）部分电子版文件存档与纸质版存档的不一致性

作为以后工作中查阅、取证的凭据，文书材料特别是重要的文书材料，通常要将电子版与纸质版同时交档案室存档，对于四川省煤田地质局使用OA系统传输的文件，电子版与纸质版的命名十分好统一，但对于部分不使用OA系统传送的文件，存在着电子版文件存档与纸质版存档不一致性。如在收到一份外来纸质公文材料时，登记保存只能登记公文名，就没有相应的电子版文档。此类文件如果需要下载传阅，只有打印成纸质，因为不能用互联网电脑进行传送，在存档的时候就需要扫描上传。

（五）公文材料归档缺乏原始性和完整性

在公文编号的过程中，由于登记不及时、分类不准确，发生漏号、重号等乱号的情况，这既影响了公文的质量又不符合立卷归档的要求。电子公文的存储方式多样，如果不及时作保护，很可能会因为硬件的毁坏而破坏，导致电子文档归档的缺失。

四、做好归档文书材料的前期管理工作的建议

（一）强化档案意识，加强专业培训，提高业务素质

首先一四一队各级领导特别是各专业公司、部门的负责人应该要高度重视档案管理工作的重要性，注重印制文件和收文的规范性，同时全队的职工也必然要强化归档的意识。有了档案意识，再加强工作人员的专业培训，提高业务水平，做到业务精而准。在信息化時代，档案管理工作数字化、信息化要求文秘工作者、档案管理者、文件制作收发参与人员在接受业务培训的同时，要深入学习计算机知识和信息技术，切实提高自己在文件处理过程中的技能。我队有独立法人资格的专业公司，对外可以制发公文或各管理部门对外有书面材料往来，我认为应该对制发公文的相关工作人员进行公文基础培训，包括格式、文体、印章等基本要素，提升公文质量，对今后立卷归档的科学性和全面性打好基础。

（二）严把公文质量关

文书档案的价值体现于文书档案的利用。因此，公文质量，决定文书档案的利用价值。文秘人员在工作中，应做到“三要”，一要及时登记接收的文件材料，二要主动收集有保存价值的文书档案，三要掌握公文的完整性、规范性。例如，有些文件的附件价值比红头更高，如果缺失，并没有保存的价值，所以文秘人员在收文时需要主动想办法去搜集附件，力求完整。

（三）文秘人员要加强责任心

在公文生成的整个环节里，细节要求特别多，一不小心就容易出错，比如编号错，比如漏了字或者错别字，再或者序号错误，再小到标点符号出错，等等这些都很需要文秘人员的责任心。在文件生成时首先要十分仔细，对于公文的18个基本要素，逐一检查核对，对于文字内容最好的办法就是带着脑子逐字逐句地反复检查。为避免编号混乱重复，最好的办法就是及时登记，认真核对。印制下发前再次复核，保证公文的正确性。公文生成的程序虽然看起来很花费时间和精力，但是一份高质量公文的形成是需要如此努力的。文秘人员养成细心的好习惯，公文质量才能得以保证。有的公文在制发后需要返回盖章的有效件，文秘工作人员要进行跟踪，及时催回，保证公文的有效性和完整性。

（四）加强公文电子版与纸质一体化的规范性

文秘人员要在公文处理完毕后对其进行纸质电子化、电子纸质化的相互转变，确保归档后检索方便有效，也为档案管理的全面性和真实性提供保障。打印和扫描都比较简单，配备相应的设备就行，只是扫描的工作量较大，特别是遇到页数比较多的文件，很费时费力。文档生成保存时，要使用全称或者规范性简称，方便在查阅时，只需输入相应的名称就能检索。

（五）建议使用电子印章

在电子信息化的今天，采用电子办公系统下发公文已是一种非常普遍的方式，既然公文文头可以采用红头，是否印章也可以是电子的，这样就可以保证文件的真实性并符合法律效力。

五、结语

综上所述，文秘工作和档案管理工作两者相辅相成、相互影响，基于电子信息化的时代背景下，文秘工作的科学性和全面性是档案管理工作的基础，是文书材料归档的前期工作。此项工作不仅要求文秘人员具备一定的专业素养，还需要引起一四一队职工的重视，在开展各项工作中，严把源头质量关，这样才能实现档案管理工作的严肃性和规范性，提升档案前期管理的有效性。endprint