事业单位人事档案管理方面的探讨

黄雯

摘 要：在事业单位中，人事档案管理是重要的工作组成，是事业单位对内部工作人员进行管理的重要依据，鉴于人事档案管理工作的重要性，采取有效措施做好这一工作是非常有必要的。因此，本文就事业单位人事档案管理进行了分析，并在分析人事档案管理问题的基础上提出了具体的解决对策，旨在促进人事档案工作更好地落实。

关键词：事业单位；人事档案；管理问题；管理对策

人事档案是对个人从事社会活动加以记录，并形成的系统性文件。事业单位中开展的人事档案管理工作，是工作人员岗位晋升的重要依据。因此，单位应提高对人事档案管理工作的重视程度，并采取行之有效的措施来落实人事档案管理工作。

一、事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）管理体制不健全

在对事业单位开展的人事档案管理工作进行分析中发现，管理体制不健全是比较突出的问题。事业单位在发展过程中，将精力集中在为人民服务方面，而分散给内部人事档案管理工作的精力是有限的。在人事档案管理工作被忽视的情况下，事业单位所制定的人事档案管理体制并不健全，对于责任的划分并不是很明确，而且对人事档案管理的工作内容、工作范围等界定不清晰[1]，导致了人事档案管理部门在开展工作过程中得不到有力的支持，人事档案管理工作流于形式，实质性意义并不突出。

（二）人事档案管理工作方式落后

事业单位人事档案管理工作在开展过程中，采用的管理方式比较落后。档案都是以纸质形式存在的，纸质档案在档案管理过程中容易出现折损、破裂等情况，对档案的后期利用有不利影响。同时，在进行纸质档案保存过程中，还需要注意保存档案室内的湿度，做好相应的防潮、防火等工作。这样的档案管理方式，不仅对人力资源的需求比较大，而且工作效率较低。所以说，事业单位开展的人事档案管理工作方式比较落后，管理的效果并不理想。

（三）人事档案管理工作落实不够规范

在人事档案管理工作开展过程中，存在工作落实不规范的情况。有些档案管理人员在工作中因为粗心等原因，会导致档案信息的录入出现错误，导致档案信息与本人实际情况不相符。有些档案管理人员对工作的重要性不了解，认为档案管理是一份清闲、无所事事的工作，在错误想法的引导下，部分档案工作人员在日常工作中态度敷衍，没有按照规定的要求开展管理工作[2]。人事档案管理工作的落实不规范，这一问题造成的后果比较严重。因此，事业单位在发展过程中就注重人事档案管理工作，为事业单位内部管理工作的有效开展提供帮助。

二、事业单位人事档案管理工作有效开展的对策

（一）对人事档案管理意识进行强化

在人事档案工作落实过程中，档案管理意识是非常重要的影响因素，若是档案管理意识淡薄，或者是意识出现错误，那么档案管理工作的效果自然不理想。事业单位人事档案管理工作在开展过程中，就应对管理意识进行强化。做好人事档案的基本宣传工作。在宣传中，应对人事档案管理工作开展的意义进行宣传，让事业单位中更多的人知道人事档案这一工作是有其意义的，此工作并不是一个无聊且没有价值的工作。在完成宣传工作之后，需要对人事档案管理工作的落实氛围进行渲染，以此来确保人事档案工作能够有效地落实到实处。

（二）构建完善的人事档案管理机制

在人事档案管理工作开展过程中，完善的人事档案管理机制是非常重要的存在，可以为档案工作的开展提供支持。因此，为了促使事业单位人事档案管理工作的有效开展，就应构建完善的人事档案管理机制。在管理机制构建中，首先应对管理责任进行确定。管理主要责任在于人事档案管理部门，而次要责任则在于所有事业单位内部部门。人事档案管理部门所开展的档案管理，是对事业单位内部所有员工的档案进行管理，所以这一管理工作是一件覆盖范围十分广泛，涉及较多主体的管理工作[3]。首先，事业单位内部其他部门，需要配合人事档案管理部门的工作，共同落实档案管理。其次，应对档案管理内容进行确定。在档案管理过程中，需要对档案信息资料是否填写完整、是否填写正确等进行分析，之后需要将档案内容输入到数据库中进行统一的保存。在确定档案管理职责及内容之后，细化的条例可以为档案工作人员落实工作提供文字依据。

（三）采用信息化人事档案管理手段

在人事檔案管理过程中，信息化的档案管理手段是非常有效的，可以有效地提高管理效率，同时可以减少管理人员出现失误的次数，减轻管理人员的重担。因此，事业单位在实际开展人事档案管理工作过程中，就应采用信息化的手段。事业单位应为档案管理部门配置计算机资源，之后管理人员就可以通过计算机文字录入方式，将所有的纸质档案电子化。同时，管理人员还可以构建档案数据库，将事业单位所有员工的档案分类归纳之后集中保存到数据库中，在查阅档案时，只需要登录数据库输入正确的搜索词即可，极大提高了档案的可利用性。另外，在档案管理中，对于一些不需要保密的信息，可以借助网络这一平台实现信息的共享，信息共享局势的形成有助于事业单位各部门更好地沟通交流。

（四）对人事档案管理工作进行规范

在人事档案管理工作落实过程中，这一工作的落实是否规范是非常重要的工作开展指标，若是档案管理工作落实中存在不规范的行为，那么管理工作的作用发挥就会受到影响。鉴于这样的情况，就应对人事档案管理工作进行规范。在工作规范过程中，确定工作流程、工作范围是非常重要的，在硬性规定完善之后，就需要对工作人员进行培训。之所以要对管理人员进行培训，是因为管理人员是执行实际管理工作的主体，管理人员在工作中是否按照规定的要求进行是极为重要的影响因素[4]。因此，对人事档案管理人员进行培训是非常有必要的。一方面，应进行工作技能培训，增加员工的管理知识积累，提高员工的管理实践水平；另一方面是工作职业道德素质培养，在道德素质培养过程中，需要对管理人员的责任感进行培养，确保管理人员在工作中能够投入更多的精力，积极地完成档案管理工作。

综上所述，事业单位人事档案管理工作在开展过程中，首先要做的就是增强管理意识，其次是对人事档案管理机制进行健全，再次是对人事档案管理手段进行更新，最后需要对人事档案管理工作进行规范。在实际落实人事档案管理工作过程中，上述建议的采纳，可以提高管理工作效率，促使档案管理工作的作用能够更好地发挥出来，充分展现人事档案管理的价值，为事业单位更好地发展保驾护航。

参考文献：

[1]刘丽峰.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[C].2014.

[2]沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理，2015（8）：139-140.

[3]李超.新时期事业单位人事档案管理的创新改革实践研究[J].黑龙江史志，2014（19）：234-234.

[4]朱珠.大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机与契机[J].人力资源管理，2017（6）：350-351.endprint