基于Web的审计档案管理系统设计与实现

■ 杨常纪 李志远 雷 鸣

基于Web的审计档案管理系统设计与实现

■ 杨常纪 李志远 雷 鸣

计算机技术、互联网技术的迅猛发展推动了审计信息化建设的全面提速，审计部门的文档资源管理信息化成为审计管理工作的必然趋势。本文通过分析当前审计档案管理系统的需求和功能特征，设计并实现了基于Web的审计档案管理系统，对提高审计档案管理与服务水平、加快推进审计信息化建设具有十分重要的意义。

档案管理审计管理系统 Web

随着我国信息化建设的推进，信息化办公、移动办公已成为各行业发展的趋势。作为经济监督重要组成部分的审计工作，审计信息化建设显得尤为重要。审计部门对不断增长的数据以多媒体文档的方式进行存储，如何对这些海量的电子文档资源进行有效管理，成为当前审计档案管理工作的核心。在信息技术环境和资源的支持下，审计档案管理工作将进入一个前所未有的新阶段。数字化的档案管理系统，将成为新时期发展的主要方向，实现档案资源高效利用[1]。

一、审计档案管理面临的问题

1.审计档案管理标准化[2]、规范化能力水平低。具体表现在文档类型杂而多，不同来源的资料没有分类归档，如不同部门的文档在相同的路径下，同一部门不同类型的文件也在相同路径下。存储空间混乱，文件系统不成体系，缺乏统一标识，不便于查阅，管理困难。

2.审计档案管理数据库系统相对较落后。经过多年的努力建成了一些规模不等的数据库系统，但是这些系统都属于自己开发设计，规模小、类型单一、缺乏统一规划的管理系统。

3.审计档案信息孤岛。审计档案管理难以实现数据信息统一管理，缺乏安全保障，信息化水平低。审计人员需要频繁的交流，导致工作效率低下；审计人员修订的文档不能同步传到，致使各部门人员不能进行正常工作；同时频繁的文档传递引起重要数据信息的泄露，造成损失和决策错误。

二、审计文档资源管理系统设计

1.设计思路

针对当前档案数字化管理的目标，参照国际咨询工程师联合会（FIDIC）等机构优秀先进的项目管理经验和技术标准[3]，分析审计部门对审计档案资源管理的需要，结合B/S模式，实现任何时间、地点和系统，通过浏览器访问审计管理系统。本系统选用完全支持多线程、处理器的MySQL数据库作为后台服务器和企业级开发应用“My Eclipse”，开发设计各功能模块的后端和前台，满足审计档案管理方便、快捷的需求。

2.系统结构设计

审计档案是指审计机关监督或审计调查、收集、制作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等文档资料，是档案管理的重要组成部分。审计档案管理系统主要分为以下几大模块：立项性文件材料管理、证明性文件材料管理、结论性文件材料管理、其他备查文件材料管理、借阅纸质材料管理、用户权限管理、安全维护等。具体实现功能的系统结构图如图1所示。

图1 系统结构图

3.功能管理

（1）立项性文件材料管理。审计立项性文件管理是审计机关对各项目材料分类归总，包括审计通知书和自查通知书。在材料收集过程中直接形成文档资料，确保审计档案中文件材料的合法性和有效性。

（2）证明性文件材料管理。证明性文件材料是上级审计机关对被审计单位提交的基本情况表、审计承诺书及审计工作底稿文件等文件材料，依据审计结论对证明材料做出合理的判定，再进行分类归档管理。

（3）结论性文件材料管理。结论性文件材料管理是审计对项目的请示报告，批复文件材料的管理。结论性文件材料主要包含审计报告，评审决断，被审单位提交的审计报告的书面意见等。这些文件由相关审计业务部门检查合格后，再登记造册，清点验收，移交接收人归档入库。

（4）其他备查文件材料管理。其他备查文件材料分为三大类：审计回访，审计报道，项目经验总结。设立规范的回访程序，报道审计新闻，严把审计质量关，提高审计监督效能。

（5）借阅纸质材料管理。为了提高档案的利用效率，鼓励工作人员学习审计工作的优秀经验，档案系统内的资源对所有员工开放，对外部人员不开放。同时为了防止资源的流失，制定员工借阅纸质材料管理制度。

以上功能模块将实现网络检索、自动归档、按权限阅读、案卷检索、档案维护等功能。另外，借阅纸质材料管理实现网络自助借还纸质材料的功能。

4.安全管理

（1）用户权限管理

为了保证系统数据资源的安全，设定权限等级，不同用户需要根据操作权限登录到系统。该审计档案管理系统的主要分为管理员和普通用户。管理员主要是维护和管理系统的日常工作，确保系统有效运行，角色是为审计局领导人员设计的，了解员工的工作情况及任务的分配，协调各部门有条不紊的工作；普通用户审计文档资源管理系统的实际操作者，依靠平台提供的功能，负责文件资源管理操作，实现系统资源的上传、更新及消息发布的管理功能。

（2）安全维护

为了保证系统工作的质量，系统维护工作需要付出大量的人力，需要定期维护，排除系统运行期间可能发生的故障，安装防病毒软件以防止病毒的入侵。文档资源管理系统数据量大、信息重要，需定期检查备份，同时清理无用的数据，修复错误的数据，保证系统的稳定性。

5.软件实现

审计档案管理系统是审计局文档资源管理的一个基于B/S模式的管理平台，该文档资源管理系统界面简洁、操作简便。整个资源管理过程由用户统一进行规范管理，所有文档、图片、音频均采用规范化管理，实现过程和文档的规范化管理，如图2所示。

图2 审计档案管理系统

三、结束语

审计信息化建设的全面推进下，渐趋完善的办公自动化、标准化、网络化赋予新时期审计档案管理工作崭新的内容和要求。本文分析了审计局对档案管理系统的实际需求，应用合理适用的软件开发模式和过程，设计并实现了一种基于Web的、以B/S结构架构的审计档案管理系统，为审计局档案管理提供更便捷的服务，有利于提升审计档案服务效能和创新审计档案工作模式。

[1]彭柳.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].城建档案，2017，(01)：17-18.

[2]昭日格图.现代综合档案管理系统的设计与实现[D].吉林大学，2016.

[3]曹力丹.文档资料管理系统的设计与实现[J].教育教学论坛，2016，(02)：53-54.

德宏州审计局