企业技术档案管理信息化建设问题分析及创新思路

陈启凡

【摘 要】档案的管理越来越成为企业管理中不可或缺的重要部分，在企业的发展中占据着举足轻重的地位。目前，随着互联网技术的不断发展，企业的档案管理也在潜移默化地发生着变化，企业技术档案的信息化管理也逐渐变成必然趋势，档案的管理对企业未来的发展来说具有重要意义。

【Abstract】Archives management has become an indispensable important part in enterprise management and occupies a pivotal position in the development of enterprises. At present， with the continuous development of internet technology， the archives management of enterprise has changed imperceptibly， and the information management of enterprise technology archives has also become an inevitable trend. The archives management is of great significance to the future development of enterprises.

【关键词】企业技术档案管理；信息化建设；问题及对策

【Keywords】 enterprise technical archives management； informatization construction； problems and countermeasures

【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2018）10-0132-02

1 引言

传统的档案管理已经不再适合互联网信息化的档案管理，而这种信息化管理与传统档案管理相比，更加方便、更加快捷、更加富有生命力，在经济快速发展的现在，其同时也是推动企业快速发展的动力所在。在经济全球化的带领下加强档案管理信息化的改革已成为重要内容，更是实现企业可持续发展的重要因素。

2 档案信息化建设成为社会发展的潮流

档案的管理已经是一个企业发展的重要资源。目前，随着社会的发展和互联网技术的不断革新和普及，企业在生产活动中产生了大量的文件和数据，当代社会也被称为大数据时代，更是企业进行各项生产活动的基础，为企业的发展提供了源源不断的动力。

档案管理也是社会发展的需求。随着社会的快速发展和互联网技术的不断革新，在促进社會发展的同时也促进了各行各业的不断进步。然而企业也在无形之中受着社会发展的巨大影响，其中企业的档案管理尤为突出，企业传统的档案管理形式已经无法适应快速发展的社会需求，而相继出现的就是互联网信息化的档案管理，一种事物的消失必将引领另一种事物的兴起。加强企业互联网信息化档案管理对于提高企业的工作效率，实现企业办公自动化具有里程碑的现实意义。企业技术档案管理工作是一个企业日常工作的重要组成部分，所以提升企业互联网信息化的管理，适应市场经济的需求，满足企业的发展是刻不容缓的管理需求。随着互联网的发展，各中信息也相继被运用在企业的管理中，各类文件的数量也大幅度增加，给企业资料的管理带来了不便。为了提高企业技术档案的利用率，就需要加大对档案信息化管理的建设。随着互联网技术的不断发展和创新，信息技术已经渗透到了企业的方方面面，所以必须加强档案管理的数字化和模块化建设，才能应对经济的快速发展和社会的不断进步，提升企业技术档案管理的水平才能够应对现代化发展[1]。

3 要强化档案信息化管理的形式

创新档案管理的信息化管理理念，档案管理信息化的建设需要首先打破传统的相关理念，然后才能有所创新，古语有云：变者通，通则久。以理念更新来推动实际的发展，首先，就要树立远大的大局观，把眼光不要只放在眼前，要从长远的角度来考虑，提倡以人为本，强化档案工作为重要目标，结合开放的理念形式，在新时期的发展趋势下创新档案管理的互联网信息化建设，才能真正做到与时俱进，永远走在最前沿才能处于不败之地。例如：企业可以通过组织培训等方式来切实加强员工对档案管理工作的重视程度，提升相关人员的专业能力以加强企业档案管理的信息化建设[2]。

3.1 提升档案管理的互联网技术要求

创建互换性的档案平台，才能有计划的保证互联网信息化的档案管理，推动档案管理互联网化的发展，并以此为基础来促进互联网电子档案管理系统的完善，完成大数据多信息的效率要求，让档案充分活起来，让档案管理成为企业发展和社会进步的关键所在。使电子档案管理不断完善、不断创新，让技术成为档案信息化建设的重要动力来源。企业在建设相关电子档案信息化的同时，要充分以现代信息技术为核心，以纸质档案为依据，构建适应企业的电子档案信息管理机制，以充分利用现代科技技术实现高效率的管理，从而促进信息资源的有效利用。

3.2 让档案管理在制度中活起来

企业的档案管理方法也需要随着社会发展的形势发生变化，因此为了更好地适应企业的发展需要，企业可以根据以下几个方面做出相应的调整来完善档案管理机制：建立责任制度让工作内容变得清晰，实现点对点面对面的解决事情及高效的奖励惩罚制度。使企业内部根据档案管理的要求具体进一步管理，做到清晰透明，将具体的责任细致划分到每一个部门、每个人身上，保证公开透明。同时，也要充分调动员工的积极性从而激发工作员工的责任感与使命感。完善对档案管理的信息安全保障的重视，强化对计算机网络软件、硬件管理的工作，从而做到重点关注，避免出现档案信息发生向外流失的局面[3]。

3.3 管理的网络化

与传统企业的档案相比，建立信息化档案的同时，还应该建立更加完善的信息化网络共享的机制。充分利用互联网平台来实现企业对信息化档案的管理，从而提高企业技术档案的利用率，同时也能建立起完善的信息共享的模式。使企业成为一个巨大的电子数据库，来实现互联网共享的形式。目前还有很多企业没有建立起完善的信息管理理念和共享模式，这样就很难实现档案的现代化管理，然而要实现现代化企业就应当建立起完善的数据库来支撑整个企业的运作，把企业优化成大数据管理的模式，相应的就可以减少互联网电子档案的重叠，从而创建高效的企业档案管理新形式。

4 提高互联网信息化技术的创新

互联网信息技术的发展具有两面性，档案管理的发展既是机遇，也是挑战。档案信息化的建设既要利用信息化、网络化的优势又要将二者有机结合起来以达到更高的要求，提高档案管理的互联网信息化水平。技术是建设信息化档案的生命线，企业档案管理要抓住机遇，迎接挑战，以档案为载体、整合和利用各方面的技术成果，提高服务质量，使信息的利用最大化。实现资源的深度挖掘和應用，创建科学、完善的电子档案管理制度。例如：建立档案网络数据库，实现数据的随时随地查询；同时也可以搭建服务器平台实现内网络查询技术档案资料的管理，使人们能够方便地对档案进行查询。

5 如何加强档案管理的信息化建设

企业技术档案管理的信息化建设是一项系统工程，需要通过制定适合企业技术档案信息化管理的标准，可以推广档案应用的相关软件来加以优化档案信息管理，加强电子文件和电子档案的相关管理，及时做好有关电子文件、电子档案的管理叠加创建规范各个地区的档案信息网，充分实现企业档案的数字化、资源共享化和扩大化的现实需求。由于档案资料的录入逐渐数字化、模块化，更需要培养管理者全新全方位的档案管理理念，随时能够查漏补缺，来提升档案管理的水平，及时做到文件的归档工作，学会各种各样的检查方法，用来方便日常的档案管理工作。通过各个方面的建设使档案的信息化管理实现动态管理，能够让信息及时得到沟通、及时提高工作效率，使不同企业之间可以通过公共档案管理实现共享，从而改变以往的竞争关系，变竞争为合作共赢的关系，从而扩大企业资源优化配置的范围，降低风险几率，实现企业之间的互利共赢。

6 结语

总而言之，档案管理信息化建设工作是一项十分复杂且烦琐的工作，并不是在短时间内能够从根本上解决的，而是需要在使用的过程不断发现问题解决问题，并不断地创新才能达到完善的状态。企业档案的信息化建设不仅是现代化的需求，更是提高档案信息服务水平的关键。所以，必须加快档案的现代化管理的进程，才能不断促进企业档案管理工作的进步和发展，循序渐进地实现和完善企业档案的信息化建设。档案的管理者应当树立一种服务意识，克服出现的各种难题，满足现代化社会和时代发展的需求，这就要提高档案管理工作者的自身素质修养，更好地服务于企业、服务于社会。企业档案管理信息化建设是经济全球化深刻变革下的必然选择，更是满足当代社会生存与发展的需求。

【参考文献】

【1】于雪莲. 企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J]. 办公室业务， 2017（3）：53-53.

【2】朱小琳. 企业档案管理信息化建设存在的问题及对策[J]. 科技与创新， 2015（4）：71-71.

【3】郭彩虹， 企业档案管理信息化建设中出现的问题及对策[J]. 科技创新与生产力， 2015（10）：20-21.