试谈档案资料信息管理实践初探

邹鹏 荆州职业技术学院

试谈档案资料信息管理实践初探

邹鹏 荆州职业技术学院

本文就档案资料信息管理实践论题，阐明了档案信息资源管理含义；指出了提高档案信息资源服务的重要性；论述了加强档案信息资源管理的途径。

档案 信息 规范化 管理 措施

1 档案信息资源管理含义

就是运用计算机、通信网络等高新技术，建立起一个副档案保护与档案信息处理于一体的档案信息网络系统。在档案信息资源管理中档案资源的信息化建设是关键。

2 提高档案信息资源服务的重要性

为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息。进入信息时代之后，我国档案的数量与日俱增，种类也愈加纷繁庞杂，只有实现档案工作的规范化管理，才能使各级各类档案管理部门认真保存、管理、积极开发并充分利用各种档案信息资源。实现档案工作规范化管理的根本目标就是要实现档案保管的系统化和案卷的完整化，进而促进档案信息资源的价值最大化和利用便捷化。

要充分做好档案信息资源的开发利用工作，就必须树立社会服务观念和市场经济观念。一是要确立主动服务的观念。档案部门工作人员只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动。二是要确立开放观念。档案工作者只有从封闭走向开放，主动融入社会，了解并把握档案利用的需求，才能有效地开发和传递档案信息。三是要确立竞争的观念。档案工作者必须增强忧患意识，从而产生开发档案信息资源的强大动力。

3 加强档案信息资源管理的途径

档案管理长期以来大都实行封闭式管理，已在档案的收藏、利用，组织和保护上建立起一套严密的科学方法及管理体系，但信息时代促使档案管理工作必须确立以集中统一管理，强化档案监管，档案“一站式”服务为基本内容的新模式，革除了旧模式在人、财、物、管理、服务上的五大弊端，实现了档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化的“五化”目标。档案工作者必须适应时代发展需求，转变观念，增强服务意识，努力达到文件管理一体化、档案工作程序化、档案资源信息化和档案服务网络化标准。

3.1 加强网络环境建设

随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，按照信息管理部门的统一要求进行文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编日整理，利用网络技术向档案部落门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门，档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编辑整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。

3.2 加强横向联合，实现信息资源共享

在这个高速发展的信息时代，人类的信息和知识总量在急剧增长，单独一个文献部门不可能将所有信息和知识全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括档案管理部门在内的所有文献部门应当建立一个完整的社会信息系统，建立联合目录，形成网络，实行资源共享，方便信息利用者更多也更广泛地获取信息和知识，更好地满足社会多方面的需要。

3.3 提高个人业务素质，搞好档案编研

要实现档案工作的规范化管理，档案工作人员必须提高自己的业务素质。关于档案工作的基本理论知识和具体操作的业务者学习掌握外语，是新形势下对档案管理人员提出的一项新任务，因为随着越来越多的部门对外开放步伐的加大和加快，很多档案部门中不可避免地会出现一些外事档案，如果管理人员不会外语，也就不认识自己管理的对象，不利于工作的正常开展。

档案工作者要努力学习并掌握计算机知识，逐步学会使用计算机管理档案。随着办公现代化的发展，越来越多的现代化办公设备进入了档案馆（室），这些设备逐步变成了档案人员的工具，如查档案工作者不会使用工具，那么就不能正常地开展工作，因此学习使用各类现代化设备，也是档案工作人员必须学习的知识。档案具有可利用率高、内容广、数量多的特点，仅靠传统的手工管理已不适应目前形势的发展，必须运用现代科技手段，实行计算机技术进行系统管理，使档案信息的输入、检索和利用等工作实现自动化，提高工作效率和服务质量。

信息化时代对档案管理工作提出了更高的要求，同时也给档案信息资源的开发利用带来了机遇。档案工作者必须主动适应时代的发展，高度重视档案管理和信息资源的开发利用工作，加强档案工作管理的规范化，升华档案管理理念，积极探索新的开发利用手段，不断提升档案管理工作的科技含量，使档案管理和开发利用工作与社会的发燕尾服和创新保持同步。

[1]张福林．浅谈档案规范化管理与信息资源开发利用［J］．当代矿工2008（10）

[2]谢剑波．关于理解把握《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》的几个具体问题［J］．档案管理,2007（3）