医院科研档案管理的失范及规范研究

摘 要：随着我国医疗事业的发展，特别是医院医学科研以及医学实践的发展，医院科研档案管理工作显得尤为重要。然而医院科研档案管理意识薄弱、科研档案管理制度不完善等难以适应医疗科技及医院科研的发展。基于此，本文在概述医院科研档案管理工作特点的基础上，分析医院科研档案管理的失范之处，继而提出规范医院科研档案管理的举措。

关键词：医院科研；科研档案；档案规范

医院在进行科研活动时形成的科研档案是一种具有一定保存价值的文件材料，能够真实地反映出医院开展医学科研和实践的情况，同时也是医院档案中的一个重要组成部分。对于医学科研档案，如果能够保存完善和有效地利用，能够提高医院的科研管理水平，更甚者能够促进我国医疗事业的进步。

1 医院科研档案管理的特点

医院科研档案可分为医院科研项目档案、医院科研文书档案、医院科研成果档案。医院科研档案中的项目档案是其主要科研重要部分，项目档案又包括了项目的申报说明、申报书、项目合同书、项目取得的成果以及结题证书等；医院科研档案中的文书档案是其档案重要部分，是医院开展科研活动的一个重要依据和参考的标准，其中包括了医院科研制度、医院的医疗规定以及科研管理文件。医院科研档案中的成果档案是项目结题时取得的科研成果，包括发表的论文、获得的奖项、申请的专利等等。

医院科研档案管理是具有成套系统的，每一个都具有独具特色的专题。在实际的档案分类过程中也是具有一定的系统性，根据其具体内容来进行分门别类。但是这个管理形成系统的过程是漫长的过程，因此需要具有较强的联系性，进而使得科研档案不会受到时间和整理周期的影响。此外，医院科研档案管理专业性比较强，因此在实际的管理过程中一定要注意专业的类别，实现档案管理的专业性。

2 医院科研档案管理失范的表现

（1）档案管理意识薄弱

在档案管理方面由于工作较为琐碎，进而导致了工作人员对于档案的整理和收集的意识不够强。在一个课题完成之后，文件材料的归档包含了对于整个课题的计划、项目立项的批文、项目的合同以及成果的鉴定等许多十分重要的资料。但是由于重视文件收集而轻视材料积累的意识影响使得实验记录和数据分析等方面缺乏记录和跟踪，加之对归档的意识比较淡薄导致了工作人员的记录不够完整，进而导致档案失去价值并且影响整个研究计划。只有具有完整而系统的档案管理规章才能够实现科研管理水平的不断提高，进而实现医院科研能力的提高和医疗水平的不断提高。由此可见，科研档案管理的意识十分重要。

（2）档案管理制度乏力

医院科研管理部门在管理计划的制定过程中，由于没有将科研档案的管理与实际的科研活动进行同步记录和落实导致了科研档案管理出现不完善和可行性不高等问题。由于监督机制的不健全导致了科研文件的材料不够完整，归档率不高，进而使得科研档案管理的开发利用效率不高。此外，由于医院科研档案管理工作人员的工作态度不够严谨使得归档规章与实际工作相脱节，进而导致了工作效率低下，档案管理工作人员工作的积极性和主动性不高。

3 规范医院科研档案管理的举措

（1）完善医院科研档案管理标准

建立和完善医院档案管理制度，实行制度化、规范化管理，从科技档案的形成、积累、归档到整理、鉴定、保管、利用等每一个环节都有具体而明确的规定。制定并完善包括《档案管理组织体系及职责》《科研文件材料整理归档操作手册》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案鉴定销毁制度及档案调阅制度》等一系列制度，对包括科研档案在内的医院全部档案实行统一管理，明确科研管理部门及档案形成部门在科研档案管理中的责任，自上而下地形成了科研档案管理网络。只有建立科学有效、适合本单位管理要求的档案管理规章制度，才能保证科研档案管理实现制度化、规范化、标准化，确保科研档案的系统、完整、安全。

（2）加强科研档案跟踪管理

一方面，医院科研管理部门应切实把科研档案管理纳入科研管理制度之中 与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合 实行同步管理，将下达计划任务同时提出文件材料的归档要求，检查计划划进度同时检查文件材料形成情况，评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况，上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案管理部门同时出具专题归档情况证明书材料。从项目一开始就着手抓科研材料的完整、准确及系统工作，保证档案材料齐全完整，对科研档案材料的形成和积累，做到提前把關。另一方面，严把归档关，提升科研档案的质量管理。一项科研成果档案一旦形成，它的完整、准确、系统性就已经客观存在了，如需补救是很困难的，所以对于档案材料的形成和积累须实行全程跟踪管理。档案部门指导项目组档案管理人员开展档案的预立卷工作，加强对项目组科研档案管理工作的检查和监督，通过阶段性检查工作，及时掌握各阶段项目的完成情况、数据等形成情况、预期形成的文件和项目组下一步的工作安排等，对科研档案形成全面的制约与跟踪管理。

（3）加强科研档案管理人员培训

科研档案的每一项工作都是通过档案管理人员的行为来实现的。档案管理人员的素质直接影响着档案管理水平 提高档案人员素质是实现档案管理的重要基础。首先，档案管理人员要接受专门的档案理论教育，具备扎实的档案管理知识和专业技能。要掌握科研档案资料分类、管理等相关理论知识，对应归档的材料做到心中有数，以利于全程跟踪收集档案资料； 其次，针对科研档案专业性强、内容复杂、载体类型多样等特点，档案管理人员也应掌握一些医学科研、外语、计算机等相关学科知识，因此，可通过多形式、多途径的培训，来努力提高自身的业务知识和能力，使科研档案管理工作顺应医院和社会发展要求。再次，档案管理人员应具备良好的职业道德修养严格遵守保密制度 保护科研工作者和单位的合法权益 档案管理人员要有较强的责任感，树立科研档案管理为科研人员服务的工作理念，改进服务方式。

（4）加强科研档案信息资源开发

科研档案是医院从事科学研究工作的宝贵财富，医院科研档案管理工作的根本目的是不断满足医院各级卫生技术人员对档案利用的需要，促进临床科研与学术交流活动的开展。在现代科技飞速发展的今天，要提高医院科研档案的利用率，就必须具有创新意识，不断挖掘医院科研档案的利用价值。科研档案管理要将计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化手段应用到医院科研档案的收集、归档、整理和加工等各项环节中来，使科研档案管理能更迅速、更准确、更便利地获取科研信息，进行数字化、科学化处理及保存，逐步建立科研档案网络管理系统。同时，做好医院科研档案的开发工作，还要做好档案信息深层次、多方式的加工，开展不同层次、不同类型科研档案的编研工作，为医院积累更多、更有价值的科技信息，促进医院科研创新能力的提升。在科研档案开发工作中要勤于思考、不断总结，结合医院发展战略和各项目特点，从中找出具有规律性的管理方法，准确理解和有效满足档案利用者的利用需求，为提高医院管理水平、创造管理效益、提升医院竞争力等发挥独特的服务作用。

参考文献

[1]谷士鹏.试析医院科研档案管理工作[J].黑龙江档案，2014，（2）.

作者简介

刘政（1978-），女，汉族，湖南省株洲人，株洲市妇幼保健院助理政工师。