医院科研档案归档管理存在的问题及改进措施

钟群兴

文章编号：2095-6835（2016）07-0052-02

摘 要：科研档案管理工作直接关系着医院各项事业的发展，对提高医院科研管理水平有十分重要的意义。针对医学科研档案归档与管理中存在的问题，结合笔者多年从事医院科研档案管理工作的经验和江门市第二人民医院的实际情况，就加强医学科研档案管理的改进工作提出了几点建议，以期进一步提高科研档案管理水平，更好地为科研活动服务，为社会服务。

关键词：科研档案；科研工作；管理制度；科学化管理

中图分类号：R197.323.1 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.07.052

医学科研档案是对医院科研活动的真实记录，是医学科技知识的重要载体，是丰富的信息资源，是实施医疗、教学、科研工作的重要依据。管理好、利用好医院科研档案对提高医院的管理水平，总结临床经验，提高科研工作质量有非常重要的意义，同时，也为发展医学科学和建设文明医院奠定了坚实的基础。

1 医学科研档案的定义

医学科研档案管理是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，所以，必须将其纳入科研计划、管理制度和有关人员的工作中，并与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。同时，在工作过程中，必须实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件档案材料同步，验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报等级、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。这样做的最终目的是确保医学科研档案的完整性、准确性、系统性和安全性，以便于开发利用，从而实现医学科研档案工作从经验管理向科学管理转变，为医院工作和社会发展服务。

2 工作中存在的问题

2.1 科研材料收集不全面

医学科研档案的内容本应十分丰富，但是，如果医学科研档案的管理工作没有完整的管理体系和完整的资料，将会直接影响科研档案管理工作的有效开展，同时，也会降低医学科技档案的完整性和准确性。我院前期大多科研档案仅保存了最终的申报、审批材料，一些重要的科研项目形成的科技材料未归档，只是在科研人员个人或课题组内部保存和管理，给科研档案的整理、归档和医学科研档案的日常管理工作造成了一定的困扰。

2.2 科研档案管理制度不完善

由于医学科学研究的时间跨度大——少则数月，多则数年才能完成，导致哪些资料应该归档，什么时间收集整理，各种补救措施的实施等问题未能及时形成统一的制度规定。管理制度不健全，缺乏有效的制约手段是导致医学科研档案完整、全面归档的执行和落实力度不足的主要原因。

2.3 科研工作人员缺乏归档意识

医院科研人员往往只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，对科研档案的重要性认识不足，对其管理技术也不精通。这直接为科研档案管理工作增添了难度，根本无法保证归档质量。虽然医院成立了综合档案室，但是，科研档案管理人员都是以兼职人员的身份来管理资料，在时间和精力上得不到保障，同时，科研人员和兼职档案管理人员都缺少必要的档案知识。

2.4 科研档案有效利用与开发不够

鉴于我院建院时间较长，受医疗用房场地的限制，各门类档案无法集中统一管理，所以，只能分室管理，保管方式不达标。在迎接等级医院评审前，医学科研档案没有完全使用专用的统一档案柜和规格划一的档案盒来盛装保管科研资料，而且对书面材料、磁带、光盘等资料缺乏科学的分类、编排，导致科研档案的保管质量下降，损害程度加大，保管期限缩短。另外，医学科研档案的专业性和成套性又导致科研档案的归档质量欠佳，医院对档案的利用和开发力度不够，也未将科研档案与科技生产活动联系起来。

3 加强医学科研档案管理的改进措施

2014年，我院顺利通过了等级复审工作，并重点采取相关改进措施加强了对医学科研档案的管理。

3.1 实行了科研课题全过程管理

为了保证医院科研资料的完整性和科研档案的真实性，我院采取了科研课题研究全过程的档案管理方式。

3.1.1 立项指导

因为临床科研人员不熟悉档案收集程序，所以，在科研立项时，由医院综合档案室专职档案员协同科教科的一名兼职档案员，根据科研设计内容，将科研项目的归档内容和要求书面告知项目负责人，并对其进行指导，同时，兼职档案员具体负责该项目所形成的各种文件材料的收集工作。

3.1.2 中期检查

在科研项目开展的过程中，要求科教科的兼职档案员及时了解和掌握科研项目的进展，检查项目每一阶段应形成的原始材料，发现问题及时纠正，以确保研究活动中原始材料的真实性和准确性。

3.1.3 参与验收

在科研课题结题验收前，要求项目负责人将该项目的全部文件材料送科教科审核，兼职档案员要认真检查原始资料、实验记载形成和管理情况、验收研究材料的形成质量。对于不符合档案要求的科研项目，不予结题验收。

3.1.4 审核鉴定

医院综合档案室档案员要全程跟踪研究项目，确保材料的完整性，保证科研档案的质量。科研项目结题后，科教科的兼职档案员将档案移交到医院综合档案室，由医院综合档案室专职档案员按照科研档案的归档要求审核鉴定项目的档案材料，并将它们集中归档到医院综合档案室。当各项目组课题申请上级验收、鉴定、申报科研成果时，都可以按照规定程序向医院综合档案室借阅。

3.2 建立健全医学科研档案管理制度

我院依据《档案法》和国家相关管理条例，结合医院的实际情况和具体要求，制定了包括《医学科研档案接收保管制度》《科研档案整理制度》《科研档案借阅制度》《科研档案鉴定销毁制度》《科研档案保密管理制度》等在内的一系列可行的科研档案管理规章制度，并明确科研档案资料管理的责任和义务，明确了各科室在档案管理中扮演的角色，明确规定了科研人员和科研档案管理人员在档案移交、接收、管理和利用等工作中的任务，使归档和立卷有标准、借阅有规定、管理有制度，确保医学科研档案各项基础工作落到实处。

3.3 全面提高科研人员的归档意识

3.3.1 加大宣传力度，强化认知

我院利用医院局域网、OA办公系统和短信平台贯彻落实《档案法》的相关内容，使广大医务人员真正认识到科研档案是医院资源而并非个人的私有财产。积累和形成医学科研档案的过程对医学事业的发展有极为重要，它是取得科研成果的重要基础，在医疗工作中占有非常重要的位置。因此，应当正确认识档案与医疗工作的关系，将医学科研档案的形成过程当作医疗工作的一个重要组成部分，自觉提高对科研档案的认识，主动搜集和移交科研档案，使之真正起到真实记录医学科研工作全过程的作用。

3.3.2 加强档案业务知识的培训

我院组织医学专业技术人员参加档案业务方面的培训，让他们学习更多这方面的知识，让科研管理人员和科研人员掌握医学科研档案的基本知识以及医学科研档案保存、收集、归档和移交的基本方法。同时，聘请档案专业管理技术人员指导科研人员完成科研课题、成果归档工作，并制作相关课件为他们进行业务指导，结合课题、成果实例向科研人员详细讲解医学科研档案的存档方法和要求，从而增强他们的科研归档意识，提高归档材料的质量。

3.4 提高医学科研档案的利用和转化价值

运用行政手段和方法集中统一管理档案是建立科学的档案管理体系，实现档案工作标准化的基础。针对医院档案保管基础设施比较差的问题，医院加大了对档案工作硬件、软件设备的投入力度，重点改善了现有科研档案的管理条件，配备了收藏音像图片资料、电子数字资料的设备，保证档案资料的存放符合保管要求——分门别类，整齐规范，保证室内空气、温度、湿度要求，做到防火、防潮、防盗、防虫等，进而为利用者方便、快捷地查找档案资料创造了条件。

4 结束语

综上所述，医学科研档案是科研管理工作的重要组成部分，是对医学研究和医疗实践的真实记录，是医学科技知识的载体，它具有专业性强、成套性强、连续性强和综合性强等特点。本文讨论了医学科研档案管理中存在的问题，并从实行科研课题全过程管理，建立健全医学科研档案管理制度，提高科研人员的归档意识，提高科研档案的利用率等方面入手，不断加强对医院科研档案的管理。

参考文献

[1]白琳茹.浅议加强医院科研档案规范化管理[J].继续医学教育，2011（06）.

[2]刘清云.医院档案规范管理之我见[J].河北联合大学学报（医学版），2014（02）.

[3]游昌财.做好医院科研档案工作的几点思考[J].海峡科学，2014（02）.

〔编辑：白洁〕