电子文件对档案工作的影响及对策

潘桂霞

随着信息化技术的普及和计算机网络的运用，办公自动化日趋完善，很多日常工作可以直接在计算机上办理，于是产生了大量的电子文件。所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。

一、电子文件对档案管理工作的影响

1、电子档案的归档时间与纸质档案不同，电子文件档案可以在文件办理结案后随时进行归档，或在某一固定时间周期定时统一归档，由形成电子文件的部门通过网络传给档案管理部门，并用电子数码签名封签认证后，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以使将来用户的查找利用，像电子文件这样随时归档，一方面可以避免归档时漏掉部分文件或部分归档文件出借，保证归档的完整性和准确性；另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的防止电子档案受到病素的破坏。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。

2、电子文件的归档方式与纸质档案不同，电子文件由于采用的是电子编码技术，可以随时进行编辑修改却不留任痕迹，载体无法固定，某些用来鉴别文件原始凭证性的关键住处也可以进行修改，这些都使对电子文件的原始凭证性进行辨别的工作复杂而又困难。因此电子文件在形成过程中尽量作到随时进行签名，住处认证，身份险证和加密保护等工作，以保证文件在传输，处理的过程中不会出现错误，以确保档案管理部门收到的电子文件都是原始的，最真实的和最准确。

3、电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

二、电子文件对档案学理论的影响

1、对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如撰稿人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

2、对档案来源原则的影响

来源原则含两个方面，一是从外部来看是尊重全宗，二是从内部来看是尊重原始顺序，随着大量电子文件的产生，后者更加受到普遍关注。传统的观点认为源于原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看总是才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中。不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

三、档案工作应采取的对策

1、做好电子文件归档的技术处理工作，采取新的电子文件管理办法。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件住处重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2、做好电子文件的保存问题，以现今的软盘或光盘为载体的电子文件，与纸质文件相比，从理论上讲更容易进行长久保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的住处被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的问题短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，對于长久保存的电子文件，需要定期进行复，以防止信息损失。

3、使档案管理向多面化发展，电子文件档案化管理模式应采取比过往更先进的技术和，以一种虚拟，开放、灵活的新管理模式来管理电子文件档案，专职的档案管理部门要通过网络，计算机扫描仪、光盘存储储等先进的技术对所接收的各个部门单位的电子文件信息进行统一的管理，对符合要求的电子文件进行保存和存储，从而形成有用的电子档案，同时各部门应以定期或不定期的整理。