实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设

修雪丽

摘要：在电子化信息时代下，电脑已广泛应用于人们的日常生活、工作、学习中，高校档案的建设也势必会朝着电子化、信息化的方向发展下去。在高校实施文档一体化管理不但能够提高其档案管理水平，还能够充分发挥档案信息资源的作用，并有效提高其利用率，最终推动高校档案的信息化建设。

关键词：高校档案；管理；文档；一体化；信息化

伴随现代社会信息化的飞速发展，信息技术对人类产生了各方面的影响，而互联网的应用则成为高校档案发展的重要标志。现代网络技术的发展满足了高校档案信息化建设的技术要求，充分表现出高校档案的技术化、现代化，并加快了高校档案管理发展的步伐。而实施文档一体化管理则是高校档案管理的必然性发展趋势，可以有效提高高校的教学服务质量，真正落实教育资源的共享化。

一、 实现档案管理体系的规范化创建

高校要实现文档一体化管理来推进档案管理的信息化建设，需要大量的财力、物力、人力方面的支持。鉴于档案系统建设工作的复杂性，各高校必须强化档案管理体系，建立规范的档案管理机制，以此确保档案数据的规范化。一是高校应该成立统一的、专业的档案管理部门，明确各职能部门的部门职责，对各项档案实行全面的监督管理，充分发挥统一管理的优势和作用。二是档案与文件二者间的主题、内容并无明显差异性，只是在时间和范围方面有一定的差别性，两者之间存在密切的联系，因而，档案和文件务必要严格按照相关规定进行科学化的分类。三是注重对档案管理员实行定期性、系统性的培训，帮助他们掌握档案管理的最新知识和技术，提高他们工作的自觉性和积极性，使他们充分体会到自身工作的价值，进而正确把握档案管理的发展方向，实现对档案工作的全面掌控，进而逐步地提高高校档案的信息化建设水平。

二、 对档案管理软件的系统性规划

高校在文档一体化的管理过程中要系统规划档案管理软件，以全盘管理方向为出发点，从多方面、多角度、全面地考虑所面临的诸多问题。一是必须选择应用性强、智能性高的系统软件，便于文件和档案在内部的传输调用。二是必须充分考虑到档案管理的差异性，理应结合学校各个部门的实际工作内容明确其档案的保管方式和保管期限。三是必须充分考虑到档案的安全性，对档案文件进行合理的分级，并注重采用合适的加密技术，尽量避免黑客攻击、病毒攻击、丢失、泄密等现象的发生。一些重要文档必须要存储在专门的储存设备中；而对于归档载体，则要做好安全处理，坚决杜绝发生划伤和擦伤等。四是为确保档案文件的完整性，存储初期必须使用电子文档与纸质文件相结合的储存方式，待确定电子文档安全无误后，才可以销毁纸质文件。

三、 实现办公自动化能力的提升

目前，各高校已经普遍实现校园网络化，网络已广泛应用于学校的财务、人事、教学、科研等各个方面，这使工作效率、工作质量得到了明显的提高。而档案和文件已打破传统文字形式的局限性，档案数量、档案种类也逐渐丰富化，不但满足了各类型用户的需求，还扩大了利用范围，同时提高了利用率。文档一体化管理的实施不仅能够防止重复性的工作，还能够满足各职能部门的需求，很大程度上节约了办公时间。因此，高校要注重提升文档一体化的管理水平，为推进档案管理的信息化建设提供保障。高校应该加大对档案管理信息化建设的设备方面和技术方面的支持力度，积极为档案管理部门配置先进的设施和技术，同时配备现代的、专业的管理人才、技术人员和工作人员，优化档案管理部门的人员结构；还可以邀请专家、学者来校开展专业性培训，使所有部门人员都充分认识到文档一体化管理的作用，进而为高校档案信息化建设清除障碍。

四、 对文档一体化管理程序的明确

文档一体化中的文件管理和档案管理归属于同一个管理体系，文件和档案之间存在互相联系、互相影响的关系。文件是有生命周期的，它主要包括文件的生成环节、使用环节、暂时性保存环节或永久性保存环节；文件质量会直接影响到档案的质量，而档案的质量要求能够促进文件的生成、收集、整理、归档等。在高校建设信息化校园的过程中，文件管理到档案管理通常是遵循“产生公文——流转公文——归档文件——保存档案”的流程。而对于档案管理人员来说，理应在电子公文的初始形成环节就要作全面性的介入，通过归档功能实现电子公文的收集和归类，并注意检查验收公文的背景内容、信息、元數据等，待确认完整之后，再将文件和元数据储存在档案管理的数据库里。

五、 对文档一体化管理系统的科学选用

高校文档一体化管理系统包括系统维护、公文管理、其他档案管理等多个项目内容。其中公文管理又可以简单地分为收文管理和发文管理。前者主要是将高校各职能部门的业务活动通过电子文件的形式加以处理，根据公文的登记日期、序号、流转状态等信息进行文件的迅速定位后完成操作管理，如收文的登记、催办等，监控整个流程后顺利完成文件发布。后者主要是处理一些高校的内部文件和外来文件，在起草电子公文后将其发送到相关部门，走审批、修改、会签等正常程序，待形成正式公文后发布到学校办公系统中。具体流程包括起草发文、流转、催办、监控流程、完成发布。另外，纸质公文和电子公文在形式上是有区别的，电子公文需要进行初次鉴定和销毁，档案管理员对于那些有价值的电子公文可以整理归档。

六、 结语

总之，随着社会的飞速发展，信息技术的日益更新，传统的高校档案管理模式早已不能满足现代社会的发展需求。而文档一体化管理模式则结合了社会最先进的信息技术，能够满足现代社会对信息的需求，并能够适应时代发展的需要，进而能够推进高校档案信息化建设。同时还可以舒缓高校相关管理人员的工作压力，为高校节约成本，最终让高校档案管理更规范化、系统化、高效化。

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