新媒体环境下数字档案管理新技术发展与应用

2017-12-27常超吕梁市高阳农业科技园管理委员会

新商务周刊 2017年6期

文/常超，吕梁市高阳农业科技园管理委员会

文/常超，吕梁市高阳农业科技园管理委员会

近年来，媒体在互联网上蓬勃发展，爆发出惊人的能量，其传播的信息已成为人们浏览互联网的重要内容，不仅制造了社交生活中接连不断的热门话题，更是吸引传统媒体争相跟进。鉴于媒体的飞速发展和应用，该环境下的档案管理越发引起社会各界的关注。因此，了解档案管理工作中的应用现状，有助于今后的档案信息服务建设的良好发展。

新媒体；数字档案；管理；新技术

1 网上数字档案的大数据特征

档案网站、论坛和博客等提供着大数据信息，如英国国家档案馆网站设计的虚拟展览、澳大利亚国家档案馆在线网展的常设栏目、日本国家档案馆通过一个检索工具实现的资源共享利用、美国档案文件署组建的档案信息导航系统等。国内数字档案馆重视以用户为导向的档案信息服务，如福建省的网上公共档案馆、青岛档案馆的网络社区、上海档案信息网的“档案博客”栏目、南昌市档案局的微博等。这些海量档案新型信息资源同样符合当前大数据的规模性、多样性、高速性等基本特征。

2 信息技术推动档案信息化跨越发展

当前信息化浪潮正席卷全球，计算机技术与现代通信技术相结合，促使世界各国的档案工作朝着数字化、网络化方向深度发展。国际档案信息化建设通过加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，有力地促进了世界各国档案事业持续、快速、健康发展，进而积累和储备国家信息资源，真实保存社会记忆，从而实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享。随着国家档案局一系列重要法规、规划纲要和战略目标的相继推出，档案信息化建设迎来了跨越式发展，物联网、云计算、大数据、移动互联网等新兴信息技术的应用不断向纵深发展。

“十二五”期间，档案信息化围绕“电子文件管理”和“数字档案馆建设”在全国范围内纷纷展开。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》进一步提出“加快档案管理信息化进程”。“纲要”在技术和应用方面，突出强调了以下3个方面：

2.1 持续推进数字档案馆建设

积极响应“数字中国”建设，加快推进信息技术与档案工作深度融合，到2020年全国地市级以上国家综合档案馆全部建成具有接收立档单位电子档案、覆盖馆藏重要档案数字复制件等功能完善的数字档案馆；编制数字档案馆业务系统功能需求标准；采用大数据、智慧管理、智能楼宇管理等技术，提高档案馆业务信息化和档案信息资源深度开发与服务水平。

2.2 加快提升电子档案管理水平

积极参与国家政务信息化工程建设，明确电子文件归档范围和电子档案的构成要求；加强对业务系统电子文件归档管理，促进电子政务和电子商务文件归档管理工作；制定和完善信用、交通、医疗等相关领域的电子数据归档和电子档案管理的标准和规范；探索电子档案与大数据行动的融合；研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法；加强电子档案长期保存技术研究与应用。

2.3 加快档案信息资源共享服务平台建设

实施国家数字档案资源融合共享服务工程。建立开放档案信息资源社会化共享服务平台，制定档案数据开放计划，落实数据开放与维护的责任，优先推动与民生保障服务相关的档案数据开放；积极探索助力数字经济和社会治理创新的档案信息服务。拓宽通过档案网站和移动终端开展档案服务的渠道。

2.4 建立适合市场经济的档案管理体制

随着社会化媒体的发展，档案管理的模式也发生了很大变化，由传统模式逐步向现代化的管理模式转变。政府应加强对档案管理的宏观控制，极力塑造开放的档案管理环境，科学整合，鼓励档案资源在整个社会内合理流动。利用社会化媒体促进档案管理建设，让档案管理趋于健康发展，能够真正融人到市场经济的浪潮，为自身发展赢得空间。

2.5 重视档案管理队伍的专业化建设

竞争归根结底是对人才的竞争。在未来的社会发展里，拥有高科技人才能够在竞争中掌握主动权。随着社会化媒体的应用，档案管理工作人员能力和水平的高低直接影响着档案事业发展的兴衰。随着科技的不断进步，人类逐步迈向了电子化、网络化时代，档案的载体已经从纸介质逐步转向了纸介质和电子介质并存，这些都对档案管理的工作人员提出了越来越高的要求，主要是体现在专业技术水平和文化知识水平等方面。就目前而言，传统档案管理的知识和方法已经无法满足档案事业的发展，因此，要重视档案管理队伍的专业化建设，打造一支作风优良、具有专业水平和创新精神的档案工作队伍。

对于档案管理队伍的专业化建设，要从各方面抓起，随着社会化媒体的应用，档案管理要采用现代化、自动化的管理方式。一支专业化的档案管理队伍要有专业的领导班子、研究型干部、具有专业水平的管理人员，并且还需具备严格的准人制度。在此基础上，要对工作人员进行继续专业教育，满足档案工作发展的需要。要使工作人员具有危机感和责任感，要逐渐培养他们的创新精神，通过继续培训不断提高他们的档案管理水平，通过不断的努力逐步提升档案管理事业在社会上的地位。

3 信息技术推动档案信息应用

3.1 档案信息资源采集

实现新媒体档案信息资源开发，对互联网上的大型档案网站、档案论坛、档案博客中的信息资源进行动态跟踪和全面采集。采集功能在支持传统网页采集功能的基础上，为档案信息分析挖掘提供丰富的数据资源。档案信急的采集过程主要是完成从网络信息源中获取网页页面数据的工作，重点是网络采集器(爬虫)的实现以及优化，具体包括网页脚本解析、更新搜索控制、采集的深度和广度控制等。同时，采集信息预处理是对采集信息进行初步加工和处理，为档案信息中的关键信息抽取和内容分析奠定基础，主要工作包括Web页面解析、数据清洗、网页数据的索引、处理结果的储存与初步统计等。其中，由于各数据源之间的结构与格式差异，需要合并处理采集数据的结构信息，提供统一标准的数据著录格式存储异构信息资源。所谓支持档案网页结构自动分析，即互联网信息资源以网页形式表现，类型格式纷杂多样，采集工具能够实现基于档案网页结构的统计分析算法，自动识别档案网页中的信息内容与相关属性，满足档案信息分析的需要。所谓支持基于模板的元数据解析，即支持基于应用模板的档案元数据解析功能，对于采集到的网页可以解析出单位、发文时间、标题、内容等档案元数据属性。

3.2 档案信息检索

信息检索是档案信急化服务的最基本功能。针对信息内容管理和资源建设的新需求，档案信息资源研究交流平台需要满足精确和便捷的目标检索需求。所谓多种检索人口，即具有档案的属性字段检索、关键词检索、多字段布尔逻辑组合检索、二次检索(渐进检索)等。所谓同义词典、主题词典，即检索时能够应用同义词典和主题词典进行档案信息的扩展检索。