事业单位人事档案管理存在问题与对策

文/张欢，孝义市卫生计生信息中心

事业单位人事档案管理存在问题与对策

文/张欢，孝义市卫生计生信息中心

事业单位最重要的构成部分就是人员，而记录了不同人员信息的唯有人事档案。可见，要做到合理分配和利用人员，管理人事档案是一项必不可少的举措。而如今事业单位对其重视不足，档案管理存在许多问题，应当引起高度重视并采取有效措施予以解决。

事业单位；档案管理；问题；解决办法

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，记录一个人的主要经历、品德作风、工作表现等多方面的文件材料。它是合理分配、利用人才的指南针。随着事业单位的改革，人事档案管理中所存在的诸多问题日益突显，这对事业单位改革工作的推进极为不利。因此，解决人事档案问题势在必行。

1 当前事业单位人事档案管理存在的问题

时代在发展，技术在进步，正视档案管理所存在的问题，才能更好的促进其完善。

1.1 档案管理的设施装备差。不少单位不论规模大小，储存档案的房间基本都是一间，既要办公，又要阅档，还做仓库。并且，人们查阅档案基本都是用手工方式，因此档案纸张容易发黄变脆，这对档案的完整保存极为不利。此外，房间内纸张及存放档案的木柜极易着火，房门也是普通木门基本无法防盗，防潮等工作也做的不够深入。

1.2 管理水平滞后，人员工作能力不足。由于档案管理工作的单一性和枯燥性，事业单位人员对档案管理工作重视不够，很少引进和培养专业人员，管理没有注入新鲜血液，管理水平自然而然就下降了。而且，当今事业单位的档案管理人员文化水平以及专业素养都相对低下。许多档案管理人员还在运用旧的思维模式来管理档案。由于管理模式已跟不上时代的步伐，所以在档案管理上会出现很多问题。人事档案管理工作比较繁琐，一旦人力资源不足，就难以保证其管理工作的质量。

1.3 认识不到档案管理工作的可塑性和重要性。和其他工作相比，档案管理工作不容易出成绩，吸引不了人们注意。长此以往，大多数人甚至一些领导都对档案管理工作的认知存在着误区。在他们眼中，档案管理工作无非就是一些抄写、归档、保管等内容，既不能承担单位的重要工作，也不会创造任何经济利益。由于以上原因，一些事业单位领导及人员经常忽视档案管理工作。

1.4 人事档案收集工作不够深入。人事档案收集工作不够深入主要体现在以下几方面：一是归档时的材料不够全面。例如某单位在清查档案时发现在100多人中有近10人缺乏年度考核。二是归档的材料缺乏真实、准确性。人事档案的特点就是客观、真实和唯一。但在实际档案中，在党龄、学历等方面存在造假现象。比如某单位对200名员工进行档案审查发现近20多人年龄不符，工龄不符的近15人，学历不符的也有5人。三是档案收集方面没有严格的规章制度，不能有效约束和管理人员，导致执行力度弱，因此归档工作进行的非常被动和滞后。

2 加强人事档案管理工作的对策建议

从上面的叙述中可以看出，当今的事业单位档案管理存在诸多问题。针对上面的问题，提出以下对策建议。

2.1 加强基础建设，更新设施设备。档案管理人员要积极与领导沟通，争取得到领导的大力支持。加强档案工作的设施设备建设主要包括以下几点。一要加强专用档案库房的建设，提高防火、防潮能力；二要配备铁质的档案柜，还应有空调、灭火器以及信息管理设备；三要经常检查防蛀、防光、防火等设施。

2.2 掌握现代化管理技能，提高档案管理人员自身能力。档案管理信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以达到事半功倍的效果。除此之外，对档案管理人员进行专业培训，除了提高业务素养，更应该注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，将他们培养成综合型档案管理人才。如条件许可，最好招聘相关专业的人员为档案管理事业注入新鲜血液。

2.3 提高思想认识、加强对档案管理工作的重视程度。事业单位领导应将档案管理工作纳入日常议事日程，经常组织相关人员培训学习，以积极心态适应档案管理工作的新形势，提高工作热情，培养强大的责任感。 应当成立档案管理领导团队，定期要对档案管理工作进行检查、督促和指导。

2.4 注意档案资料收集，提高档案管理水平。资料收集是档案管理工作的重要组成部分，是档案管理工作的基础。因此相关人员必须及时关注信息来源，做好甄别工作，将杂乱失真信息剔除，将有价值的信息留下。还有就是建立相关的档案管理规章制度，此制度建立在单位特点和管理实际的基础上，才能适应单位档案管理的需要。在执行过程中，还要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

3 结语

随着事业单位人事制度改革的推进，越来越多的事业单位已经注意到人事档案的重要意义，也对人事档案的管理提出新的要求。对于人事档案管理事业来说，这是一把双刃剑，不仅带来了挑战也带来了机遇。因此，事业单位应当结合本单位工作实际，考虑好每一个档案管理细节，细化工作措施，落实工作责任，从而将事业单位人事档案的管理工作抓紧抓好、抓出成效。

[1]李淑伟，浅议档案信息自动化系统管理[J]，经济研究导刊,2011.

[2]罗志超，人事档案管理工作现状的分析与对策[J]，黑龙江教育学院学报,2011.

[3]孙伟，浅析事业单位人事档案管理特征与作用[J]，中国外资,2014.