数字化档案的信息安全问题与管理策略

丁婷婷 烟台职业学院

数字化档案的信息安全问题与管理策略

丁婷婷 烟台职业学院

在21世纪中，信息化已经全面覆盖各行各业，信息化的安全问题对于数字化档案来说也显得尤为关键。由于数字化档案的信息安全管理工作涵盖到的数字化档案信息建设范围比较广，所以对信息安全管理工作人员在工作力度上有一定的强度的要求，在工作的执行上面也具有极强的挑战性。就目前我国数字化档案的信息安全现状来说，信息安全管理工作方面还存在着诸多的问题，如果这些问题得不到妥善的处理，将会给数字化档案信息带了很多的不安全性。因此，需要采取有效的信息安全管理措施以提高数字化档案信息的安全性，不断推进数字化档案信息的发展进程。本文就数字化档案的信息安全问题和管理策略进行分析，提出可实施的有效管理策略。

数字化档案 信息安全问题 管理策略

近年来，我国在信息技术领域发展迅速，档案信息的表现形式上也有了质的改变。将传统的纸质档案信息合理的应用信息技术转换为数字化档案，利用信息技术协助信息安全管理工作人员一起保护数字化档案信息的安全。数字化档案的出现，使工作人员在收集、整理分析和储存信息时更加快捷轻松，同时也使档案信息管理上的水平更上一个层次，在一定程度上推进了数字化档案管理水平的发展。但是信息安全管理工作中还存在着一些漏洞，还需建立并实施有效的信息安全管理制度，将责任落实到人头上，保证信息安全管理工作的有序进行，实现数字化档案信息安全管理的目标。

1 实施数字化档案信息安全管理的意义

随着我国经济水平的迅速增长，我国信息技术水平也在迅速的提高，深刻意识到数字化档案信息安全管理工作的意义，信息安全管理作为保护数字化档案安全的重要前提，在建设数字化档案信息的保障体系时必须考虑其完整、可靠性，从而建立一套完善的管理制度，这样才能使建设数字化档案信息体系时各个环节的进展上能够合理、规范。由此才能保障信息管理工作的安全性。

数字化档案信息管理工作中，能促使工作人员积极参与到数字化档案信息安全管理体系的建设中来，建设合理高效的信息安全管理体系，能让工作人员齐心效力，在提高工作人员的工作质量的同时还能提高工作效率，对保护数字化档案信息安全和企业人文发展都起到了很大的作用。

2 影响数字化档案信息安全的因素

数字化档案信息安全管理与计算机中其他数据管理存在着同样不安全因素影响的困扰。一旦出现不安全的现象发生，数字化档案信息的安全性则得不到保障，也直接影响到信息的完整度。根据收集到的信息所知，常见的不安全情况主要体现在以下几个方面：

2.1 计算机硬件出现故障

当计算机中硬件出现故障，数字话档案中的信息安全将受到很大的危害性，会出现数字化档案信息数据丢失、数字化档案信息数据的完整性遭到严重破坏等不可控问题，降低了档案信息的使用率，并且在数字化档案信息安全管理工作的发展上设置了一道难以跨越的障碍，这种状况不利于数字化档案信息的安全保障。

2.2 计算机软件出现故障

数字化档案信息数据的收集、处理、分析等管理工作都是依靠于计算机内的操作系统以及相关的数据处理软件来进行运作。那么，计算机软件的功能质量高低直接关联到数字档案信息数据的安全性和完整性。随着各个单位对信息安全的高度重视，并对数字化档案信息系统的进行完善整改，信息安全系统对软件的选择条件越来越高。计算机软件如果出现了严重的故障，会导致数字化信息管理工作受到限制，影响数字化档案信息安全管理工作的进展。但是在与硬件出现故障的机率相比较，软件出现故障的机率要小一点。

2.3 遭受病毒及黑客的袭击

就算在电脑中装置了防火墙，安装了各种杀毒软件，但依然无法抵挡病毒和黑客的恶意袭击，严重影响了数字化档案信息安全性，这种现象经常发生，无法完全主导控制。

2.4 人为不恰当的操作导致故障

在数字化档案信息数据安全保护的工作中，信息安全管理人员在工作时不够严谨，可能存在操作计算机失误的问题，比如在精神疲惫的工作状态下误将信息数据删除并且无法恢复。这一问题将给数字化信息的完整性带来不可挽回的局面。

2.5 计算机本身问题

计算机中硬件和软件在兼容方面可能导致计算机即时死机，信息安全管理工作人员在没有预知的情况下不能及时将信息数据导入到另一个可使用的系统中。从而直接导致信息数据的丢失。

3 数字化档案信息安全管理办法

3.1 计算机设备的安全管理

计算机的硬件出现故障的机率较多，对数字化档案信息的安全造成的较严重的威胁，因此，应该积极探讨研究出对数字化档案信息安全管理的高效措施，严密把控计算机硬件设备的出现故障的机率，有效保护数字化档案的信息安全。在把控计算机硬件出现故障的过程中，可以从选择计算机硬件设备的性能方面着手，选择性能较好的计算机硬件设备。在选择计算机硬件设备时应该考虑到计算机的生产厂家是否以符合要求，以及对计算机硬件设备的开发商背景进行调查。多方面审核计算机硬件的兼容性和安全性、拓展性。从而保证计算机在更换系统过程中对数字化档案信息的安全性。

3.2 建立健全信息安全管理制度

数字化档案信息比较多样化，在管理起来的一定程度上较困难，因此，在数字档案化信息安全管理的工作中必须有一套较完整的管理制度，将信息安管管理工作提升到制度化管理。为了避免在管理工作上面出现混乱的状况，首先，要建立一个数字化档案的管理制度，将已经分析、整理好的档案信息数据进行分类保护，将一些比较隐秘敏感的信息严加保护，避免工作人员在离开计算机后被不法分子盗窃、破坏其完整性。其次，应该建立一个规范的工作人员安全管理制度，首要任务是要引导信息安全管理人员对数字化档案信息安全管理的重要性的理解，将信息安全管理切实的贯彻到实际安全保障中去。管理人员在工作过程中能够做到严谨负责，认真执行维护信息安全。信息安全管理部门应该定期制定培训计划，对信息安全管理工作人员进行高效培训，使之能收获到其他优秀的信息安全管理理念和管理办法。同时，信息安全管理部门应该制定一个奖罚制度。对工作态度积极负责的信息安全管理工作人员给予奖励，对在工作不够严谨负责或者管理不够严格的信息安全管理人员进行处罚和警告，使工作人员有意识的调整工作态度，维护好档案信息的安全。有了一套完善的管理制度，数字化档案信息安全管理工作开展的更顺利，信息安全也得到了有效的保障。

3.3 信息技术的安全管理

仅仅依靠管理人员在数字化信息安全管理上提高安全管理强度是远远不够的，还需要现阶段先进科学的信息技术辅助管理。为了有效保证数字化档案信息数据的安全性，可以将先进的科学信息技术应用到数字化档案信息安全管理工作中，以此来提高数字化档案信息的安全。例如设置信息的访问权限，访问时必须进行认证，安装防病毒系统等方式。

由此可见，在数字化档案信息安全的管理过程中，要对信息安全管理工作的严谨性进行全面把制，并对数字化档案信息管理的现状进行分析，及时采取有效的管理办法进行整改，有效提高数字化档案信息的安全性和完整性，从而推进数字化档案信息安全管理的发展进程。

[1]翟俊海.数字化档案的信息安全问题与管理策略[J].办公室业务,2014,01:146-147

[2]何颖珊,万海军.试论数字化档案的信息安全问题与管理策略[J].现代国企研究,2015,12:38

丁婷婷（1980-），女，汉族，助理馆员，主要研究方向为档案管理。