人事档案管理信息化研究

2017-12-27徐娅重庆海事局通信信息中心

数码世界 2017年9期

徐娅重庆海事局通信信息中心

人事档案管理信息化研究

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在机关事业单位中，人事档案无论对于个人和单位都有着重要作用，可是在信息快速发展的网络时代，人事档案管理多仍采用传统的实体化管理方式，已不能适应网络时代的要求，信息化是其未来的必然趋势。本文针对现阶段人事档案管理中存在的问题，提出其信息化建设不仅需要加强专业队伍的建设，也要加大对基础设施的投入，还要建立健全相关的制度机制，才能使人事档案管理与时俱进，尽早实现信息化的目标。

人事档案信息化

1 人事档案管理的重要性

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，更是正确选拔任用干部的基本依据，它能直接影响到“党管人才”的工作成效。人事档案管理在单位管理工作占据重要地位，它的好坏可以影响到单位方针目标考核结果，甚至可能影响单位未来的发展。

2 人事档案信息化的必要性

网络时代，信息化已渗透工作、生活的方方面面，而很多单位人事档案仍采用传统的管理方式，已不能适应网络时代的要求，档案管理工作如何能够与时俱进，充分发挥其职能作用，信息化管理是其未来的必然趋势。其必要性体现在以下几个方面：

2.1 可以延长保存年限

纸质档案存放在档案室中易受潮湿空气腐蚀和虫子叮咬，遇到水灾、火灾、地震等自然灾害时，档案更是会遭受毁灭性打击，修复几乎不可能。实现信息化管理之后，就算纸质原件不复存在，但电子档案存放于网络上，可以起到与原件同等作用。

2.2 便于查阅，提高工作效率

以传统的管理方式查阅人事档案时，需要档案管理员到档案室根据需求找到档案，为了查阅一份档案要来回奔波，既浪费时间又降低工作效率。实现信息化管理之后，管理人员在电脑上就可直接查阅，既省时又省力。

2.3 便于共享，消除安全隐患

传统纸质人事档案无法进行共享，只能查阅或者调用，手续十分繁杂，而且在传递过程中，也可能出现涂改档案等行为。在实现信息化管理后，上下级、兄弟单位之间可以通过内部局域网和软件系统实现电子档案共享，避免人事档案流转过程中的安全隐患。

3 人事档案管理中存在的问题

3.1 档案管理人员信息化素质欠缺

人是进行人事档案管理的主体，人的素质直接决定了档案管理的专业性。但是当前很多单位大多没有配备专业的人事档案管理员，多数档案管理员都是“半路出家”，而且年龄普遍偏大，多是临近退休或者是被返聘，他们对信息技术的接受速度较慢，信息化素质偏低。

3.2 基础设施配备不完善

当前人事档案管理人员所使用的计算机、复印机多为老化淘汰设备，不仅运行速度缓慢，而且极易死机。很多单位都已进入双网时代，即内部局域网和外部因特网，两网各有特性：内网范围受限、保密性强；外网开放互联、不确定因素多。由于出差或加班无法使用内网，通过VPN可通过外网登陆内网，但受限于经费、技术等原因，多数单位并未使用VPN技术。

由于多数单位仍采用传统人事档案管理方式，所以规范的人事管理软件系统还较为少见。硬件设备将纸质档案实现电子化，而软件系统可实现电子资料的集中管理，管理人员可通过系统查阅、管理人事档案。

3.3 相关规章制度不健全

由于各单位对归档资料内容和时限方面没有严格的规定，使得经办人员对此事不上心，造成档内案资料与实际情况脱轨。其次，对于人事档案整理间隔年限也缺乏明确规定，往往都是上级安排一次就整理一次，缺少制度约束，无法使人事档案整理成为一个可预见、周期性的工作。

4 人事档案信息化策略

4.1 加强人事档案管理人员队伍建设

为提升现有人员信息化管理水平，一方面要加强信息化技术培训，指导他们正确使用信息化设备，能够独立运用软件系统对电子档案进行管理；另一方面，要加大对大中专院校档案专业学生的招录引进，可以使人事档案管理工作更规范、更科学。

4.2 加大对信息化设备的投入

基础设施不完善的现状，需要通过加大对信息化设备的投入来改善，为管理人员配备专用的计算机、打印机。人事档案由于保密性较强，所以放在内网较为安全，基于加班、出差等因素，可以考虑采用VPN技术。其次，要建立一套完整健全的网络信息管理系统，很多单位基本不具备独立开发信息管理系统的能力，现在市面上有成熟的系统出售，通过付费即可使用。