人事档案管理及其应用研究

摘要：随着近年来我国经济的快速发展，档案管理体制改革成为了当前的热点。人事档案管理作为档案管理行业的重要组成部分对单位管理机制的优化有着重要影响，决定着单位的内部的人员组织架构和管理模式。鉴于此，本文就人事档案管理及其应用展开详细的分析，并提出具体的研究思路，以供广大读者借鉴。

关键词：人事档案管理；应用途径；问题研究

一、在事业单位内部如何做好人事档案管理

（一）做好基础工作

在现代人事档案管理工作过程中，首先要把基础工作做扎实，做到位。首先，作为档案管理人员要做好宣传工作，宣传工作是其他工作开展的基础，只有具备基本的档案管理思想，才能深入履行岗位工作职责，切实发挥自身职能。人事档案管理宣传工作的开展要放在战略高度进行，必须要让各层面的领导充分重视人事档案管理的必要性与地位，能够结合单位的资源建设情况合理规划人事档案建设路线，从物质和政策两方面来获得支持，将人事档案资源充分的整理、归档并尽可能的将其应用，充分发挥人事档案资源的实际价值。

（二）建立信息搜集工作

在人事档案管理工作过程中还要以信息采集为中心，建立档案信息搜集体系。在新的经济发展阶段，档案信息搜集体系的构成较为简单，很多档案管理人员不知道在工作中如何有效的收集人事档案资源信息，并将这些第一手信息材料进行汇总、归类和存储。所以单位内部的负责机构应该充分发挥自身的职能，以信息搜集为导向，完善本单位的人事档案信息搜集体系建设，要将工作重点放在相关人员工作水平以及专业能力的各项指标考核材料中，突出不同工作人员的工作能力和职业道德水准，让人事档案材料能够充分反映这些员工的工作态度和能力。人事档案信息收集体系的建立要充分反映客观实际情况，切不可变相搜集，要以反映员工的整体素质水平作为人事档案管理工作的出发点，在认真落实相关档案管理政策的同时对于搜集材料的真实性要科学合理审查，对于不准确的档案信息材料坚决不予采用，切实坚持''档案反映客观现实''的中心思想，切实确保档案材料的真實有效。

（三）做好人员培训工作

人事档案管理中还要切实做好培训工作，以提高档案管理人员的相关素质为出发点增强档案人员的工作能力。在信息技术高速发展的21世纪，做好人事档案管理工作，不仅仅是调整系统内部架构的有效途径，也是单位内部人事活动变化的主要参考依据。而人事档案材料能否客观反映单位内部员工的工作水平和职业能力关键因素在于档案管理人员是否有着较强的专业素质。所以在单位内部人事档案管理过程中要以提升档案管理人员的专业素质为导向，深化档案管理人员的专业发展。除了要鼓励档案管理人员学习本专业的知识之外，还应该鼓励其广泛而深入的学习，学习其他各科目的知识，不断扩充其知识视野，提升其综合素质。

二、人事档案管理信息化建设应用途径

（一）建立人事档案数据系统

在现在单位内部进行人事档案管理，首先要建立人事档案数据系统，实施人事档案信息的动态监控。人事档案数据系统的建设，不仅能全面反映单位内部各个员工的工作变化情况，还能反映各领导干部的职能履行情况。一旦受到外界因素影响，干部基本情况发生变化时，可以利用人事档案数据系统快速的更新信息数据，从根本上保障人事档案信息的时效性、权威性和准确性。单位内部的人事档案管理部门，可以利用计算机、各种移动智能终端设备、现代化信息技术将各种纸质文献档案信息资源通过相应的技术处理成数字文件或电子文件，存入到相应的数据库当中，形成信息化数字化的人事档案信息管理体系，为人事档案管理活动开展提供便捷。

（二）建立人事档案网络化管理体系

在单位内部还要建立人事档案网络化管理体系，让人事档案管理分级开展。档案网络化管理体系的建设要根据信息量大小，信息资源的类型逐步确立管理权限。管理权限的划分要因人而异，针对不同层次的人员信息使用需求，建立相应的管理局域网，通过局域网实现人事信息资源的传递和共享，满足不同用户的使用需求。同时在人事信息资源使用权上，可以根据用户的情况不同，设置相应的密码和身份确认，提供所需的档案资料，在管理权上可以实行分级管理制度，按照局域网体系建立不同的职权大小系统，每一层次系统下辖一个相应的负责人，由相应负责人进行监督，对不同人事档案信息资源的使用情况进行检查，以此来提高信息资源的利用效率。

（三）建立个人电子档案系统

人事档案管理要想全面的应用还要建立个人电子档案系统，实施人事档案自动化管理。在经济快速发展的时代中，为了适应人才流动的需求，便于单位内部实现一体化的人事信息共享，可以将个人能够公开的部分内容制成刷卡式电子档案，该档案由主管部门制作并负责维护更改，由个人持有，用人单位只需阅览此卡片的内容信息便可清晰知道不同人才的专业技能和特长，有助于用人单位选择适合工作岗位的优秀人才。个人电子档案的建立可有效提高人事档案管理效率，减少气“死档”现象的发生，还可以减轻人事档案工作人员的工作量，最大程度上节约物力资源，促进档案信息资源的可持续发展。

综上所述，人事档案作为现代档案管理框架中的重要组成部分，对单位内部组织结构的优化，干部的任用有着重要的影响。因此，在信息化条件下把握好人事档案管理的作用和地位，协调好档案管理中的各方面关系，以信息技术为导向，可充分提升档案管理效率，促进人事档案信息资源的合理利用。

参考文献：

[1]谢玉梅.大数据时代背景下医院人事档案管理探析[J].人才资源开发.2017（16）

[2]郑文夙.新时期人事档案管理信息化探析[J].企业改革与管理.2017（17）

[3]张文，薛晓萌，刘红.“前端控制”在高校人事档案管理实践中的运用[J].黑龙江档案.2017（04）

作者简介：徐西磊（1986.12）男，籍贯：山东汶上，单位：山东省邹城市委组织部干部信息中心，研究方向：人事档案管理和文书档案管理。endprint