谈人事档案的规范化管理

车永利

摘要：人事档案记录着个人学习经历、学业水平、工作经历等情况，直接反映个人综合情况，是个人人生轨迹的体现。人事档案管理，是现代企业管理重要组成部分，是企业必须做好的工作。笔者根据自身多年人事档案管理从业经验并结合当前人事档案管理现状进行相关论析，谈谈人事档案的规范化管理，望给广大同行提供借鉴。

关键词：人事档案；管理；规范化

人事档案是反映个人的经历、学历、奖惩、职务等情况的，对个人求职和日后发展具有重要影响。从事人力资源管理的都知道，人事档案管理是其基础性工作，管理好人事档案对公司人力资源开发具有重要作用。因此，管理好人事档案是每个企业必不可缺一项工作，企业要获得持续良性发展，需要大量的优秀人才，这就必须要做好人事檔案管理。然而目前企业在人事档案管理不够规范，管理方法和手段也比较陈旧，不利于现代化企业管理。本文就目前人事档案管理方面存在的问题以及解决策略做相关探析。

一、目前人事档案管理存在的问题

（一）人事档案管理制度不健全，没有形成体制

目前，大部分企业在人事档案管理方面没有健全的管理体制，档案管理不规范。在这些企业中，没有固定的管理档案的专业的档案室或部门，对人事档案管理不重视，这可能造成档案丢失的后果。而且没有相应的薪酬考核奖罚体系[1]，企业对于档案人员管理要求，大多数是口头传达，对档案工作人员奖罚也没有相应的规章制度，可能会导致企业有人事档案工作人员工作不负责，上班浑水摸鱼的现象出现。此外，企业在对公司员工职位升降、薪酬变动行为也不规范，大多数也是口头传达，没有形成相应的书面材料，这会导致有些员工利用公司人事管理方面的漏洞，任意更改个人档案信息，会使档案没有真实、原始的反映个人工作情况。

（二）人事档案管理不规范，不方便调阅

人事档案管理是规律性非常强的一项工作，这要求人事档案管理人员有相当强的专业技能且非常细致耐心。人事档案在整理要按照一定规律整理，使人事档案在日后查阅时方便、及时调阅到档案。但目前，很多单位对人事档案管理并不规范，他们把档案原始材料杂乱地堆在一起，甚至都没有分类归档，这给以后需要查阅人事档案时造成了极大的不便。虽然有些单位已经意识到规范整理人事档案的重要性，把档案立卷成册，有专门的档案室存档，但是多没有按照人事档案要求的十大分类法进行详细整理，这也给查阅档案时带来一定困难。

（三）人事档案队伍建设不到位，缺少专业档案管理人才

有的企业档案室人员配备不齐，缺少专职的档案管理人员，而兼职档案管理的人员，因有其它工作，没有把工作重心放在档案管理上。也有的兼职人员，没有经过专门性的业务培训，档案整理专业能力弱，业务不熟练，导致档案整理工作效益低[2]。有的档案工作人员，因为公司不够重视档案管理，薪酬待遇不到位，不能够安心的做档案管理工作，总在寻机跳槽，谋求更好的发展。这样的人事档案队伍极不利于企业人事档案管理。

二、解决人事档案管理不规范问题的策略

（一）建立完善的人事档案管理制度，保证有章可循

企业要重视人事档案管理这一块，加强人事档案管理工作，要形成相应的人事档案规章制度体系。对员工职称调动或者薪酬变更要有相应的书面文件公示，这利于企业人事档案工作人员整理归档。档案管理要根据国家档案管理相应法律法规[3]，并结合本单位实际情况，建立健全企业人事档案管理的规章制度，规范企业人事档案管理工作。例如，材料的归档、借阅查阅、转递保密等形成了相应制度，这能让人事档案管理人员，在整理档案时严守要求，规范整理。所以，企业要想整理好人事档案，必须要有完善的档案管理体制作支撑。

（二）档案管理信息化、规律化管理，方便调阅

企业人事档案管理要规范化，按照国家人事档案管理细则，规范整理。同时，也要探索其整理规律性，这就避免了以后调阅档案时，一时无从查找，浪费了不必要的时间。另外，档案管理要与时俱进，对档案整理方法创新，可以借助现代网络技术，实现对档案信息化管理，这也极大的提高了档案整理效益。

（三）建设一支强有力的档案整理队伍，提高档案人员工作能力

档案管理是对工作人员专业技能要求非常强的工作，公司要重视档案管理队伍的建设。首先，企业要招聘专业性、工作能力强的档案管理人员，充实企业人事档案管理队伍。其次，要有专职人事档案管理人才，不要再有兼职现象，要加强对人事档案管理人员专业技能的培训，提高档案管理人员专业素养。最后，企业要重视人事档案管理人员，给予合理的薪酬待遇，稳定人事档案管理工作人员的人心。只有专业的人事档案管理队伍，才能有效、规范企业人事档案管理，为公司人力资源开发做贡献。

三、结语

总之，人事档案管理对企业人力资源开发和公司持续良性发展具有重要作用，是国家和企业不可或缺的管理工作。而规范化的人事管理，有利于提高人事管理效益，促进企业长效发展。

参考文献：

[1]周珍.谈人事人才档案管理工作的提升[J].人力资源管理，2016（2）：170-171.

[2]赵婧.浅谈事业单位人事档案管理水平的提升[J].管理观察，2016（31）：62-63.endprint