新常态下的体系检查方法创新及应用

文/王晓红,中国石油大庆炼化公司

新常态下的体系检查方法创新及应用

文/王晓红,中国石油大庆炼化公司

目的 企业为了满足安全、环境、产品质量等各种标准要求，规范管理，建有多个管理体系，原有管理体系检查基本上都是按照标准体系要素要求进行检查，检查模式过于僵化，检查的深度和广度有限。随着企业管控水平的不断提高，对体系检查也提出了更高的要求，体系检查观念要转变，方法要创新，内容要深入，如此，才能满足企业管理可持续发展的新要求。

体系检查 方法 创新 应用

1 体系检查方法创新的必要性

企业为了满足安全、环境、产品质量等各种标准要求，规范管理，建有QHSE管理、测量管理等多个标准管理体系。为确保体系的有效运行，企业需要组织开展各种检查、评审活动，定期对体系的全面性、适宜性、动态性、合规性及改进情况进行检查，以便及时发现在制度、流程、标准化、合规管理等方面存在的主要问题，及时改进提高。通常情况下，企业开展的管理体系检查基本上都是按照各标准体系要素要求，或风险控制点要求，进行点对点检查，检查的深度和广度具有一定的局限性。随着企业管控水平、抗风险能力以及标准化要求的提高，面对新形势、新任务，转变管理体系检查观念，创新检查方法，深入系统的发现企业管理存在的薄弱环节，成为必然要求。

2 检查理念和检查工具的转型

检查理念由传统的专业检查向企业管理检查转型，发现的问题也不在仅仅局限于具体的专业问题，而是要发现更多的影响企业经营管理的实质性问题。检查工具由传统的利用标准体系要素点，或风险控制点要求作为依据进行检查，向以国家法律法规、行业规范、规章制度为依据进行检查转型。

3 检查方法的转型

由传统的单点检查向综合型检查转型，通过借鉴财务审计、合同审计、工程审计的理念，综合运用各种检查方法和技巧，才能透过现象看到本质，发现深层次问题，提出真正有利于提高企业经营管理水平的建议。

3.1 顺查法：是按照业务发生的程序，对每个工作环节的顺序以及执行情况进行检查，以运行记录为依据，判断工作程序的正确性，也是最基本的检查方法。

3.2 倒查法：是根据业务链条发生的环节,分析并寻找业务链的特点,发现其内在联系,从业务链末端或下游业务入手,发现问题后反查的一种方法。该方法适用于采用顺查法无法查出问题或无法获取所需样本的情况，可以发现已存在的不符合或违规情况。例如检查物资采购管理，先从财务部门取得物资采购入账会计凭证，根据凭证中的付款原始单据获得相应的物资采购信息，然后再从合同管理部门取得相应的合同总体，对照已发生的业务查找合同文本，如果没有合同文本，说明没有签订有效的物资采购合同；对于有合同文本的，再检查其是否为事后合同。

3.3 寻根溯源法：是指分析业务实施过程的记录信息来源，确定其真实性、准确性和可靠性的方法。采用该方法能够使发现的问题不停留在表面，通过继续访谈业务人员、查验资料进一步查找问题发生的根源，分析管理的漏洞，从管理体制上杜绝同类问题的发生。

3.4 对比分析法：是指通过对相互关联的资料交叉对比分析，找出具体的钩稽关系，对异常情况、可疑数据、可疑事件进行追踪，以此发现不合规问题的方法。对比分析的内容包括帐帐对比、帐表对比、帐单对比、帐实对比、表表对比等。例如：通过对比分析同一月、同一人的考勤表、奖金发放表及考勤系统记录，检查奖金发放的合规性。

3.5 现场观察法：是指在不干涉自然状态的工作前提下，通过对工作现场员工的工作过程、行为、内容、工具使用等情况进行观察，并详细记录，与操作规范要求进行对比分析，以此发现问题的方法。

3.6 抽样检查法：是指深入工作现场，对工作流程中的每个环节，随机抽取样本（工作过程中生成的各种单据、记录等），检查是否符合制度及规范标准要求的方法。在抽取样本的过程中，还可以借助职业判断，由随机抽样转为重点抽样，不仅能提高检查工作效率，还能够达到加大检查深度的目的。

3.7 辅助工具法：是指利用信息技术手段，通过查询系统日志、系统操作记录、系统数据、影像资料等信息，与人工记录相对比，来判断人工操作的真实性和准确性的方法。如：查机房出入登记表发现*月*日下午15:00张三进入机房，与进入机房门禁系统的刷卡时间、上机操作记录进行对比，发现存在不一致的情况。

4 组织方式和结果应用的转变

由原来的各专业部门单线作战，各自完成，向全局意识，协同作战转变。由体系综合管理部门统一策划，明确要求，分阶段、分层级开展。建立检查内容横向全覆盖，纵向到执行岗位的立体检查机制。解决了体系检查覆盖面不全，存在盲区的问题。检查结果由原来的独享，向共享转变。大大提高了工作效率，避免了重复工作。

结束语

新常态下管理体系检查方法的创新和应用，解决了体系检查观念陈旧，为了检查而检查，检查依据简单，内容单一的问题；解决了体系检查方法单一，检查出的问题停留在表面现象，不够深入的问题；解决了体系检查覆盖面不全，存在盲区的问题；解决了单一作战，信息无法共享的问题。促进了企业管理水平的不断提升。