城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析

◎高珊

城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析

◎高珊

随着我国城市化进程的不断推进，城建工程也迎来了发展的大好时机，但是相对的，城建档案量也在与日俱增，无论是电子档案还是传统纸质档案，都面临着管理难题，本文对城建电子档案与传统纸质档案的管理异同做如下分析，以期可以帮助城建单位统筹管理好各类重要的档案文件。

无论是电子档案管理还是传统纸质档案管理，其管理目标都是为了实现档案信息的合理保存和高效利用，因此，分析电子档案和传统纸质档案的管理异同，是扬长避短，合理选择档案管理方式的首要前提。

城建电子档案管理与传统纸质档案管理的不同点

管理的媒介不同

电子档案管理的媒介是计算机，其优势如下：

电子化管理，快捷便利：电子档案管理可以在最短的时间内实现档案信息的增、删、改、查，而且随着电子档案管理软件的不断优化，其功能也越来越强大，面对海量的城建档案信息，电子档案管理软件可实现档案检索“无遗漏、无偏差”，这是人工操作很难办到的。

电子化管理，省时省力省空间：大幅度节省空间资源是档案电子化管理相比于传统纸质管理的最显著的优势，一台小小的电脑就能囊括占据百平米空间的所有纸质档案文件，最大程度上节省了空间资源，而且要对百平米空间的文档资料进行管理必然要耗费巨大的人力、物力、财力，对城建企业来说也是巨大的经济开销，为实现企业单位利润的最大化，利用计算机管理档案也是十分必要的。

传统纸质档案管理的媒介是纸张，其优势如下：

纸质档案可方便即时展示：纸质档案的最大优势在于可以随时携带，虽然占用空间，但是可以即时展示，不用检索等操作，对于一些常用文件，通常都要采用纸质档案管理的方式，可以免去许多不必要的麻烦。

不会受计算机病毒的威胁：作为纸质档案，其不需要与计算机网络打交道，自然也不会受到计算机病毒的威胁，对于一些非常重要的城建文件，其管理安全性要远远大于其管理高效性和便利性，因此可以采用纸质档案管理的方式。

管理过程中的问题不同

电子档案管理的问题在于数据安全性，具体如下：

常遭受计算机病毒的威胁：城建档案都是有关城市规划建设的重要文件，如果被不法分子窃取，必然会产生严重的社会影响。因此，在档案管理过程中保障城建档案信息的安全性是非常重要的。但是电子档案管理的信息载体是计算机，必然经常遭到计算机病毒的威胁，这是电子档案管理的最大弱点。

遇断电、断网情况信息无法使用：如果遇到断电、断网的情况，轻则数据无法调出，重则会造成数据丢失和损坏，（廖彦飞.基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用[J]. 城建档案, 2017(1):89-89.）例如档案管理员在录入一份非常重要的城建档案时忽然断电、断网，则信息就会因为传输中断而变得不再完整，再例如有一份城建文件急需调用，而此时断电、断网就意味着档案信息根本无法调出。

纸质档案管理的问题在于数据的应用环境，具体如下：

对保存环境要求高：纸质档案毕竟属于实物管理，同其他的物品管理一样，对保存环境要求非常高，尤其是一些非常重要的城建文件，更是需要特定的保存环境，而且要采用非常完备的保全措施防止风吹、日晒、雨淋和虫蛀。

实际空间资源消耗量大：相比于电子档案管理方式，纸质档案要占用很大的空间，而且不能随意摆放，要有档案袋、档案盒、档案架等配套设施，往往几十册重要的城建档案就要占用一整台电脑的空间，实际空间资源消耗量大。

城建电子档案管理与传统纸质档案管理的相同点

管理目标相同。上述中提到，无论是电子档案管理还是传统纸质档案管理，其管理目标都是为了城建信息的有效保存和利用，因此，其管理目标是相同的，实际管理工作中，档案信息如何保存只是根据实际情况而定，而非只是遵循“省时省力、高效节约”的原则，即档案管理只是方法，要为共同的管理目标而服务。

都需要人工参与。虽然现在的科学技术已经非常发达，智能机器人也广泛的应用于制造、建筑等领域，但对于档案管理来说，智能机器人是不能使用的，因为智能机器人只能根据指令行事，并不能完全取代人的管理行为。（赵晖. 城建电子档案与传统纸质档案的管理异同分析[J]. 城建档案,2012(7):38-39.）从这一点来说，无论是电子档案管理还是传统纸质档案管理，都需要人工参与，以衔接一些重要环节，保证信息安全。

都属于现代化的档案信息管理手段。传统的纸质档案管理并不是落后的档案管理方式，同电子档案管理相比也有诸多优势，特别是在重要文件的保存和利用过程中，纸质档案管理比电子档案管理的可靠性要强很多。所以，两者都属于现代化的档案信息管理手段，并没有优劣之分，更不能互相取代。（谢传奇. 电子档案管理和传统档案管理利弊分析[J]. 黑龙江科技信息, 2017(8):156-156.）

都需要科学的管理方法和先进的管理理念。无论是电子档案管理还是纸质档案管理，科学的管理方法均保证了其管理过程的合理性，同样的，先进的管理理念也均保证了其管理方向的正确性，因此，两者都需要科学的管理方法和先进的管理理念。

其核心管理主体均为档案信息。电子档案管理方式再简单高效，如果计算机中病毒或遇断电、断网情况也束手无策，纸质档案方式再安全可靠，也难以做到绝对安全，无论是电子档案管理还是纸质档案管理都只是管理手段，都要以档案信息为核心管理主体。（傅文丽. 电子档案与纸质档案在管理上的异同分析[J]. 管理学家, 2013(20).）

两者相辅相成，互相配合。对于一些非常重要的城建档案，要具有“双保险”，即两种档案管理方式都要用，最大程度上保证数据的安全性。实际管理工作中，电子档案管理与传统纸质档案管理能够做到优势互补，两者相互配合共同管理重要的城建档案，也是日后城建档案管理工作的主要方向。

综上所述，电子档案管理的管理优点是高效性和便捷性，缺点是网络安全性和数据传输安全性，而传统纸质档案管理的管理优点是人为处理和即时展示，缺点是工作量大、工作低效。但无论是电子档案管理还是传统纸质档案管理，都要以档案信息为中心进行合理选择。

吉林省四平市市政设施维护管理中心）