发票电子化：报销三部曲

2017-12-25陈虎

首席财务官 2017年24期

关键词：差旅纸面相关者

文/陈虎

不管是开票系统、报销系统，还是其他的财务系统，发票的开具以及员工接收发票后的报销都不是以系统为核心，也不是以发票为核心，而是以员工为核心。

1816年9月13日，Rene Laennec发明了听诊器，就这么一个小小的器件，是现代医学的开始，促进了临床医学的巨大进步。200年过去了，电子发票对于财务，就像听诊器一样的发明，极大地帮助财务走向未来，大踏步的进步。

报销的过去和现在

回顾报销的历史，对于普通员工来说，报销非常困难，要把所有的票据一张张粘贴好，填好报销单据，找到相关的领导签字，拿给财务，等着记账、付款，等着回答财务的诸多问题。而这一切，都是基于纸面的传递，基于桌面的处理。

二十多年来，中兴通讯一直在解决财务这种重复、冗繁的流程。1999年，提出“看不见的财务、无处不在的财务”的理念，用互联网的方式把中兴通讯所有的报销搬到网上，让财务成为企业的数字神经，深入企业经营的所有环节，成就了中国的第一个网上报销系统。而如今越来越多的企业上线了网络报销系统，越来越多的社会化网络报销正在实现。

2005年，中兴通讯又成立了中国第一家财务共享服务中心，并进一步实现了许多管理创新，比如从纸面的传递转向影像扫描，生成电子化单据；实现了双屏审核，提高处理效率；实现了条形码实时跟踪单据状态……这些创新，让我们的财务流程更加无纸化，更加高效。

成立财务共享服务中心的初衷就是解放财务，不希望所有的财务人员的眼睛都仅仅盯在“票账表钱税”这五件事上，不希望长时间停留在报销、记账、审核、对账、出表中。让财务不再沉浸于把资产负债表的最后一分钱对平的成就感之中。

我们每年有200万份凭证，要打印两百万份白纸，每2500张白纸是一棵15年的杨树，这只是一个企业对环境的影响，中国有2000万家企业，这些企业所有的凭证打印加在一起，会造成多少的环境负担。

2013年，财政部《企业会计信息化工作规范》第34条“大型企业集团应当探索利用信息技术逐步建立财务共享服务中心”，第40条“企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料”，第41条“企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料”。这些前瞻性的国家政策的推出，为财务的无纸化、数字化扫清了阻碍，指明了方向。同年，国家税务总局启动电子发票试点项目，为财务开启了未来。

报销的未来

企业是什么？企业是利益相关者的价值连接，企业为所有的利益相关者创造价值，客户、供应商、员工、政府、投资者、债权人、媒体和社区等，这些都是企业利益相关者，企业是为他们创造价值的。

财务是什么？财务是利益相关者的信息连接，财务要建立数字神经网络，为所有的利益相关者提供信息。

报销是什么？报销是企业和员工的重要连接，财务部门在员工连接中提供的服务，就是报销。

我们需要评价财务部门的效率和成本：

效率的评价是为利益相关者建立有效而快速的连接。财务有两类基本业务，第一类业务如开发票、采购审核付款、员工费用报销等，需要实时的效率，如果财务不能实时开出票，企业的销售行为就会延迟；如果财务不能和供应商建立及时的数据交换，企业的采购行为就会延迟；如果财务不能为员工提供更好的报销体验，企业的员工就会受到影响。这些实时的效率，是企业价值的重要组成部分，是企业的核心连接，是财务首先应该关注的。第二类业务就是财务的记账、算账、报表，以及内部财务管理工作，这些工作不追求实时效率，信息处理与经营流程是可以异步处理的。

成本的评价，不仅仅关注财务自身发生了多少成本，而且还需要关注员工在报销中花费了多少成本。企业有很多的资产，但是只有一项资产是能动的，那就是员工。员工是企业最重要和唯一有创造力的资产。财务不能以报销为手段来考虑如何管控员工，而是应该让员工在报销中间有更好的体验。我们需要关注员工在报销中间花费了多少时间，如员工贴票需要花多少时间、提交需要花多少时间、审批需要花多少时间、跟财务交流需要花多少时间，全体员工加在一起为报销花费的时间，其中的每一秒，都是企业最宝贵的资产。

同时，报销中获取的信息，是企业经营的数字密码，蕴含着经营过程中的巨大信息价值。以差旅报销为例，航线、航空公司、出差地点、常住酒店等数据，是企业进行差旅管理政策设计和差旅供应商谈判的重要依据，是公司差旅成本管理的重要基础，也可以展示出企业一段时期的业务发展态势。

怎么办？用最简洁、最有效、最先进的流程和技术去改造这个连接。员工的报销更简单、更便捷。