医院数字档案室建设

林桦

医院数字档案室建设

林桦

档案在信息资源中占有重要地位，主要有服务评价、经营管理、医疗保障、疾病预防、医疗纠纷以及保险理赔等多个方面，对医院经济、科研、教学活动以及医院服务水平、管理质量评估均有重要意义。档案信息随着医院活动不断增多，传统管理模式存在诸多问题，包括调度困难、利用率低等，资源浪费现象时有发生，这无疑增加了医院工作负担，另外，部分珍贵资料仅存于单独终端，安全性难以得到有力保障，为完善管理，消除上述弊端，医院数字档案建设改革是不可阻挡的。医院数字档案的建设核心在于人才队伍、硬件设施、管理系统等，这是保证数字档案室良好建立的前提条件。

随着医疗保险制度及卫生体制的不断发展，加之信息科技的高速发展，医院工作中的相关信息也呈现逐步增多趋势。档案在信息资源中占有重要地位，内容包括服务评价、经营管理、医疗保障、疾病预防、医疗纠纷以及保险理赔等方面，对医院经济、科研及教学等活动均能提供参考及基础信息，另外，其也可作为评估医院服务水平、管理质量的重要标准。为更好认识医院数字档案建设，本文对其发展及前景进行综述。

医院数字档案建设的重要性

数字档案可提供档案信息服务，通过开发、利用医院各类档案，保证医院决策及管理水平，有利于医疗质量的提高，同时能够降低医疗成本，促进结构优化，在现代医院管理体系、医院竞争力等方面占有重要地位。

作为医院决策参考信息，档案能够真实记录历史活动，在全面反映客观过程基础下，制定科学决策，可提高方案选择评价及信息处理能力，这在减少决策主观性、随意性以及不确定性方面具有重要意义，有利于保证决策效率及效益。

另一方面，随着科学技术的发展，医院档案种类、内容不断丰富，信息量愈来愈多，这是科研开展过程中必不可少的资料，根据以往资料进行回顾性分析，有利于临床医生进行前瞻性研究，保证研究计划的科学性、可操作性。

在信息编研方面，办公自动化、网络化是不可阻断的趋势，大量电子文件若无法及时归档、收集，会直接导致数据毁坏、丢失，对其后期利用造成直接影响，数字档案室的建立则能够有效保存、维护医院历史发展，保留重要信息。

为促进医疗水平提高、医院良性发展，档案信息资源共享是一项重要举措，数字档案室的建立能够无缝连接于办公自动化系统，对其现存文件进行管理、整合、利用，便于医院各科室间各项文件资料的共享。

医院档案信息现存问题

在医院工作中，大量有价值的档案会随之产生，其载体多样、数量较多，以往通常需要于相关部分借阅，这在一定程度上限制了信息利用率，也给检索使用工作造成一定难度，无法充分展示档案信息的自身价值，传统管理模式中，不同档案存在于医院各个科室、部分，这直接导致信息孤岛现象的产生，资源共享无法实现；同时，因调度管理无法保证统一、科学，在信息利用过程中，浪费、重复收集等情况时有发生，这在很大程度上增加了医院工作负担，且对资源造成一定浪费；再者临床应用过程中，常需将不同档案进行同时对比，传统管理无法满足其需求，无法保证参考信息的权威性；另外，某些档案信息具有其自身内在规律，良好的管理方法帮助使用者发现其规律，但传统管理模式则无法将档案利用价值充分发挥；最后，针对重要、正规电子档案，其通常保存在不同部分终端机，一旦发生故障，则会直接导致信息丢失、损坏，存在安全隐患。

另外，基础设施的不完善也会直接影响着数字档案室的建立，多数医院工作重心可能在于购置先进医疗设备，而忽略基础设施、数字档案室技术的引进。管理人员素质偏低也是现存问题之一，相关工作人员无法适应数字档案室建设要求，如计算机技能、检索目录建立、数据库开发等技能。

故档案管理模式改革是必然的，数字档案室的建设可满足医院不断发展的基本要求。

医院数字档案建设核心

数字档案室建设中的门户网站是重要窗口，可为使用者提供各项服务，这也直接反映了使用者的实际需求，如与医院工作相关的各项活动，包括科研、学术、专门数据库。管理系统的建立则包含了档案的收集、利用、管理等整个周期。为保证档案室的顺利运行，不仅需要做好档案信息收集、分类、管理、安全等工作，做到标准规范，还需将其他系统与数字档案系统集成建设尽快实现，利于数据交换顺利进行。针对纸质档案，应做好管理、保存工作，同时进行数字档案建设，保证工作需要得到满足，促使资源共享不受空间及时间限制，将档案资料实际价值发挥到最大。

医院数字档案馆的建设最主要的核心在于人才。在人才队伍建设中，为保证数字档案室的相关工作（运作、使用、管理等）顺利进行，保证高素质人才团队是基本要求，人员类型及结构合理要求团队在掌握专业档案知识的同时，具备电子信息采集、计算机、组织开发、分类、电子信息管理等技能。人才建设的基础为现代化管理，其内容包括人本理念、系统理念、创新理念以及形象理念，这也直接关系着数字档案室的发展，为其战略及策略的制定奠定基础。构建档案信息的基础为信息主管的建设，保证档案信息的管理、建设，促使其科学利用、开发，对相关信息活动进行合理规划，并通过有效沟通，对档案信息进行协调，这在信息资源共享方面意义重大。另外，医院数字档案室建设人才队伍应覆盖多个层次、学科，包含多种类型，专业型人员应积极引进，特别是兼具网络、计算机技能以及档案、信息管理知识，同时具备创新、服务精神的人才；针对现有工作人员，也应加强继续教育，采取内部挖潜方式，完善人才队伍知识层次，提高档案信息化服务质量，争取请进来、走出去，引导工作人员积极拓展思路、开阔眼界，在不断深化理解数字档案室基础上，积极进取，通过一专多能为信息服务良好开展奠定基础。

医院数字档案室的建立可将模拟信息更为快捷、方便的转化为数字信息，并对档案进行处理、加工、管理，这直接关系着信息资源的利用、开发程度，也直接关系着医院良性发展。通过扫描技术，人们能够将各类资料迅速输入网络、终端，并以此获取图像信息，进行进一步处理加工，如予以识别技术获取有价值的文本信息，通过音频技术获取数字化信息，有利于信息处理及其长久保存。现存的医院档案管理存在较多问题，完善数字档案室建设工作最主要的核心在于人才，医院应结合自身情况引进人才，完善制度，建立优质门户网站、管理系统。

（作者单位：福建医科大学附属第一医院）