提高机关事业单位档案服务能力的思考

范日金

提高机关事业单位档案服务能力的思考

范日金

概念的界定

我国档案工作者从不同视角对档案服务能力的建设进行了研究及探讨，但是大多数的研究还不够系统，认识还不够深入，对于“档案服务”、“档案服务能力”等缺乏较系统的认识。 “档案服务”就是我们通常所说的档案开发利用工作，其内涵与档案利用研究基本一致，它是档案工作的指导思想，是一项具体档案利用活动，既来源于档案利用工作实践，又高于档案利用工作实践。“档案服务能力”即档案组织机构充分运用档案资源、承担服务责任、满足公众需求、实现档案价值的本领或力量，包括展示历史变迁、保存社会记忆、保护档案资源、参与文化建设等方面的能力，它能为最基础的档案服务需求个体提供利用力，也能为档案服务社会进步提供助推力，还能为无可替代的民族文化和先进文化提供传承力。

档案服务现状及问题分析

我国各级机关事业单位能够积极探索社会新形势及新背景下档案服务的新机制，档案服务体系已经覆盖到我国社会主义建设工作指引之处，随着全新的档案资源、档案利用和档案安全等体系构建的提出，档案服务能力建设工作已初具规模。然而，新时期新形势下，我国机关事业单位档案服务能力建设工作依然存在如下几个方面问题：

理念存在局限，档案服务方式落后。档案工作是紧跟时代发展需要的实践工作，理念亟需调整和创新。随着公众档案服务需求的日益增长，我国机关事业单位档案部门的服务理念未能与服务需求步调一致，日益增长的档案服务需求同档案服务理念之间的矛盾也逐渐显现出来。从服务理念方面的均等化和公共化认识方面来看，机关事业单位档案部门认识上还存在偏差，存在意识理念上的失衡，对于档案服务领域的整体认知存在一定误区。

资源储备缺乏，基础设施建设停滞。影响档案服务能力建设的主要因素就是档案资源储备缺乏以及档案基础设施建设工作停滞。丰富的档案资源储备是开展档案工作、提升服务能力的根基，因此，提高档案服务能力的前提就是要有丰富的档案资源储备，否则档案部门就

机关事业单位档案服务能力的提高，可以加快档案服务效能，完善档案实践工作，推动档案工作发展，具有相当重要的意义。提高档案服务能力是新时期档案发展的战略选择，是档案事业发展舞台上的一项重大课题。本文对档案服务能力的概念及内涵进行了界定，指出了目前机关事业单位档案服务存在的问题，并对如何提高档案服务能力做了一定的思考。无法供给全方位的档案服务，进而招致档案服务能力建设工作发展不均衡。目前，各级机关事业单位档案部门存在档案资源条块分割、各自为政的现象，档案基础设施建设停滞不前，相关制度亟待调整，档案资源优化配置和管理无法顺利进行。

信息开放不够，公众利用门槛较高。不断完善的网络技术和逐步拓展的信息平台，使得公众通过网络信息平台获取档案信息的需求日益增强，但是机关事业单位档案信息化建设和档案服务水平同当前的用户需求并不匹配，存在着一定的差距及矛盾。另外,机关事业单位档案部门通常将各自形成的档案作为内部信息对待, 调阅档案的手续比较严格，一般情况下很少将档案信息同外单位共享，档案信息开放不足，严重滞后于社会公众对档案信息的需求，提高了公众利用档案的门槛，拉大了他们同档案之间的距离。

人才需求上涨，现有队伍素质偏低。随着时代的发展，档案专业人才需求不断上涨，专业水平要求不断提高，档案工作人员比较单一的业务知识和专业水平已经无法满足当下档案工作发展的需要。现有档案队伍整体素质不平衡，如何完善各机关事业单位档案工作人员的专业素养，培养及锻炼出一支优秀的档案队伍，是当前档案人才储备和档案服务能力提升必须面对的核心问题。

宣传力度不大，档案法制建设不全。我国档案领域最基本的法律是《档案法》，其他相关的主要法律有《物权法》、《知识产权法》和《文物保护法》等相关法律法规，但它们更多的是从各自关注的主要目标出发,彼此间缺乏有效的协同与配合。《档案法》自颁布实施二十多年以来,只进行了小幅度修订,部分内容已然不能适应当前时代的发展要求，遇到相关问题时，档案部门缺乏行之有效的法律武器,更多的是借助于行政力量，养成重行政而轻法律、重实体管理而轻法制建设的现象,档案法制建设还不够完善。

对策建议

转变观念，创新档案服务方法。档案服务理念是档案服务能力建设的“先锋官”，其完善度和正确性将事关档案服务能力建设和发展的方向。我们要树立正确的服务理念，从服务方式到服务内容等方面作相应的调整和创新，把满足公众日益增长的档案服务需求作为出发点，提高档案服务能力，改进档案服务作风，创新档案服务方式。一是切实解决干部作风不正、纪律涣散、业绩平庸等问题，大力提升工作的效率和工作水平；二是强化责任意识、自律意识和效率意识；三是大力提升窗口服务质量和水平，重点解决服务态度傲慢和生硬等问题；四是积极开展档案服务活动，充分维护群众切身利益，形成公众参与的良好氛围；五是加强创新力度，进一步开发利用档案资源，进一步提升档案的社会影响力。

抓住机遇，推进基础设施建设。档案基础设施建设是档案事业发展的基础和前提，各机关事业单位档案部门要严格按照档案法规保管要求，进一步改进和完善档案保管条件。一是要加强资源整合和资金筹措力度，加快档案基础设施建设步伐，彻底解决其杂、乱、差的问题，做到统一、整齐、规范。二是要对档案数字化成果进行备份，保证档案信息资源保存的完整性和安全性。三是要完善相关制度建设，责任到人、落实制度。

围绕民生，加大信息建设力度。档案信息化建设是我国档案服务能力建设的重要因素之一，它可以为社会公众提供覆盖面广、内容丰富、利用方便的档案服务利用体系。机关事业单位档案部门务必要高度重视档案数字化和信息化建设，一方面，要简化利用手续，围绕民生，完善制度，将档案利用服务向基层倾斜和延伸；另一方面，要充分利用网络优势，加快推进档案数字化建设，加大信息技术采用步伐和远程服务能力的提升。

加强培训，提升档案队伍素质。档案工作的不断细化对档案队伍素质提出了更高的要求，机关事业单位档案部门必须要有高素质的复合型人才和专门型人才，必须要有一只高素质高效率的专业档案工作团队，才能满足当前档案部门档案服务能力建设的需要。要加强人才培训，培养出高素质复合型人才，为档案事业发展提供人才保障及智力支持。要组织好在职在岗业务培训和专业技术职务的资格评审，积极引导并开展档案相关领域群众性学术研究活动，努力提高档案工作者的理论研究高度、实际运用能力及业务创新水平，大力推进档案工作现代化发展进程。

加大宣传，完善档案法制建设。档案法治建设是支持档案工作的重要利器，要加大对已有档案法律法规的宣传，加大档案执法检查范围，使各类法律条文得以全面实现。各级机关事业单位档案部门要按照档案法律、法规和规章等有关规定，对行政相对人行使档案的权利和义务进行监督，并组织开展对档案信息化建设、档案基础设施建设、档案业务建设、档案开发利用和档案组织管理等方面的年度执法检查，通过制定新的法规和修订现有法规，进一步加快档案法制化建设进程。

档案服务能力是一个系统的概念，还处在探索阶段，在多元化的服务需求形势下，各级机关事业单位档案工作者一定要勇于担当，主动服务，切实履行职能，真抓实干，以创新档案服务方法、推进基础设施建设、加大信息建设力度、提升档案队伍素质和完善档案法制建设为主线，进一步提高档案服务水平，全面促进档案事业的稳步发展。

（作者单位：宁化县发展新型墙体材料领导小组办公室）