高校财务报账工作现状研究及措施

文/康琳，四川音乐学院

随着国家教育经费投入的不断增加，以及高校自身多渠道的经费收入，极大扩张了高校的发展规模，加上经济业务类型日趋多样化，高校财务报账业务量与日俱增。高校财务是学校顺利进行教学和科研的基本保障，财务报账是财务管理的首要工作，更是学校相关经济决策的重要依据。因此，做好财务报账工作对高校的稳定发展起着至关重要的作用。但是，高校财务报账不仅要求政策条例分明，同时工作量又大，细碎繁杂，怎样保证财务工作者在财务报账时始终保持高效、客观、准确的工作状态，又能积极创新，打破陈规，摈除传统财务存在的一些漏洞缺失，是当前财务管理工作急需解决的问题。

1 高校财务报账的发展历程

在高校财务报账的发展历程中经历了手工阶段、网络信息化阶段和电子支付阶段这几大过程。高校财务报账中的手工阶段应用于20世纪90年年代，在这一时期高校财务管理主要采用的是统收统支的高校财务管理模式，在这一模式中，高校的财务管理范围和管理工作都较为简单，因此在采用手工报账的高校财务报账模式足以满足现时期的高校财务报账需求。随着时代的发展，我国在进入新世纪以来，高校的招生模式发生了极大的转变。高校的资金来源更趋多元化，除了传统的依靠国家的财政拨款外，合作办学、合作办厂等的新模式都能够作为高校的资金来源。高校的资金相较于传统的高校办学模式下资金总量呈现出爆炸式的增长，高校与外界的资金往来日趋紧密。因此，高校财务报账业务量呈现出成倍增长的态势。在这一时期，为应对日益繁多的高校财务报账业务，高校财务报账从传统的手工报账模式向会计电算化的方式进行转变，加之互联网在其中的广泛应用，利用高校校园网这一网络平台高校财务报账逐渐向着网络化的方向发展和转变。在经历了高校财务报账会计电算化和网络化的转变后，高校财务报账向着电子支付的模式进行转变，这是由于国家为加强对于高校资金的监管所推行的高校统一核算和实时监控，加之政府部门相继推出的一系列财政改革措施要求高校在财务资金管理方式上需要采用电子支付的结算方式，在这一趋势下，高校财务报账向着电子报账的方向进行转变。

2 高校财务报账工作现状

2.1 报账时间过于集中

报销时间一般集中在5月～6月、10月～12月，尤其是12月最为严重，因为6月份为放暑假的前一个月，9月份是开学的头一个月，这一个月忙着新生开学事件，对外报账较少，加上暑假教师外出出差多，10月份的报账量可想而知，12月份是会计年度的最后一个月，部分财政拨款面临着被收回的局面，这对于工作繁忙的教师来说犹如晴天霹雳，因此也导致了报账大厅异常“热闹”的现象。在如此嘈杂的环境中，面对众多的人流，报账人员等待时间又很长，有些人可能等了2～3个小时，结果报账时单据有问题或手续不齐全被退回，难免会引发急躁情绪。另外，财政人员由于长时间处于繁忙的工作中，还要面临着教师的纠缠，情绪极容易受到影响，也会导致工作效率下降等现象。

2.2 单据返工率高

自从实施网络报账后，财务报账经办人员不需要亲自到财务处等待单据处理完毕，单据本身可能存在一些问题在初审收单阶段并没有被发现，而在后续单据审核、复核、出纳等阶段才被发现，财务人员需要通过电话、短信、QQ等多种途径联系经办人员进行沟通解释，耗费大量的制单时间，增加沟通成本，并且沟通效率不高。如果单据存在的问题不能及时解决，财务人员还要删除原来的凭证单，经办人员要另行填制网报单重新进行单据审批审核报账流程。据调查，某高校自从网报业务增加后，财务网报相关人员人均每日网报返工单量（包括有问题需要催促退单的、有问题不需要退单但需要补齐手续的、有问题不需要退单不需要补齐手续但需要打电话确认信息无误的等）约5份，人均每日网报制单总量约25份，也就意味着人均每日退单量约20%，也就是说正常工作时间内的20%是被有问题的单据所耗用的。此外，如果财务人员和经办人员之间还存在沟通不畅，导致双方情绪激动，造成单据错误重复的返工率可能更高。如果经办人员因故拖延取回单据时间，财务人员因保留单据存在遗失单据附件资料的风险增加，同时查找退回单据的耗时也要相应增加，导致财务报账的时间成本无形增加，严重影响财务报账效率。

2.3 报账流程比较烦琐，签字和审核环节耗时较

（1）签字环节。在完成原始单据的粘贴和计算后，首先就是签字审批。由于高校多为“一支笔”的签字制度，结合财务处关于不同金额的签字要求，大额支付通常需要二级单位或课题组分管领导（老师）、二级单位或课题组负责人、财务处分管领导、财务处负责人依次批签。领导不仅有教学科研压力，还有行政开会等众多事务需要处理，所以在最初的签字环节就会耗费不少时间。

（2）审核及录入环节。这是财务报账中最关键、最耗时的环节，由财务处核算科老师完成，需要对原始凭证的真实性、合法性进行确认后制作会计凭证。由于很多报账人不十分清楚报账的规定和制度或有些报账人伴有侥幸心理以明显不合规的票据进行报销，导致审核环节通常无法顺利进行，有时问题比较多或沟通不畅的原因致使报销人数次往返，造成了对报账难的直观印象。当然，此环节也要求审核人员对政策规定和计算机软件操作了如指掌，如若不然，则会延缓整个报账的时间。

（3）复核及支付环节。目前的操作方式是审核完成后报账人即可离开，后续复核及支付环节由财务人员处理，无须进行等待，非常方便快捷。复核无误后则交由出纳人员直接将相应金额打到报销人银行卡上或转账到对公账户。“无现金报账”方式借助网银等方式，最大限度减少现金流动和支票业务，使得资金收付更加安全方便，提高报账效率

2.4 财会信息不对称

财务人员必须按照相关规定严格审核经费审批程序和资金来源、费用开支范畴和支出标准，审核原始凭证，并编制记账凭证。而教职工往往因为忙于教学科研等工作，疏忽与财务人员的沟通，或是甚少了解报账流程及财务业务知识，从而导致在报账中出现程序不完善、票据缺失等问题，以至于降低办事效率。甚至有些横向科研课题经费，有的老师认为这是自己的经费，可自由支配。殊不知，学校提供了科研平台才可申报课题，课题经费应由学校统一管理，并纳入预算范围。归根结底，正是因为信息的不对称，导致报销的票据不准确，粘贴填制不符合要求，报销材料被退回，浪费了财务人员和服务对象的时间和精力。

3 高校财务报账工作措施

3.1 增加财务人员人数，加强人员业务培训

目前来看，高校经费收入成逐年增长趋势，而财务报销人数不可能同比增长，为了缓解经费增长与报销人员缺乏之间的矛盾，应当适度扩大财务人员的规模，增加人数，才能将报销人员从繁琐、高强度的报销工作中解脱出来。在保证报销人员有足够的时间进行思考和判断之后，才谈得上提高报销效率、加快报销速度等问题。报销效率的提高离不开高水平的业务能力。一方面，当国家出台新的政策和法规时，高校要及时组织财务人员进行学习，准确、全面地掌握新政策、新法规的各项规定及内涵，做到与时俱进；另一方面，高校要增加财务人员的培训经费，可以聘请银行、税务、审计等单位的专家来讲授工作中的问题及解决办法，也可以在单位内部各个科室之间开展业务交流，对实际工作中出现的问题进行集体讨论，形成解决方案，避免出现同一报销业务不同人处理口径不同的情况。

3.2 科学优化财务组织结构，实现工作中的相互制衡

第一，实行会计与出纳的分离办公。这两个工作环节进行分离办公是加强财务内部控制的基本措施，其目的是为了发挥两个部门间的相互牵制作用，从而形成财务内部互相监督的格局，进一步加强财务内部控制力度。第二，按照职务不相容的原则，合理设置会计岗位。高校在对财务部门的岗位设置时要切实根据现实的需求，做到实事求是，并按照职务岗位不相容原则，设置出纳、审核、财务管理、票据管理、工资管理等岗位，明确各岗位的职责权限。同时，还要避免出现一人多职的情况，严格落实财务岗位规定，像出纳不得兼任审核、财务管理、票据管理、档案管理等职务，要从根本上避免出现因一人多职而利用职务之便来谋取私利。第三，建立定期的财务人员轮岗制。为了进一步加强财务内部控制制度的落实，在实际的工作中可以建立定期的财务人员轮岗制度，其目的是通过轮岗制扩大财务人员自身的业务范围和能力，促进财务人员的综合素质的发展，还能够实现对新岗位工作的创新，能够发现工作中不合理的地方，促进工作流程和制度的更加完善。此外，利用轮岗制还能提高员工的工作热情和积极性，提高工作效率，也是预防职务犯罪的一种有效措施。因此，在无现金报账模式下，开展定期的财务人员轮岗制是非常有必要的，也是强化财务内部控制的有效途径。

3.3 构建“无等候报账”系统

（1）网上预约报账系统。实务中，项目负责人一般是科研经费的负责人，或者学院（部门）的领导，他们一般忙于科研工作或是其他教学工作等，项目负责人对项目的余额以及使用情况了解比较清楚，但却没有时间处理报账事务，因此需要委托经办人，即我们所说的实际报账人办理报账事务。实际报账人根据项目负责人的委托，具有网上报账的权限，就可以通过本人的财务账号进行网上预约报账。实际报账人将原始票据分类整理好，并计算好数量和金额，自主选择时间、地点登陆财务平台进行网上预约报账。报账人选择报账项目，填写相关的基本信息，并将金额、支付方式填写完毕后，提交预约单，系统会自动生成预约通知单，报账人将通知单打印出来，并将签字的原始单据一并交至财务窗口，即完成了网上预约报账的过程。既节省了报账人的时间，也使财务处的工作更加井然有序。

（2）无现金支付系统。无现金支付是一种支付方式，即所有的付款业务都通过无现金支付系统，将款项直接打卡。学校的教职工直接打到工资卡上，学生直接打到银行卡上，其他人员也通过这种方式打到指定的银行卡上，所有的付款业务都不再通过现金支付。无现金支付方式既减轻了出纳的工作量，提高了工作效率，也保障了资金的使用安全。无现金支付是一种安全卫生、轻松时尚的支付方式。

（3）信息反馈系统。报账人员在完成网上预约报账程序以后，如果想查询预约报销单的处理情况，可以登陆财务平台，点击查看相应的预约单即可查询到接单时间、接单人等相关信息，使报账人做到心中有数。如果报账凭证有不符合规定的地方，财务人员会联系报账人取回票据，更正后再交回财务处处理。

4 结语

高校财务报账业务量每月分布不均匀，通常在每年的5～6月、10～12月，报账人员会激增，特别是12月，报账业务会达到全年的高峰期，其他时间段却比较轻松。财务部门根据报账业务的不同特点和要求，科学设计不同的报账通道和报账形式对于报账效率的提高具有重要作用。例如，优先处理网报单；设立快捷报账通道，可以让简单的报账业务得到优先、快速办理；分散报账时段，均衡财务工作量，引导教工有票据尽可能及时处理，不要累积扎堆报账。强化报账材料的前期准备工作的重要性，在报账前准备工作做得齐全，报账时需要返工的情况就会大大减少，这样就能加快财务报账办理的速度，节约大家的时间。

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