浅谈社会保险档案管理的重要性

浅谈社会保险档案管理的重要性

文/张艺，中国乌鲁木齐石化公司人事处

社会保险档案是过去和现在社会保险经办机构在从事社会保险工作活动中，直接形成的对企业、劳动者个人和社会有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。社会保险档案随着社会保障体系的建立与逐步完善，社会保险档案显得越来越重要。

记录一生；管理一生；保障一生；服务一生

社会保险档案管理作为社会保险经办管理及服务工作的重要基础内容之一，是社保经办机构对参保对象“记录一生”的基础资料、“管理一生”的根本依据、“保障一生”和“服务一生”的重要保证，也是社会保险业务发展的历史记载。

1 社会保险档案在社会保险业务办理工作中的重要作用。

1.1 档案管理是社会保险工作中的基础

档案管理是社会保险基础管理的重要组成部分，档案资料的收集、鉴别、整理、归档、查阅、借阅和转递，直接关系到社会保险工作做得好坏与否。如果在档案的转递过程中，档案中资料被篡改或丢失而没有被及时发现，该职工的档案将会被劳动部门视为废弃档案，在社会保险办理过程中就无法办理需要以档案为基础的相关业务，职工享受的待遇无法落实，企业的合法权益受到侵害。

1.2 档案是社会保险工作的依据

2009年7月，人力资源社会保障部和国家档案局制定了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，自2009年9月1日起施行。此规定中明确社会保险业务档案是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。在办理社会保险业务过程中形成的这些历史记录，通过档案管理，对已完成的业务工作进行回顾整理，形成相关资料信息数据库，为后续的社会保险工作开展提供依据，体现了社会保险档案在社会保险工作中的重要地位。

1.3 档案是社会保险管理的需要

社会保险是一项政策性强、涉及繁杂的业务，要正确进行社会保险管理，离不开档案管理这个基础。档案资料形成后，把档案的价值体现在为社会、企业和劳动者的服务上，维护他们的合法权益。如建立相关档案资料数据库，有健全完善的档案资料，在接受职工当面咨询时，通过查阅资料数据，回答职工提出的社会保险现状及业务办理问题；若有健全完善的退休人员档案资料，就可使职工清楚档案中自己的工龄是怎么认定的，退休工资是怎么算出来的；若为退休人员建立一个健康档案，就可以对职工进行跟踪了解，能有效地防止冒领相关退休补贴的行为。

2 当前企业社会保险档案管理存在的问题

2.1 对社会保险档案管理工作重视程度不够

社会保险档案在企业中容易让人忽视，认为社会保险档案可有可无，只要能把当前对付过去就行。业务人员变动大也导致了历史欠账较多，管理存在漏洞，新增材料缺乏连续性，甚至部分业务人员概念不清、认识不高的问题，认为工作都忙不过来，哪有时间去整理社会保险档案资料。

2.2 社会保险档案管理比较混乱

企业内部没有专门的保险档案管理机构对社会保险档案统一管理，社保业务档案和计算机信息档案分散在各业务人员手中，没有经过专业整理和归档管理；有些资料存放后就无人过问，致使原始记录、基础数据等宝贵资料丢失损毁。当需要时，又无从查证，使社会保险档案管理工作十分被动。

2.3 社会保险档案管理规章制度不健全

部分企业没有建立标准化、规范化的档案管理制度和管理秩序，缺乏良好的运行机制和工作秩序。社会保险档案中哪些资料需要收集归档，如何收集归档；哪些资料需要分类管理，如何分类管理；哪些资料需要集中统一管理，如何集中统一管理；档案如何查（借）阅；档案的转递制度；档案材料的销毁制度；档案管理人员的职责等都不明确，造成社会保险档案管理处于混乱繁杂、举步维艰的状态。

3 加强社会保险档案管理的对策

3.1 提高对社会保险档案管理的重要性认识，依法管理

加强对社会保险档案管理工作的认识，社会保险管理部门负担着整个社会保险的各种资料留存、查询、转递、管理、使用的重要部门，要把《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》等列入社会保险工作人员学习业务知识的重要内容，组织学习档案知识，提高档案意识、树立依照法律管理档案的观念，推动社会保险档案管理工作的顺利开展。

3.2 建立管理机构，健全规章制度

企业内部建立健全档案管理机构，机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录，统一管理各类档案。其次，社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。同时，对档案都制定出相应的管理制度，构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依章建档。

3.3 规范社会保险管理程序，做到良好运行

对各类档案的收集、鉴别、整理、归档、查阅、借阅和转递等要有一个明确的程序，这个程序应由档案管理部门和具体办事部门共同制订，做到既符合工作流程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的资料、报表、台账等，都要书写工整文字清楚，页面整洁干净，日期印章齐全。对各类资料及时做好经常性的档案材料的整理工作，做到认真鉴别，分类准确，编排有序、目录清楚，装订整齐，使每份档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。

总而言之，社会保险档案随着社会保障体系的建立与逐步完善，社会保险档案显得越来越重要。它是一个蕴藏十分丰富的社会保障管理信息宝库，社会保障管理没有社会保险档案作依据，社会保障事业将是无源之水、无本之木。实行社会保险档案规范化管理，提高社会保障的社会化管理程度是人类社会进步必然结果，加强社会保险档案规范化管理，使社会保障管理工作正规化、科学化、制度化是大势所趋，势在必行。