基建工程档案管理现状及问题综述

文/杨巧，山西省奇村温泉干部疗养院

1 基建档案的作用

1.1 基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。

1.2 基建工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工，由一个或几个单项工程组成，经济上实行统一核算，行政上有独立的组织形式的基础设施或建筑物，工程项目的特点，决定了基建档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，基建档案为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的宝贵财富。

2 基建工程档案管理现状及问题

基建工程档案管理就是指对基础建设工程项目中的各种有价值的资料进行整理并存档统一管理。

2.1 基建工程档案对基建工程的重要性

基建工程档案包含着工程建设里面的许多资料以及工程项目的各种情况。基建工程的施工必须以基建工程档案为依照及参考基础，档案是基建工程的实际情况的文本记录，它代表着基建工程的施工进度，工程范围等重要工程信息，因此，基建工程档案管理是基建工程中不可或缺的部分，管理好基建工程档案能提高工程整体的施工水平。

2.2 我国基建档案管理现状分析

目前，我国部分基建工程档案管理仍使用传统的档案管理方式，即由人力来记录档案以及收藏档案，文本档案仍然处于重要地位，这也就致使基建工程档案管理受到更多的客观因素的制约，从而出现问题，比如文本文件易丢失毁坏、人力记录档案易出现误差等。我国的基建工程档案管理水平仍有待提高，整体的档案管理体制存在许多漏洞，由于一些工程承包单位对基建工程档案管路没有给予足够的重视，致使档案管理缺乏先进的设备支持以及充分的人力支持，从而使工程档案管理过于形式化，缺乏管理实效性。

2.3 基建档案管理中普遍存在问题分析

2.3.1 基建档案管理涉及部门过多，缺乏统一管理

由于基建工程档案包含的资料信息较多，其涉及的部门也就复杂，比如施工部门的施工信息，勘察设计部门的设计信息以及维修部门的维修记录等资料都是需要存档的有价值的信息，而这些信息来自不同的部门，负责管理基建工程档案的人员就需要从不同部门提取资料，面对过多的部门，档案信息收集的难度也大大增加，相对应的统一管理档案的工作难度也有所增加[2]。

2.3.2 传统档案管理易使档案信息丢失

传统档案管理主要是用文本记录档案信息，比起电子档案来，文本档案易于损坏及丢失，管理难度较大，而且如果基建工程档案使用传统档案管理方法管理的话，需要投入的人力和物力也会有所增加，这样工程的成本投入就会提高，工程预算自然就升高不少。

2.3.3 档案管理人员综合能力有待于提高

档案管理人员在档案管理中起着主导作用，无论是电子存档或是文本存档都需要档案管理人员收集档案信息，尤其是基建工程档案需要很多部门的资料信息，这就对基建工程档案管理人员的要求更高，管理人员必须细心收集档案资料，并且具有良好的档案管理职业素养。在基建工程档案管理中，如果管理人员抱着随意的态度收集档案信息的话，很有可能错漏一些重要工程信息，影响工程施工，同时，管理人员若是没有职业道德的话就有可能致使机密档案信息泄露，往往很多机密档案对工程有着至关重要的作用，一旦泄露，便会使工程受到重大打击[3]。

3 加强基建工程档案管理有效措施思考

3.1 各部门共同协调管理工程档案

基建工程需要各个工程部门的共同支持，每个部门拥有的有价值的资料和信息都要进行存档保管以协助工程的进行。由于档案信息涉及多部门，因此信息收集工作也有一定的难度，为了避免信息收集过程中出现重要信息丢失、资料不完善、信息记录错误等突发情况，各部门就应该相互协作，对于有价值的工程信息就要积极提供给档案管理部门，并且部门一定要做好资料备份工作，一旦档案管理部门记录的档案信息出错的话，信息来源部门才能纠正错误，减小错误信息对基建工程施工的影响。

3.2 提高基建工程档案管理人员素质

基建工程档案管理的信息收集、资料整理、以及档案存档都需要管理人员来进行，因此，管理人员对基建工程档案有着一定的决定作用，这也就对管理人员的素质有了许多要求，首先，基建工程档案管理人员必须要有档案管理的相关专业基础，这样才能对档案进行技术性的管理，降低档案管理的难度；其次，要提高档案管理人员的职业道德水平，保证基建工程档案所包含的机密工程信息不被泄露，工程档案管理人员会接触到许多工程信息，在一定程度上来说，基建工程档案管理人员的素质是工程顺利进行的重要影响因素。

3.3 引进先进档案管理技术以及设备

档案管理的质量受到很多客观因素的影响，其中最重要的就是档案管理设备及管理技术。先进档案管理设备能让存档及档案保存事半功倍，且增强了档案保存的安全性，而管理技术的好坏也决定着档案管理的完整性以及档案信息对工程的支持作用。

3.4 档案管理的整体要求必须提高

基建工程档案管理不仅仅是一个工程的组成部分，它也是整个基建工程体系的组成部分，只有整个基础建设事业的档案管理要求有严格的要求，各个工程承包企业在档案管理方面才能有发展的目标，从而自觉地提高基建档案管理水平。

3.5 加强各企业部门对基建工程档案重视度，工程承包方应建立必要档案管理体制

基建工程档案管理是工程中一个重要的组成部分，档案管理的情况不仅对工程的施工有影响，对工程的持续维护也有重要影响。因此，与基建工程有关的企业和部门都必须重视档案管理，并对基建工程档案管理积极提供支持，只要工程方重视基建工程档案管理，那么档案管理就能获得更多的财力物力上的支持。

3.6 信息化时代，给基建档案工作带来了新的课题，基建档案管理应推行计算机管理技术，适应基建工程项目现代管理模式，探索基建档案信息资源体系，根据基建工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率。

4 结语

基建档案反映基建工程项目的真实面貌，基建档案管理工作是单位事业和基建工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好基建档案管理工作，实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平。

[1]杨晓东.简述基建工程档案资料的科学化管理策略[J].品牌（下半月），2012（4）：78-79.

[2]张智丽.企业基建项目档案管理工作中存在问题及对策探讨[J].昆明冶金高等专科学校学报，2011，（4）：47-48.