信息时代高校档案管理应注意的问题

◎刘丽

信息时代高校档案管理应注意的问题

◎刘丽

档案无论是对任何一个单位或者是部门来说，其重要性都是非常重要的，尤其是在现如今这个信息时代下，而为了能够提高高校档案管理工作质量，本文也对其在管理过程中应注意的问题进行了研究。

现如今属于一个信息时代，在这种时代下，对于信息的管理是非常重要的一部分，无论是任何一个领域在发展过程中都需要加强对档案的管理，也正是因为如此，各高校在发展过程中对于档案管理的重视程度也在不断提升，为了能够有效地提升高校档案管理质量，本文主要对信息时代高校档案管理主要内容进行了分析，同时也对其在管理过程中应该注意的问题进行了具体的分析。

高校档案管理主要内容

高校档案管理工作属于一项较为繁琐的工作，在实际管理过程中涉及到较多方面和内容，因此，在实际档案管理过程中，要想真正提升档案管理的质量，就一定要对档案管理的内容进行准确的把握。高校在进行档案管理工作的过程中，其主要的工作内容包括了以下几点：（1）师资队伍档案管理。这一部分档案管理主要的就是指学校内所有的师资队伍，具体包括教师队伍结构、教师专业水平、教师建设规划以及青年教师培养计划等方面。（2）学籍档案管理。高校在档案管理过程中，对于学生学籍资料的管理，也属于较为重要的档案管理内容，其中就提包含了学校在校生名册、学生学业成绩表、学生学籍变更材料等内容。（3）专业建设档案管理。高校在档案管理过程中，对于专业建设相关资料也会设置成相应的档案，并且进行管理，管理的对象包括了重点学科、重点专业、新办专业、教学计划制定、课程建设相关材料的申报材料和批准的文件材料等内容。（4）教学实践档案管理。高校在档案管理过程中，对于教学实践相关资料也会设置成档案进行管理，管理内容主要包括了专业人才培养计划、教育实施材料和总结、各种优秀实习计划、实习调查报告、学生考研等资料。（5）教务管理。高校在进行档案管理的过程中，对于教务这一方面的资料也需要进行档案管理，具体包含了学生考试试卷、课程教学制度、危机处理等材料。

信息时代高校档案管理应注意的问题

更新管理理念，明确分工。高校在档案管理过程中，要想真正有效地提升这一项工作的水平，首先一定要对自身管理理念进行更新，在这个信息化时代下，档案管理工作也受到了一定的影响和冲击，所以，档案管理工作人员也应该要在实际工作过程中，更新管理理念，真正做到与时俱进，毕竟理念才是档案管理的基础和先驱，只有档案管理工作人员自身理念得到了发展，在实际管理过程中才能有效地提升自己档案管理的职业素养，最终提高管理工作的质量。针对这一点，在实际管理过程中，档案管理人员可以在实际管理过程中转变以往传统的纸质管理理念，在实际管理过程中制作成电子档案，并且采用全新的管理方式来对其进行管理，最大程度保障其管理的规范性和有效性，从而才能更好地符合现如今信息时代发展的需求，切实的提高高校档案管理效率和质量。此外，高校档案管理人员在对自身管理理念进行更新之后，还需要对档案管理工作进行较为明确的分工，对不同档案进行分类，同时安排不同人员对其进行管理，以此来最大程度提升管理的效率。因此，高校档案管理过程中，首先需要注意的问题就是要紧跟信息时代发展需求，更新管理理念以此来促进管理质量提升。

真正实现高校档案一体化管理。就目前而言，高校档案在实际管理过程中还存在一定的问题，比如说，管理效率低下、管理不够全面等，而要想有效地避免这些问题就一定要在实际档案管理过程中，加快实现高校档案一体化管理，同时档案管理人员还需要提高自身管理意识，在管理过程中使用信息时代下所存在的先进技术以及设备来建设处一套全新的档案管理模式，从而实现提升高校档案管理质量这一目的。在档案管理一体化过程中，其主要是以文件运动周期理论来作为其基础，然后在管理过程中应用信息时代下的产物计算机等技术来作为依托，以此来实现对文件的制作、保存、使用以及永久保存，从而真正实现对档案的全面化、动态化管理，并且将这些档案价值有效地利用发挥出来。而为了能够有效地实现高校档案管理一体化，首先，需要对档案进行全面系统化的普查，然后对其进行合理的筛选，将一些作废的档案舍弃掉，这样就能在一定程度上减少不必要的工作量；其次，在档案管理过程中，还需要对档案进行重组，以此来促进档案管理一体化的实现。因此，高校档案管理过程中，实现高校档案管理一体化也是其应该要注意的问题之一。

档案管理还需要满足多样化需求。在现如今这个信息时代下，社会以及市场对于人才的需求都是非常急切的，高校本身就是为社会提供人才，而档案管理其从某些程度来看，属于对人才的管理。因此，在对档案进行管理的过程中，档案管理人员还应该将档案管理和学生今后发展联系到一起，为学生今后发展奠定良好的信息基础。在社会不断发展过程中，市场对于学生能力需求也在不断地变化，这个时候高校人事档案载体、内容，甚至是传递方式也应该不断发展，在管理过程中尽可能满足多样化需求，对档案目录进行明确。例如，对于人事档案的管理过程中，可以将其设置为原始记录、设备档案、文件档案等类型，并且再这些档案类型中还可以对其设立相应的目录，就像是原始记录就可以存在各种报表以及检验记录等内容；而设备档案则可以包含检定证书、购置资料、使用说明书等资料；文件档案则可以包含规章制度、上级文件等资料，总之，在实际档案管理过程中，可以结合学校实际情况来进行管理，尽可能满足多样化需求这一特征，这样才能有效地促进高校档案管理质量的提升。

综上所述，高校档案管理作为一项较为繁琐，但是又是必不可少的一项基础性工作，其在整个学校管理过程中有着较为重要的作用，会直接对学校管理水平造成影响，因此，学校在管理过程中，一定要加强对档案管理的重视程度，注意本文所提到的几点问题，以此来最大程度提升高校档案管理水平，最终促进学校的发展和进步。

（工作单位:湖北水利水电职业技术学院）