精准定位 创新工作——浅议如何做好办公室工作

文/巴茜，陕西省兴平市烟草专卖局

精准定位 创新工作
——浅议如何做好办公室工作

文/巴茜，陕西省兴平市烟草专卖局

办公室是一个单位的枢纽和窗口，是重要的综合部门，担负着参谋、协调服务和督促检查等重要职能，以主办“政务、事务、会务”为主线的综合工作的优劣直接影响着一个单位的风貌和形象，也间接地影响着一个单位的决策和决策实施情况。办公室无小事，办公室工作对一个单位全局起着举足轻重的作用。因此，做好新常态下的办公室工作不但是一项迫切的任务，而且是一项严肃细致的历史使命。

精字当头，胸怀全局。办公室工作繁复庞杂，事无巨细，既有宏观层面的调控，又有微观事务的操作，因此，首先需要精确、精准、精细。要精确掌握单位实际情况，清楚单位外部环境和内部构造。要精准把握领导意图和决策涵义，既要恰当地和上层沟通，又要明确地指导下层，同时还要处理好平行关系，做到上下贯通，左右顺畅。要精细处理每一件事情，认真收发文件，缜密审定文稿，细致耐心做好来信来访工作。具体讲，一是要找准办公室定位，明确办公室职责权限，既不能越位占位，也不能缺位失位，更不能游离于单位整体之外，正确处理办公室于单位各部门之间的关系，以及办公室于基层单位、领导之间的关系，树立中枢、核心和服务、督促理念，站在全局高度，组织好、协调好、服务好单位各项工作；二是围绕服务单位重大事项和领导决策，精准开掘调研深度，调研工作是一项基础工作，也是领导决策必不可少的前提资料，调研要精准无误，面面俱到，想领导想不到的问题，看领导看不见的现象，反映情况要讲领导听不到的话，起草文稿要写单位员工和领导普遍关心的热点、难点和焦点问题，达到准确生动，言之有物，措施得当；三是办文要细心谨慎，传递文件必须及时到位，收阅处理文件细心查看签名是否妥当，签发文件是否合乎规范，信息审核发布是否无误；办事要注重细节，接打电话、来客接待、督促协调必须适应环境并严格按照约定程序操作，办会要讲节俭和效率，不同的会议运用不同的方式，做到细致入微，服务周到。

准字定位，规范运作。办公室工作庞杂随机，既没有一成不变的工作，也没有无章可循的工作，随机性质的工作较多，似是而非的工作较多。因此，强调一个准确性就显得十分必要，每项工作、每项任务、每项活动，如果没有一个准确的思路和准确的操作规程和准确的实施方法，办公室工作就无法实现，职能就无法有效发挥，责任就无法履行。为此，一是要结合单位实际情况和办公室具体职责，准确制定各项规章制度，准确设岗立责，科学合理制订各项规章制度和设立恰当的职责岗位。一般来讲，可以按照办公室政务、事务、会务三大板块制订相关制度，在岗位设置上，可以少设较为固定的岗位，多设流动性强、灵活性高的岗位，这样可以最大化发挥作用；二是准确选拔优秀人才进入办公室工作。办公室工作要求政策性强，灵活性高，文才口才和三观形象俱佳，争取把单位人品好、政治觉悟高、勤劳实干、反应灵敏、悟性好、气质佳，且具备相应专业知识和技能的一些个人素质较高的员工吸纳到办公室，使办公室人才总体实力和个人实力明显高于其他部门和基层单位；三是准确掌握办公室工作节奏。该快速的不能迟缓，该酝酿孵化的不能急于求成，准确判断和掌握办公室工作节奏是办公室一项重要工作，时间观念和时效意识必须服从于准确二字，否则就会造成失之毫厘差之千里的失误。准确定制工作节奏的前提是深入细致的调研和积极到位的沟通，以及客观入理的深刻分析，只有这样，办公室工作才能事半功倍，妥帖优良。

细字立身，兢兢业业。办公室工作千头万绪，每项工作和每件事情都离不开一个细字。细心出妙文，细致成大业，尤其在文稿起草和档案管理等文务工作上，没有细致耐心的工作态度和细致入微的探求精神，很难把一件平凡的工作做的不平凡，尤其在诸如来信来访和来客接待等一些工作上，任何小小的遗漏和疏忽都可以造成无以挽回的损失，因此，细节是办公室工作引以为重的要求。一是重视日常运作中的细节，包括办公室工作人员的服饰举止，仪容仪貌，言语行为和精神风貌。办公室工作人员要熟练掌握礼仪礼节的运用，做到文明礼貌，有礼有节，接打电话必须及时掌握对方基本情况，并针对对方情况及时调整沟通语言。一般来讲，使用推广的普通话较为理想，但如果能够运用对方方言，效果更佳，由于办公室是单位的窗口和门户，待人接物不可或缺，对待不同的来人尽力做到不卑不亢一视同仁，落落大方，温馨又加；二是重视工作细节，做到谨言慎行。不该说的话不说，不该去的地方不去，给领导汇报工作要言简意赅条理清晰，对其它部门或基层单位布置工作要元素齐备脉络了然，同外部沟通要恰到好处，尤其在处理比较复杂的问题时要掌控好情绪，竭尽全力让事情朝向便于解决的方向发展。领导交办的事情要按时回音，突发事情要善于处置；三是文稿起草和催办发文要细心撰写和审核，从内容到版式、从段落到标点做到零差错，尤其对于一些急件和新闻信息，都不能放过一处差错。

狠字在手，勤以修身。办公室的形象代表着单位的形象，而个人形象则代表着办公室形象，因此，办公室人员要对自己狠一些，勤以修身，不断充实完善自己，力争德才兼备，精明能干。一是不断加强学习，树立正确的人生观、价值观，用雄厚的理论武装自己的头脑，用渊博的知识支撑从业的本领，用娴熟的技能开创崭新的事业；二是加强自身修养，廉洁自律，以人为镜，刚直正派；三是与时俱进，及时汲取新观念新知识新技能，努力把自己锻造为办公室优秀人才。

巴 茜（1978—），女，本科学历，现供职于陕西省兴平市烟草专卖局（分公司）。