文档同步技术应用大盘点

编者按：随着移动互联网技术的快速发展，人们对办公效率的要求越来越高，尤其是对办公文档的高效编辑和处理，减少无效工作，降低工作失误，是每一个职场人的渴望。上一期文章，我们向大家介绍了文档同步技术的功能及原理，本期文章将向大家盘点文档同步技术在各行各业中的应用。

主持人：

倪俊杰 浙江省桐乡市凤鸣高中

嘉 宾：

刘宗凡 广东省肇庆市四会中学

邱元阳 河南省安阳县职业中专

杜祖平 浙江省金华教育学院

倪俊杰：数据的价值有显性的，也有隐性的。对于显性的价值而言，只有你应用得当才能发挥其作用，如果你任意存放数据，再有价值的数据也可能只是一堆垃圾。相反，如果你能对数据进行恰当的管理和分析，数据的隐性价值就会发挥出来，有时候还会给你意外的收获。再小的个体，都应该重视数据的管理与应用。相比较而言，文档同步技术有其无法比拟的优越性，其价值越来越凸显。本期，我们邀请了几位老师，向大家盘点文档同步技术的应用方法。

文档跨设备同步

1.云同步技术

邱元阳：对于从Windows时代一路走过来的人来说，一定对Windows 98中的那个“我的公文包”还有印象。“公文包”可以看作是最初的一种文档同步技术，只是使用的人并不多。而现在，人们对文档同步的需求越来越多，网络条件也不断完善，各种各样的文档同步技术可以满足我们不同的要求。

大家可能还记得以前的金山快盘，这是典型的虚拟盘云同步技术。这类网盘会在电脑上生成一个虚拟磁盘，在这个盘上的文档，会自动与网络上的文档同步，操作起来与本地磁盘完全一样。当换到另一台电脑或设备上使用时，它会自动从网络上把文档同步下来，新的编辑和修改操作也会同步上去，因此基本可以摆脱移动存储设备的束缚了。

金山快盘具备文件同步、文件备份和文件共享功能，能够实现跨平台互通互联，跨设备同步备份，有效解决了文件存储分散和难以协同办公的问题。但是，金山快盘的个人存储服务已于2016年8月16日正式关闭，转型为短视频社区产品“有料”。

具有类似同步功能的网盘还有竖果云、天翼云、微云等。天翼云支持本地文件夹同步，和快盘操作类似。坚果云可以自动同步桌面上的任意文件夹，做到多文件夹同步，并且是增量同步，使用体验接近金山快盘。

微软从Windows 8产品开始，在系统中集成了一款云存储服务产品SkyDrive，用Windows Live账户登录后即可使用。为解决商标问题，微软又推出了OneDrive云存储服务，用来替代SkyDrive，原来的SkyDrive也更名为OneDrive，具备文档同步功能。

2.本地同步技术

刘宗凡：当我们在没有网络的环境下，或者只是想要把移动设备（如U盘）备份，或者是将硬盘上某个文件夹备份，那我们有一个同步利器：Second Copy。它除了能精确将两个文件夹同步外，还可以把源文件压缩成一个ZIP文档备份，或者通过FTP进行远程备份。软件的向导模式，可以让大家轻松完成同步方案的设置与修改。最新的9.0版本对文件压缩速度进行了改进，如果我们只是用来同步，可以考虑使用8.1.1汉化版，对英文不好的用户来说非常容易使用。

（1）启动：单击菜单“File-New Profile…”（或工具按键New Profile），出现新建配置文件向导（如图1）。其中“Express setup”是快速设置，适合大多数人的普通需求，按我们指定的时间频率将整个文件夹进行备份。我们来看看第二个选项“Custom setup”（个性化设置），来定制我们的方案。

（2）单击“Next”进入“What？”页面，单击“Browse”按钮选择源文件夹（需要同步的文件夹）。如果这个文件夹在移动设备上，则下面会出现“Only copy from volume named”选项，也就是说在插入U盘等移动设备时，只有卷标和这个设备相同的才进行同步。

（3）在“Which files？”页面，可以指定备份哪些文件。

（4）在“Where？”页面，我们要选择一个目标文件夹，就是将源文件夹同步去哪里。

（5）进入“When？”页面，可以指定同步頻率，可以选择每隔几分钟、几小时或者几天进行一次同步，还可以在启动时或关机时进行同步，也可以排除一些指定日期，或者只是手动进行同步，非常灵活。

（6）在“How？”页面，可以看到各种同步的方式。“Simple Copy”是简单复制，将源文件夹中多出来的文件或修改过的文件复制到目标文件夹中。“Exact Copy”除了将源文件夹中的文件拷贝过去，还会删除目标文件夹中过时的文件。“Move”则会将源文件夹中的文件移动到目标文件夹，“Compress”是将源文件夹压缩到目标文件夹，“Synchronize”可以将源文件夹和目标文件夹精确同步。在“Advanced ProPerties”选项中，可以组合一些规则来指定哪些文件需要复制。我们还可以指定一个档案文件夹，当我们在源文件夹中删除文件后，目标文件夹中的也会被删除，但可以备份在这个档案文件夹中（如图2）。

点击Next，转到Finish，完成。设置之后的使用就很简单了，这里略过。

3.局域网同步技术

倪俊杰：如果我们经常要在不同的电脑、不同的设备间同步文档，可以试下国产软件“自同步（Sync）”。软件可以在不同的设备之间同步、共享、传输、备份数据，搭建简单的“同步云”。两台电脑之间只要有局域网连接，不用连接外网也可以同步。它还使用了向量时钟检测文件冲突，多设备同时修改同一文件时保证文件不会被覆盖。

软件使用也非常简单，在一台电脑上安装该软件后，启动时输入一个用来同步的口令，单击“创建新同步”，指定一个需要同步的文件夹。在另一台电脑上同样安装该软件，指定相同的同步口令，在设置中将网络端口设置为同一个，这样客户端才可以和其他客户端建立联系（如图3）。

在“在线设备”标签中，可以看到当前网络中所有已经安装“自同步”客户端的设备。通过设备名称即可辨识出其他用户，如果愿意和这个用户进行文件共享的话，那么就在设备名称上右击，从右键菜单中选择“添加信任”命令即可。这时客户端程序会向该设备的客户端发送一个请求信任的消息，接收到信息的用户点击消息框中的“信任该设备”后，两台设备的同步状态也就创建完成了。以后无论哪个文件夹中的文件有所变化，都会马上同步到另外的一个设备中。如果任意一方的用户不想再进行文件同步操作，那么在“同步目录”标签选中该同步关系后，点击“删除”按钮就可以结束它们之间的同步操作。

软件除了可以在PC机运行（包括Windows、Mac系统），还提供了安卓版本，安卓手机、平板也可以进行移动办公。

协同办公应用

1.Office的联机协作

邱元阳：在即时通讯软件出现之前，要实现网络聊天其实是很麻烦的，那个时候，Windows系统自带有一个NetMeeting软件，通过正确设置之后，能够发送文字信息，也可以配置麦克风、摄像头等进行语音、视频聊天。在ICQ、QQ、MSN等出现之前，NetMeeting也算是功能比较强大的聊天软件了，至少比单纯局域网内的Winpopup聊天强大多了（如图4）。

后来微软把NetMeeting集成到了Office软件中，用于联机协作，成为网络会议程序，具备聊天室、白板、音频视频通话、Web讨论等功能。

在Office 2010以前的版本，就已经具有多人联网共同编辑同一文件的功能，那时的联机协作编辑文档，主要是在局域网内进行，通过共享文档后多人同时打开进行编辑来实现。大家应该都用过Office 2003的“共享工作簿”功能，但是这种处理方式会不时提示文档被其他人修改，而且支持的用户数量也受到系统共享资源的访问客户数量的限制。比如在Windows XP下，共享访问人数就不能超过10人，否则会出现共享冲突。

Office 2013版本之后，已经全面支持文档的在线共同编辑了，并且也是通过SkyDrive（OneDrive）的空间和账号来进行的。文档的工具栏上就有一个非常明显的“共享”按钮（如图5）。

而Office 365和Office Online也都能用于在线文档协作。另外，微软还有一套Web版本的解决方案，使用Microsoft Windows Server+SharePoint Server+Office Web Apps Server，可以构建局域网协同办公平台。一些邮箱对Office文档的预览功能，也是基于Office Web Apps Server的。

2.WPS的协同办公

倪俊杰：如果我们要进行协同办公，WPS是非常方便的工具。WPS云文档是一个企业文档储存、共享和协作平台，要使用WPS，首先需要注册一个WPS账户，启动WPS以后，打开你准备和其他人共享编辑的本地文档，把它保存到云文档。在标签上面选“云文档”，就可以看到“团队文档”，我们可以创建3个团队，每个团队最多10人参加。接下来生成“轻地址”，实现共享办公。选择“办公空间”菜单下的“轻地址”。在文档右侧弹出“文档分享”栏目。单击“生成轻地址”图标，我们就可以通过网址、手机二维码扫描等方式把文档分享给朋友共同编辑了。单击“新建团队”，输入团队名字，然后通过邮箱或手机邀请其他人加入团队（如图6），这样整个团队都可以编辑属于这个团队的文档。

WPS支持多人同时在一个文档里编辑与评论，免去了将文件传来传去的麻烦。而且，所有文档都实时储存在云端，你可以在任何时间、任何地点、任何设备上浏览和编辑这些文档。更好的是，文档的所有历史编辑版本都会自动保存，不仅能随时查看，还能将文档一键还原成任意历史版本。

3.一起写

刘宗凡：“一起写（yiqixie.com）”的宣传语是“可能是最全面的实时办公协作产品”。事实上，用过之后确实有让人耳目一新的感觉。“一起写”是国内唯一可以完整替代google docs的产品，拥有协同文档、表格、演示、表单、云盘，是简单好用的企业基础服务。如果用“一起写”，或许真的可以改變你的协同工作方式，让实际工作完成得更快、更巧。

“一起写”是完全基于Web的Office编辑文档，用户无须在终端安装Office软件。这点就非常适合现代社会的办公需要。打开一起写网站，选择注册个人版，使用微信扫码注册，关注“一起写”公众号，然后绑定自己的手机号。

接下来，在微信公众号上打开文档开始编辑，其功能与Office文档非常类似。与此同时，你在电脑端打开“一起写”的后台，就能看到与手机同步的文档了。

保存之后，你可以选择将此文档设置共享链接分享给你的朋友，邀请更多人参与协同编辑。“一起写”后台还集成了收件箱、评论、回收站等功能。其中，企业用户成员可共享1T云存储空间，构建企业资料库，文件归档，与成员进行资源共享直接上传任意文件，无须通过邮件或其他云盘，文件归档管理（如下页图7）。

现在，“一起写”不仅支持微信登录，还支持钉钉登录，作为第三方应用已成功上线钉钉，用户可以添加企业内部协作者共享与协作。

4.TIM

邱元阳：TIM是腾讯在QQ基础上推出的协同办公产品，集成了即时通讯和协同办公功能。

TIM可看作是全新的轻聊版的QQ，主打办公，支持QQ好友和消息无缝同步，支持多人在线协作编辑Word、Excel文档，支持日程和事务管理，并提供10G云盘。

打开TIM后，点击右上角的“在线文档”，可以看到里面有两个示范文件，分别为Word和Excel文件。打开其中一个，即以在线编辑方式打开了该文档，而且这种在线Office是免费的。这时，工具栏上会有一个“权限”按钮，点击它可以设置参与编辑的人的权限（如图8）。

也可以点击“添加”按钮，从好友中添加特定人员，赋予相应的权限。

最后，点击文档工具栏上的“分享”按钮，提示成功复制链接，将链接发给好友即可实现实时同步多人编辑。

如果不使用这两个示范文件，在“在线文档”下点击“新建”，也可以新建自己的空白文档进行协同编辑。

其实，具有在线协同工作的软件很多，如Office365、钉钉、Slack等，这几乎是在线OA的必备功能。不过像TIM这样轻量级又具有QQ操作习惯和关联用户的，的确值得尝试。

家庭NAS

杜祖平：NAS（Network Attached Storage：网络附属存储）按字面意思简单说就是连接在网络上、具备资料存储功能的装置，因此也称为“网络存储器”。它是一种专用数据存储服务器，以数据为中心，将存储设备与服务器彻底分离，集中管理数据，从而释放带宽、提高性能、降低总拥有成本、保护投资。其成本远远低于使用服务器存储，效率却远远高于后者。

我们常用的网络终端有手机、Pad、台式电脑、笔记本电脑、智能手表、智能电视等，在这些设备里数据的备份和转移非常频繁。随着以360云盘为代表的一大批公共云盘停止服务，个人的数据备份和转移变得相对困难。我们急需建立个人的数据中心，架设私有云或专业NAS能达到目的，但是成本和技术要求较高。而小米智能路由器抓住了用户的需求，解决了传统NAS设置复杂的问题。

小米智能路由器是小米公司的重要产品，自带1T-6T的硬盘，实现了类似NAS的功能，当初是作为移动互联网时代的家庭娱乐数据中心、智能家庭网络中心而研发的。主要实现数据备份、数据离线下载、网络加速等功能。用户可以通过手机、平板、电脑、智能电视等终端来访问小米路由器。

在手机端通过应用商店下载APP“小米WIFI”，用小米账号登录，进入APP，如下页图9。点击“存储”按钮进入如下页图10界面，点击界面右上角的“+”号，出现如图11所示内容，点击“上传文件到路由器”即可备份各种文件。

点击屏幕下端的“工具箱”按钮，在“工具箱”界面点击“更多工具”，可以看到“手机相册备份”，点击即可将手机相册快速备份到路由器上；也可以点击“小米云备份”按钮，将路由器硬盘上的数据备份到小米云服务器上，防止重要数据因路由器硬盘损坏而丢失；如果你有苹果电脑，还可以点击“Mac备份助手”进行电脑数据备份。你可以点击“QQ文件助手”，把你的QQ号跟小米路由器绑定，从而通过电脑QQ或手机QQ轻松访问路由器上的资源。

如要下载文件到手机，点击文件名右侧的小点，将文件选中，点手机屏幕下端的“下载”按钮即可，也可进行移动、复制、删除、重命名等操作。点击右上角的放大镜图标，可以进入“搜索下载资源”界面，可以离线下载大量电影到路由器的硬盘上。小米路由器的APP界面友好，操作简单。

我们也可以在电脑端安装“小米路由器”软件，用小米账号登录，通过该软件访问小米路由器上的硬盘存储空间。

我们还可以使用小米盒子或小米电视访问小米路由器，观看里面的电影、照片，欣赏音乐。首先要将小米盒子或小米电视与小米路由器连在一个局域网内。然后用遥控器或手机在电视上打开APP“小米路由器”，出现视频、图片、音乐、目录，这样我们就达到了在电视机上浏览路由器硬盘资源的目的。

文档协作的未来

倪俊杰：不知不觉中，我们发现，从Office到WPS以及其他各种常见的文档处理和办公软件，都已经全面转向网络阵地了，从在线模板、作品分享到网络存储、协同办公，无不跟网络紧密结合，甚至连安装过程都改为在线安装了。这一方面得益于网络的普及，另一方面也得益于文档结构的公开和同步技术的发展。

文档本身，也是一种重要的数据，通过将它共享和传播，才能发挥更大的作用。因此文档协作的方向，应该是数据随时随地的处理，相关联数据的充分挖掘，以及大数据的有效利用。

相信很多人還记得，马云在淘宝十周年晚会上说过，“大家还没搞清PC时代的时候，移动互联网来了，还没搞清移动互联网的时候，大数据时代来了”。正如马云所说，未来最大的能源是数据。数据的重要性，是显而易见的。大数据时代的到来，对于很多人来说，是一个非常大的机遇。世界正从IT时代转向DT时代，而大数据就是DT时代的代表。在DT时代，数据和信息就是生命，对于大企业来说，不参与大数据建设，未来十年一定后悔；而对于我们个人而言，如果你不重视数据，你就难以真正发挥数据的价值。