论计算机基础教学中的案例分析

谢欣妍

【摘要】Word中提供的郵件合并功能在制作录取通知书、学生准考证、学生成绩单、邀请函、请帖等方面有着丰富的应用。本文通过邮件合并制作学生成绩单的具体操作过程为教学案例对“邮件合并”这一教学内容进行课程设计，重点讲解邮件合并的完整步骤。

【关键词】邮件合并；Word；学生成绩单

【中图分类号】TP391.13 【文献标识码】B 【文章编号】2095-3089（2017）16-0260-01

随着计算机技术的发展，办公自动化软件office已成为人们生活、办公中不可缺少的组成部分。我们常常需要批量打印请柬、信封、荣誉证书、录取通知书、准考证、成绩报告书等等，这些文档的共同特点是形式和基本内容相同，只是某些项目下的具体内容不同，如姓名、成绩、邮政编码等。

如果一份一份编辑打印或者打印好后用手工填写，显然容易出错且效率低。有什么办法既可以减少枯燥无味的重复性工作，又可以提高工作效率？

一、邮件合并概述

“邮件合并”是在邮件文档或主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成邮件文档。采用传统方法逐一编辑，不仅效率低，而且容易出错。如果利用邮件合并功能进行处理，并与实用技巧相结合，便能轻松、准确、高效地形成一系列合并文档。

“邮件合并”是Office中的一项高级功能，是实现办公自动化的基本技能之一。邮件合并可用于创建套用信函、邮件标签、信封、目录以及大量电子邮件和传真的分发。除此之外，也常用于与批量邮件类似的文档制作，如批量制作录取通知书、学生准考证、学生成绩单、邀请函、请帖等。适合使用“邮件合并”功能处理的文档，一般具备两个规律：第一，“邮件合并”中使用的数据源表必须是由字段列和记录行组成的一个标准的二维数据表，字段名标明该列的存储信息，每条记录行存储一个对象的相应数据；第二，处理对象需要生成的文档数量较多，且生成的文档内容一部分作为模板文档固定不变，另一部分则需要根据数据源表中的记录信息相应变化。

二、邮件合并的基本步骤

邮件合并一般包括创建数据源、编辑主文档及合并文档三个基本步骤。

1.创建数据源

数据源一般采用由Excel创建的标准二维数据记录表，表中包含相关的字段和记录信息。它们是主文档在合并时的数据来源。表格中包含的记录数量直接决定了合并后产生的文档数量。

2.编辑主文档

主文档作为合并文档的通用部分，在创建之初与普通Word文档无异，只是在对主文档进行设计排版时，要为数据域的插入预留充足、合适的空间，以便文档与数据源能更完美地结合。

3.合并文档

在主文档中插入合并域后，就建立了主文档与数据源之间的联系。从而实现了将数据源合并到主文档的操作。

三、应用实例-利用邮件合并制作学生成绩单

邮件合并的实现过程可以先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档（Word文档）和一个包括变化信息的数据库（它可以是Excel、Access、Foxpro等）；然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息；合成后的文件你可以保存为一个新的Word文档。

学生成绩单代表学校的形象和学生在校的表现，因此成绩单的制作要求美观、大方、正规。利用“邮件合并”打印学生成绩单首先要制作两部分内容：一部分是主文档，即相同部分的内容，如成绩单的正文；另一部分为数据源文件，即可变动内容，如学号，姓名，成绩等。接下来简要介绍一下Word中邮件合并功能的操作步骤：

1.准备好主文档

主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，在合适的位置需留下数据填充的空间。创建过程按常规方法在Word中创建“学生成绩单（模板）.doc”，设计好的主文档必须处于打开状态，不能关闭。

2.准备数据源

数据源就是数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。比如按常规方法在Excel中建立“2017届毕业成绩（各科成绩）.xls”，然后录入每个同学每门课程的成绩。注意Excel表格中不可有标题。

3.使用邮件合并

①选择文档的类型。首先选择文档的类型，使用默认的“信函”，接着点击“下一步：正在启动文档”。

②选择开始文档。由于主文档已建好，就选择“使用当前文档”作为开始文档。

③选择收件人。选择收件人，即找到数据源。我们使用的是现成的数据表，选择“使用现有列表”，并点击下方的“浏览”，选择数据表所在位置并将其打开，这里用到的数据源是我们的excel“2017届毕业成绩（各科成绩）.xls”表格。

④插入域。在主文档需填充的空间，要输入姓名、学号、成绩等，就通过点击“其他项目”按钮，激活“插入合并域”窗口，并选择其中合适的项目，点击“插入”按钮，将其插入文档。

⑤预览信函。单击“下一步：预览信函”，文档显示的是第一位学生的成绩，再翻页还可以查看其他学生的成绩。可以跟据所需要的版式，返回上一步修改，直到满意为止。

⑥完成合并。单击“下一步：完成合并”。利用邮件合并的基本功能，老师就可以轻松地完成填写学生成绩的工作，因为是一次性合成，进而避免了填写错误。

四、结束语

邮件合并的一般操作是先建立主文档和数据源，然后打开主文档，关联数据源，将数据源中的信息插入主文档的相关位置，最后生成需要的新文档。邮件合并的基本功能实现了excel与word中数据的互通及转换。

本文以一个学生成绩单的制作为实例，介绍了邮件合并的具体流程，了解了使用邮件合并功能可以将数据库中的数据合并到学生成绩单中，可将一个主文档同一个收件人合并起来，最终生成一系列输出文档。面对复杂多样的海量数据文档，只要举一反三，灵活运用，充分发挥现代化办公技术的优越性，就能改传统为现代，变繁琐为简洁。

参考文献

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[3]唐艳丽.邮件合并在Word中的应用.[J].信息与电脑.2011.

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