基于信息化全生命周期的合同管理实践

上海航天技术研究院 陈琼 毛云杰 陈昌敢

基于信息化全生命周期的合同管理实践

上海航天技术研究院 陈琼 毛云杰 陈昌敢

开展合同全生命周期管理，建立了从合同签订、审批、履约、后评估全过程的闭环管理体系，实现了合同管理、科研生产及经费管理的有效衔接，对单位管理效率、经济效益发挥了重要作用。通过不断夯实合同管理基础，规范合同管理过程，优化合同管理手段，深入推进后评估工作机制，显著提升了合同管理系统化、动态化管理水平，为科研生产的发展奠定坚实的基础。

合同管理包括合同谈判、文本起草、合同评审、法人授权委托、合同签订、合同用印、合同履行、合同归档、合同统计分析与后评估等全生命周期的管理，是全过程、系统性、动态性的管理。在市场经济日益发达的现代社会，加强对合同的管理已成为共识，同时合同管理也成为工程项目管理的一个重要组成部分。为有效促进科研生产按计划开展，合同管理是实现科研生产研制的重要手段和途径。合同管理能明确型号任务的整体目标，使型号任务形成系统，以合同管理为核心可统筹调控整个型号任务的运行状态。其涉及范围广，参与的部门众多，如型号的分工定点、计划进度和质量管理等。同时合同管理也是实现科研生产研制的经济调节手段，有力支撑了上海航天技术研究院的经济发展，确保了全年任务的全面完成。

一、合同管理的现存问题

1.合同签订滞后

部分科研型号合同签订滞后，合同未签订已开始发生经费往来。这一问题的主要原因包括：一是因按照上级下达的科研计划，科研型号研制任务需提前启动，合同未签订预付款已拨付；二是因科研型号研制任务时间紧，研制时间跨度大，合同不能及时签订。

2.合同执行与型号研制脱节

一是合同履约节点与合同文本不匹配。

科研型号研制任务往往需分阶段、跨年度完成，根据每阶段完成的型号任务进行拨付款，而在合同管理信息系统中仅有科研型号研制任务完成时间，而与之对应的履约节点与型号合同文本中分阶段完成任务不匹配，导致无法准确、全面、动态掌握型号研制的准确情况。

二是合同履约有异常无法及时掌握。

研究院科研生产任务包括战术武器型号、宇航型号（航天运输领域、应用卫星领域、空间科学领域）。涉及的范围广，签订的合同数量多，合同履约发生异常时，合同经办人员不能充分、及时掌握动态信息，导致难以保障合同经费实现年初制定的到款指标。

三是科研经费到款数与合同执行数准确率不高。

科研型号经费往往将多个合同多笔款项打包支付，科研经费管理与合同管理模块对单笔具体合同的收款情况未有机关联，合同经办人只能手动维护合同执行金额，导致科研经费实际到款金额与合同执行金额有偏差，准确率不高。

3.合同后评估机制未形成

合同履行完成后，研究院未组织对重点合同、异常合同进行后评价，相关的评价机制未形成，导致合同管理工作无法再上新台阶。

4.合同管理与军品免税工作要求适应性不强

军品免税工作涉及合同签订、合同管理、军品免税申报、财务开票及结算等相关业务。目前，根据军品免税工作要求，合同经办部门采用手工汇总列表管理，各部门的数据格式不统一，信息采集不够及时，导致数据统计准确度不高。同时，军品免税工作与合同管理工作存在资源重复，信息不共享，导致工作效率低下。

二、提升合同管理的主要措施

研究院全面落实中国航天科技集团公司党组、工作会、型号工作会相关要求，在“十三五”规划中明确提出“企业化、市场化、产业化、国际化”的发展方针，实现效率和效益两个提升。因此，研究院对合同管理工作进行全面梳理、完善，通过顶层策划、健全合同管理体系、梳理工作流程、加强后评估工作等措施，为确保型号任务的全面完成保驾护航。按照合同全生命周期管理理论，从合同起草、谈判、订立、审批、生效到履行、后评估全过程实施管理，研究院针对科研生产核心任务，牢牢抓住全生命周期管理，健全合同管理体系，提升合同执行能力，强化合同执行后评估，持续提升信息化手段，为型号任务的全面完成奠定了坚实的基础。

1.健全合同管理体系

确保型号任务圆满完成是研究院可持续发展的坚实之基，型号任务也是重点工作。围绕型号任务，研究院健全了合同管理体系，完善了合同管理组织机构，明确职责，落实责任；按照收支两条线进行分层分类管理；明确了合同管理的审批流程，修订完善了合同管理办法，将军品免税相关工作纳入合同管理规章制度。

2.优化合同管理信息化手段

一是建立了合同类型库。

按照收支两条线对合同进行分类，主要有收款、付款和鉴证合同，并建立了合同类型库。其中收款合同主要包括型号合同、技术合同、租赁合同、综合管理合同等，付款合同主要包括型号合同、综合管理合同、租赁合同、投资建设合同等。

二是建立往来单位数据库和主业项目库。

为严格把控往来单位资质和科研型号合格供应商目录，新增往来单位需提供相关资质、佐证材料进行数据维护，按照集团外、集团内进行分层管理。同时为便于统计分析科研型号合同，纵向项目按照型号合同的主业项目进行分类，程按照合同评审类别、合同类型及密级设置不同的流程来审批。合同评审类别有会议评审和书面评审。前者由承办部门组织相关职能部门召开会议，对合同文本及合同相关材料进行评审并形成书面评审意见，并经总（副）法律顾问和分管院领导审批。承办部门将会议评审意见及会议相关材料录入合同管理信息系统，完成部门领导审批、合同管理员编号确认等流程。后者所有审批程序均在合同管理信息系统进行，按照军品合同/非军品合同以及密级程度的不同，分别设置不同的审批流程。

六是合同与科研经费收支全面贯通。

为动态、全面地管控合同履约情况以及科研经费收支情况，打通合同管理与科研生产经费管理的孤岛链，实现信息共享，数据联动的目标。在科研生产经费管理中能动态查询所有生效合同，选择相应的合同分批次进行拨付款；在合同管理信息系统中能动态、准确地查询合同实际履行情况，实现了合同与科研经费无缝联动。

七是建立军品免税模块。

为严把合同源头，全面掌控军品免税合同的信息，动态跟踪军品免税的状态。在合同信息系统中建立了军品型号免征增值税模块，将军品免税相主要分为导弹武器、运载火箭、卫星、预研等。

三是建立了虚拟合同模块。

为解决合同签订滞后存在的问题，建立了虚拟合同模块，简化了虚拟合同的审批流程，将科研经费预付款写入虚拟合同。待虚拟合同转为正式合同，将所有合同相关的项目信息、收付款节点、合同条款、合同执行到款数等信息带入到正式合同中，按照正式合同相关要求对合同进一步完善后进行审批、履约等。

四是合同设置多个节点且到期提醒。

为准确反映型号研制的准确状况，在合同录入模块设置了多个合同履约节点。合同经办人可根据型号任务的合同计划节点明确合同的履约节点。同时对于到期未收付款的合同，信息系统发出预警提醒。通过提醒功能能够宏观的把握科研生产业务的开展以及后续补救工作，将损失降低到最小。

五是根据合同类型、密级设置不同的审批流程。

为强化职责分工，发挥职能部门专业优势，合同审批流关要求通过信息化手段贯彻落实到合同管理中。

3.建立合同后评估工作机制

为提升合同管理水平，及时总结合同管理经验，建立了合同后评估工作机制。一是建立了后评估工作组织体系，明确职责分工。合同归口管理部门负责开展合同后评估工作，加强组织协调，各相关职能部门密切配合，各司其责形成后评估工作组织体系和工作组；二是按照“全面覆盖、横向合同为主”的工作原则，明确了评估范围、对象，并形成了合同履行后评估合同清单和研究院院部合同履行后评估审签表；三是明确了后评估的工作流程，合同经办部门进行自评，职能部门进行评估，后评估工作小组进行综合评估；四是形成结果分析报告，对存在的问题反馈整改；五是优化职能，整合跨部门的管理职能，形成长效工作机制，已落实到研究院合同管理的规章制度中。

三、取得的主要效果

通过不断完善研究院合同管理工作，2016年全面实现了年初确定的科研生产任务。

1.整体的联动性不断加强

合同管理工作的水平不断提升，增强了部门间的工作协作，全面、动态掌控了科研生产合同经费的收付款情况，合同执行效率得到了大幅的提升，合同的执行也得到了有效的控制，合同与科研生产经费的配套管理更加紧密。

2.管理效率大幅提升

以合同管理为核心，依托合同管理信息化平台，全面实现了合同从签订、审批、履约、后评价等全生命周期管理的表格化和信息化，合同管理工作流程更加清晰，过程透明、科学高效，风险得到了有效控制。同时不断丰富了基础数据库，完成了科研经费管理与合同执行实时性统计，为研究院提供准确、详实的决策依据，极大地提高了管理效率。

3.经济效益持续提升

合同管理与科研生产经费有机结合，资源共享，加强了经费的收支管理以及科研生产各个环节的管控，有效提高了合同执行效率，强化风险的管控。同时狠抓军品合同免税的管理工作，降低了军品合同带来的税赋，研究院2016年批复军品合同金额及经济总量实现快速增长，效益持续提升，为研究院科研生产可持续发展奠定了坚实的基础。

四、后续工作目标

研究院以问题和效益为导向，梳理存在的问题，持续加强目标管理、过程管理和闭环管理，不断提高合同管理工作的规范化和精细化。

一是夯实基础，规范管理；二是进一步优化合同管理模式，提升合同管理水平；三是持续提升信息化手段。

科研生产任务是研究院的发展之本、不败之源、开拓创新之基。其合同管理工作在各级领导的高度重视和关心支持下，不断总结经验，进一步优化管理方式，提升管理手段，取得了一定的成绩，获得了航天科技集团的肯定。同时，通过以问题为导向，坚持发现问题、采取措施、提升能力、固化已有经验为管理原则，为未来合同管理工作指明方向。研究院合同管理工作将在不断探索合同管理理论、结合自身的发展特点、不断完善管理体系、不断提升管理能力、确保在全面完成科研任务的基础上，再接再厉，勇攀高峰，为研究院“十三五”规划的总体目标的实现作出应有的贡献。