互联网背景下的移动OA协同在高职院校中的应用与研究

张守丽++黄建鹏

摘要：移动OA协同作为数字化校园建设的重要部分，改善现代信息化建设与教学管理中存在的欠缺，提高办公管理效果，节约成本。该文主要阐述移动OA协同在高职院校教学管理应用的必要性、移动OA协同的发展现状和移动OA协同应用发展趋势分析三个方面进行，讨论了移动OA协同在高职院校中的应用，使得移动OA更好地为教学和管理服务，实现教学管理的共享化、信息化、现代化。

关键词：互联网；高职院校；移动OA；应用

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）32-0087-02

在互联网高速发展的今天，全球互联网应用普及，社会正向信息化快速迈进。高职院校信息化也随之迅猛发展，数字化校园已深入各个高职院校，在互联网背景下建立应用平台，建设一个可靠、信息安全、半开放、实用性、高效性的互联网管理信息系统，为教学管理部门提供无纸化、现代化的办公环境及综合互联网信息服务，提高办公效率和教学与管理水平，实现对口部门业务工作的快速化、规范化、无纸化、标准化[1]。

办公自动化（Office Automation简称OA）是将现代化办公设备与计算机互联网功能结合起来的一种定点网络化办公，是社会信息化的产物。通过平台所实施的交换式网络，单位内部员工之间、部门之间可跨地点、事件协同工作，使信息快速传递、交流和共享，提高办公的高效率。管理和教学部门移动OA可以在移动终端来实现，是将互联网技术与现代化办公结合起来的一种新的办公方式的应用，简化部门之间的沟通，实现了远程办公，并提高了办公效率。

1 移动OA协同在高职院校教学管理应用的必要性

1） 为保证高职院校教学与管理工作的正常运行，应将教学与管理中各个方面综合信息资源进行有效管理与控制，以分析教学与管理情况、制定教学与管理制度、保证教学与管理质量评价体系等工作进行为基础。只有落实好教学与管理工作，才能顺利进行教学管理研究和改革，提高教学与管理质量。最近几年，在高职院校注册入学形势下，教学管理体制和学生培养机制也随之改变，高职院校教学与管理部门将面临信息分析与处理的冗杂，传统的教学与管理模式已无法满足现代教学与管理改革形势的发展和工作需求，改变原有的教学与管理模式，需推进应用移动OA互联网技术平台。移动办公OA平台的推进与使用为实现高职院校教学与管理工作现代化、快速化、有效化提供了技术应用，减少了不必要的工作时间浪费和精力。为适应现代高职院校办公需求，移动OA平台正是对传统办公模式的改革，是高职院校教学与管理实现信息化的趋势。

2） 移动办公OA协同在高职院校教学与管理中的应用是将教学管理工作进行有效的管理与控制，充分将各类信息资源互通利用。移动OA协同在高职院校管理中主要分为协同、公文管理、查询统计、公告、会议管理、文档中心、文化建设、HR管理以及综合办公等几大模块，主要功能為文件传阅审批、日常管理、会议安排、文件归档、文件传递、通讯交流、借款报销、考勤管理、办公设备管理以及工作计划等功能，提高了高职院校各部门的教学与管理效率和质量，确保了教学与管理工作的顺利进行。

2 移动OA协同的发展现状

2.1 移动OA协同国外的发展情况

最早的英文术语Office Automation（简称OA）是美国在20世纪60年代初提出的，被译为“办公室自动化”。随着办公室信息处理中越来越多地使用计算机，20世纪70年代中期美国又出现了Office Information System，缩写OIS，中文译为“办公室信息系统”[2]。办公自动化技术在80年代发展迅猛，并被许多国家逐渐引入和推广使用。

2.2 移动OA协同国内的发展现状

2.2.1 移动OA协同国内的发展情况

我国移动办公OA的主要的发展和应用过程分为三个阶段：第一阶段是从20世纪80年代中期到90年代中期，以办公套件和PC机为主要代表，写作文档实现电子化和数据统计，从传统的纸质办公模式转向比特方式的第一代办公OA系统平台。第二阶段是从90年代中期以移动协同办公和互联网技术为主的自动化工作流程，将传统的手工方式收发文件转为自动化方式工作流的第二代移动OA系统平台。第三阶段是知识管理、业务流程和信息处理于一体的应用系统。目前我国企业信息化在很多大中型企业和单位在不同程度实现了应用。随着互联网技术与工作需求的不断更新，各个企业也在不断对办公OA系统进行更新和完善的第三代移动OA系统。

2.2.2 移动OA协同国内发展存在主要问题

1） 办公流程不能满足需求。办公流程是移动OA的核心功能，一个工作流程要先后有好几位同志参与，只有做好工程流程后，文件才能按照流程顺序转到下一位同志，加快办事速度，减轻工作压力，免去来回奔波路程和时间。但是，有的移动OA工作流程模板较为死板，不能由使用者进行自定义修改，这样就不能满足工作业务更改的变化需求。

2） 信息孤岛。当前，很多高职院校基本上都有很多现代化的管理平台，如教务管理系统、教学资源共享平台、财务管理系统、就业管理系统、招生管理系统、学工管理系统及移动OA管理系统等等，一般这些系统都是独立运行，各个部门各自管理使用，系统之间数据不能衔接、调用，资源无法共享。随着各部门的业务需求，独立的系统已经不能满足现代化的办公需求，甚至在数据采集过程中很多信息不一致，给工作带来很多不必要的麻烦。

3） 信息安全问题。随着互联网技术的不断发展，给人们带来方便的同时，也出现了很多问题。虽然在操作系统和数据库管理方面进行了管理和控制，在互联网连接处安装网络安全设备和防火墙，且对重要的数据库采用了加密技术，用户安装防病毒软件。但我国的数字化信息化技术与其他的一些发达国家有很大的差距，移动OA办公系统的研发及对互联网病毒和黑客的防弊措施还不到位。目前我们使用的办移动OA系统还存在这些一时还难以彻底根除的问题，还需要我们采取行之有效的防范措施[3]，不然容易遭到黑客和病毒的侵入，在数据传输过程中也会被拦截、篡改，使得系统无法正常使用。endprint

4） 系统设计与应用不匹配。目前很多移动OA的软件系统都比较模块化，只一味地追求功能多样化，将很多功能都集中到一起，而高职院校不同于其他的企事业单位，牵扯到学校的招生、学生管理、教学管理等很多问题、非常复杂，需要的很多功能模块不同于企事业单位，导致很多需求模块没有、其中的很多模块闲置，与实际需求相差甚远。

5） 使用率低。由于高职院校很多教师课时量安排较多，大部分时间都在教师上课，很多的通知公告都没有时间去处理。用户需在办公室才能处理业务，在其他有网络和计算机地点也无法完成事物的处理工作，导致系统使用率低。

6） 维护性较差。目前基本上在用的办公OA系统是基于C/S架构，每位高职院校的老师都必须安装客户端，若是客户端出现故障或者更新功能时，就必须卸载重新再安装，很多老师不会安装，导致信息技术部很忙，好时耗力。

3 移动OA协同应用发展趋势分析

3.1 移动OA协同在高职院校中应用发展

移动OA协同在高职院校中实施了很长一段时间，但是发展相对较慢，很多老师认为移动OA系统操作过于繁琐，不能坚持应用，且大多数高职院校对于教职工员工是否使用移动OA系统进行办公并没有强制的要求，导致教职工员工逐渐放弃了使用移动OA系统。因此，高职院校的移动OA办公自动化平台的应用率处于较低频率状态。

移动OA难以顺利应用的最主要的原因应该是移动OA系统自身的技术界面缺陷，面向用户的功能太差，操作复杂，不容易使用和掌握，并没有真正地做到协同办公。但是随着互联网移动办公OA平台系统的迅猛发展，移动PC端和智能手机的普及和应用，高职院校教职员工带来了新的办公体验，利用移动OA系统技术真正做到智能无纸化办公。移动OA系统对管理层和教职员工提供了大力支持和帮助，在不久的将来移动OA办公自动化系统将成为高职院校教职员工不可缺少的办公方式。

3.2 移动OA协同在高职院校管理中的措施

1） 实现工作流程自动化。高职院校教育与管理部门之间存在大量的工作交集，如信息的交错使用、网上报修、财务报账、公文的处理与批阅、数据处理与汇报等，这些都是一些业务流程工作，通过办公协同移动OA根据各个部门不同需求，实现准确的自动化工作流程，提供方便的文档查询、记录和归档，以后工作有需求时方便使用。在信息流程过程中实时实现监控、跟踪、批阅，快速解决不同需求、多任务的各部门之间的协同工作，仔细分析调查各环节流程，在使用过程中若是有问题及时改进，提高办公效率的协作。

2） 实现资源的合理整合。通过移动OA 协同系统，将高职院校的各类信息，如办公、招生、财务、办公、学生管理、教务管理等各类公文、学院各部门规章制度、教学任务、大信息数据等由数字化信息中心服务器统一管理，根据各个部门需求设定权限，进行不断地更新、保存、数据归档、资源共享，实现有效信息的互通、远程调用和移动办公OA协同，减少人力浪费、数据不准确的繁琐办公流程，通过资源数据的合理整合以大大提高工作效率，节约学院的办公成本，进一步实现了无纸化办公。

3） 保护账户和数据安全性。由于互联网不安全、时刻受到攻击，用户账户极易受到非法盗用，对移动OA平台存在安全隐患。因此，用户在进行登录平台时或关键步骤操作时，需要安装安全控件，才能正常登陆，看到移动OA界面。也可以通过其他方式来解决安全问题，如借助登陆验证码、每天密码登陆错误若超过3次则被锁定，需要找管理员解决或者等到第二天自动解锁等方式，保证每个用户账户使用的安全性。

4） 设计合理的移动OA系统，以提高使用效率。更新版本，开发移动OA系统需要同时满足移动终端和办公PC端的访问，用户可以通过互联网随时、随地进行移动办公，满足高职院校不同的业务需求。在系统应用前通过对各职能部门进行访谈，设计满足各部门需求的功能模块，在实际运用过程中不断修改和完善。充分考虑不同用户访问权限，分配不同的角色，分为系统管理员、教职员工、校外联系单位普通角色等类型，保证不同的角色权限交叉，避免信息的安全隐患。充分考虑移动OA系统烦人简单化模块和操作流程，确保用户在短时间能快速熟知各功能模块和系统使用。

5） 加强用户培训频率，为确保移动OA系统的各模块功能充分被利用，提高利用率。移动OA系统的功能模块较多，用户数量较多，牵扯到学院的所有部门，覆盖全学院。因此，要对移动OA平台进行高效利用，充分发挥移动OA系统的全部模块功能与价值，加强用户培训，尤其要对各部门信息管理员进行全方位的培训，包括系统的使用和小问题的应急处理，促使用户顺利使用移动OA，做到各项管理模块功能衔接无阻，确保高职院校教学、行政管理工作的顺利进行。

4 结束语

综上所述，通过整合高职院校各业务部门的有效信息资源数据，可通过互联网移动办公OA，增加业务部门信息共享与交流，为互联互通交流平台的顺利实现搭建基础，学院充足的现代信息化数据库，为整个高职院校无纸办公化提供技术的支持，办公效率得到进一步提高[4]。

移动OA系统在高职院校的教学与管理工作中是不可缺少的办公方式和服务手段，其发展与应用是顺应时代潮流，使教學与管理各项工作实现教育现代化、规范化的必然要求。使用移动办公OA 远程接入平台，能进一步提高高职院校的信息化建设速度、提高工作效率、实现“一站式移动办公”，为实现高职院校教学与管理工作效率的最大化，移动OA系统在高职院校教学与管理中实现了较高的应用价值，推动了高职院校教学与管理工作的良好健康发展。

参考文献：

[1] 闫保辉.移动互联网的现状和发展趋势分析[J].消费电子，2012（11）.

[2] 李志鹏.谈办公自动化系统的现状和发展趋势[J].中国科技博览，2011（5）.

[3] 丁艳.论我国OA办公系统存在的安全问题及应对策略[J].华东科技：学术版，2012（8）.

[4] 郑茜.面向高校OA系统移动客户端设计与实现[M].北京：中国地质大学，2014.

[5] 林夕宝.互联网+背景下高职院校提升办学水平的对策研究[J].武汉职业技术学院学报，2016（4）.endprint