浅析办公自动化中的计算机技术应用

张沣丹 / 户县就业服务局

浅析办公自动化中的计算机技术应用

张沣丹 / 户县就业服务局

计算机技术不断进步，在各个行业中都得到了广泛运用。本文所要探讨的办公自动化技术就是将计算机技术应用于办公的各个环节，为常规工作流程带来了优化和便利，能够使办公自动化更加系统化，加快办公速度、提高办公效率。目前以计算机技术为基础的办公自动化流程已经应用于各个行业，在社会保障业务电子文件处理中也做出了一定的贡献，本文将对办公自动化的主要功能和优点进行阐述，分析在办公自动化中应用计算机技术的重要作用，为今后办公自动化更好地应用于社会保障工作提供一定的参考。

办公自动化；计算机技术；技术应用

引言

当前最为流行的技术即为互联网技术和计算机技术，人们不断地发现这两种技术新的可能性，将它们应用于各行各业，促进了社会和经济的快速发展，也为特定领域带来了质的飞跃。计算机技术一直处于不断更新的过程中，它的精准性和便利性使得它逐渐开始被用于政府、企业与事业单位的日常工作与管理中。其优点表现明显，能够有效地实现办公自动化，实现办公流程的便利与顺畅，很大地程度上提高政府、企业与事业单位的办公效率，更好地为人民服务。

1.办公自动化的主要功能

办公自动化可以实现一个系统内信息共享，它强大的功能可以帮助企业和事业单位的办公室管理工作变得更加便利，能够实现对数据、文字和图片等信息的快速处理功能，还可以为决策提供便利，实现网络通话和电话会议的功能。

其中，文字处理功能最为常见。主要是利用计算机中的相关软件，对文字进行编辑和排版，能够在较短时间内将大量文字信息呈现，使人一目了然，很大程度上提高了工作效率；网络通信则是在计算机技术和互联网技术的帮助下，实现信息共享和沟通，能够保持办公室内与外界保持密切联系；电话会议即利用计算机实现通讯工作，将身处不同地区的员工联系起来，跨越了空间限制、及时解决问题，提高工作效率。

2.办公自动化在社会保障工作中的应用

计算机管理技术已经开始为社会保障工作的进行与管理提供便利。例如社会养老保险、职工医疗保险、生育保险等等工作的流程都已经实现了办公自动化。在社会保障工作的各个方面，计算机管理系统不仅能够实现部门内部的信息共享，还可以通过多样的连接形式与社会其他各个单位之间实现互相连接，有很多社保机构开始构建起共享办公系统，可以囊括数百个终端，涉及的业务面巨大，几乎能够实现办公业务全流程的自动化。

当前，在很多的业务中已经不再是从前的纸质文件为主、电子文件为辅，大多数都实现了电子文件为主、纸质文件为辅，正在向着无纸文件办公的方向不断发展。例如很多城市的职工医疗保险不再需要纸质凭证、经历复杂的程序才能兑现，相关医疗机构、药店、银行和参保单位之间已经实现了一卡通，即已经形成了完善的计算机管理网络，能够实时进行信息共享。通过这个例子可以看出，办公自动化不仅给参保人员减少了麻烦，也能大大提高社保局员工工作效率。

3.如何更好地将计算机技术应用于办公自动化中

前文已经提到，计算机技术处于不断发展的进程中，专业化程度也会随之不断提高，这对各个领域中想要应用计算机技术的人员们就提出来更好的要求。要求他们能够在日常的工作中，将技术与实际结合，根据工作需要不断地学习先进的技术，保持使用的技术不被时代淘汰，保证工作质量和工作效率一直处于不断提高的状态。

3.1 加强宏观调控意识

计算机技术应用于办公自动化不仅仅需要在具体工作中学习和应用，还要从较为宏观的角度进行调控。有时，工作的进行会受到资金不足影响和领导、决策者对计算机技术的认识不足的限制；并且计算机技术在办公自动化中应用产生效果不一定能够立马数显，这就会对办公自动化的发展带来一定影响。所以就会使得事业单位不愿意在计算机软件的开发上投资、也不愿为员工学习计算机技术产生的费用买单。所以必须要加强领导与决策者对计算机技术在将来能产生效益的认识，引起他们对办公自动化发展的足够重视，从宏观的层面对计算机技术和办公自动化产生综合的认识，实现一个综合、系统的工作构架。

3.2 健全办公自动化管理机制

计算机技术在办公自动化中能够带来帮助的软件很多，在对这些软件进行选择时，要做到以工作内容的实际需要为参考，选择最为合适的软件。国外的计算机技术发展先于我国，已经形成了一定的办公自动化管理系统，这些软件和系统虽然在理论上较为完善，有很大的优势，但是总是存在着价格高昂的缺点。有时也会因为大环境背景的不同而使得其优势难以完全发挥出来。所以在对应用的软件进行选择时，需要先综合考虑国内环境背景、了解工作中实际需要，在借鉴的基础上不断完善和优化，找到最适合的软件。

3.3 构建良好的计算机技术应用氛围

有时，可以考虑与相关高校进行战略合作来推进办公自动化进程，互利合作能够使企业与事业单位的办公革新工作有较高的出发点。如果只对员工进行短期、集训化的培训，很难帮助他们快速掌握大量的专业技能，无法满足办公自动化与计算机技术不断发展对人员技能提出的要求。选择与高校之间建立合作关系，可以在一定程度上延续培训路程，也可以使课程培训的开展依据行业具体需要进行。这样一来，可以建立起较为良好的外部氛围，对提高办公人员的专业技能水平有非常大的帮助。

3.4 提高计算机软件应用人员的专业能力

现在，从业人员的专业知识技能水平参差不齐，还有很多人对于办公软件使用方法不够熟悉，对于计算机软件应用的原则和方法的掌握也不够到位，这就会对计算机技术在办公自动化中更好地运用造成阻碍。所谓的专业人员必须要具有发展性思维，不断要求自己学习、进步，掌握好办公自动化技术中先进的手段。对于企业和事业单位来说，需要确保形成一个安全的物理环境，要求办公人员能够为内部建立起安全的防火墙，对于可能出现的漏洞进行及时修补，严格防止病毒入侵，确保计算机能够安全运行。

3.5 建立完善的信息发布平台

网络的传播速度有目共睹，可以实现办公效率最大化，事业单位需要利用网络技术的优点来建立起一个高速信息交流平台。这个平台可以实现实时互动交流，人与人之间、信息与信息之间的交流和共享都可以实现，不仅能够有效地节约办公成本，还能够在一定程度上避免沟通不畅问题的发生。此外，还能够帮助实现无纸化办公，很多信息不需要人为传递，只要上传到网络空间中，处于网络系统中的用户都可以随时提取信息、利用信息。

4.结束语

社会不断进步，经济不断发展，事业单位的办公内容也开始变得更加复杂，各种信息数量庞大种类繁多，这些因素都在一定程度上促进了以计算机技术应用为基础的办公自动化的产生。在这之中，处理文字和数据资料的技术、多媒体应用技术、计算机网络技术在办公自动化中发挥的重要作用不可替代。所以应该要对办公自动化中计算机技术的应用给予相应的重视，也要对相关工作人员的技能水平采取提高措施，这对于单位综合业务能力提升有很大帮助。只要人们对办公自动化有正确的认识，计算机技术的应用会对办公自动化带来更大帮助。

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