走出归档误区 丰富企业档案资源

王伟义

摘 要：归档工作是档案工作重要组成部分，是做好档案保管、利用工作的重要基础。然而，企业各级人员存在一些归档误区，直接影响了归档工作的顺利开展和后续利用服务。本文首先阐述了归档工作的重要性，介绍了一些常见误区，深入分析了其原因，并提出了改进措施。

关键词：归档；误区；档案资源

档案作为企业各项活动的历史记录，发挥着企业记忆库、知识库、智慧库的强大作用。归档工作在其中发挥着重要作用，可以说，归档工作开展的好坏、应归档文件收集齐全完整与否，直接影响着档案管理和利用工作的成效。然而，企业各级人员还存在“归档工作与我无关”、“归档就是应付应付”等误区，文件归档不及時、不完整、文件质量不高、整理不符合规范等问题时有发生。笔者认为，企业应正视这一现象，深入分析深层次原因，建立并强化有关措施，切实提高归档工作水平，为企业改革发展提供强大的资源保障。

1 为什么要做好归档工作

1.1 法律法规及标准规范要求

国家有关法律法规、标准规范对做好文件归档工作提出了明确要求。

《中华人民共和国档案法》第十条提出，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。

《中华人民共和国档案法实施办法》第十二条提出，“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档”。

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出，“凡是应归档的文件材料，要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒不归档‘。

企业应遵守上述要求，高度重视并抓好归档工作，使归档工作合法、依规。

1.2 企业发展的需要

档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，真实记录了企业生产、研发、管理等各项活动开展情况，对企业长远发展有着重要意义。归档工作是档案收集的源头，只有将应归档文件及时、完整、准确收集，才能为后续档案利用工作打下良好的基础。企业应站在长远发展的战略性高度，落实各部门、项目归档责任，提升归档工作水平。

2 文件归档工作中的常见误区

2.1 重视结果性材料归档，忽视过程性材料收集

对于一项业务活动来说，结果性和过程性的材料都随之而产生，这两类材料都需要收集，否则今后查阅相关档案就会有缺失。但是在部分人员看来，结果性的材料有归档价值，反映过程的材料没有什么价值，留在有关人员手中而没有归档。这种观念，割裂了业务活动文件的形成规律，导致过程性文件收集不完整。

2.2 重视纸质材料归档，忽视其他载体收集

电子图片、照片、音视频等载体文件，具有直观、形象、生动等特点，其保存价值较高。但限于传统观念和习惯，目前纸质文件归档居多，其他载体归档情况很不理想。特别是对于文件形成的源头不是纸质而是其他形式的，例如数码照片、音视频文件、电子邮件，如果舍弃其原生性载体而只保存纸质等传统载体，岂不是舍本逐末吗？恰恰是这些载体的文件才是真正意义上的原始记录。

2.3 重视文件收集归档，忽视文件整理

根据档案管理要求和业务活动实际，文件收集归档的一条重要原则是“谁形成、谁收集、谁整理、谁归档”，也就是说归档人员除了要做好文件收集、办理归档手续外，很重要的一项职责是对文件进行整理，使之有序化，便于后续保管和利用。但文件不加整理或整理不规范的现象仍然存在，这会直接影响到后续的查阅利用。

2.4 重视主业类材料归档，忽视管理类业务材料收集

企业在研发、生产、服务、经营、管理等业务活动中产生的有价值文件都应该归档。围绕主营业务如科研、生产、市场开发领域产生的文件归档情况比较理想，但管理类活动如企业文化、内部管理等领域产生的文件收集、归档工作不尽如人意，究其原因，由于管理类业务不直接产生经济上的收益，企业往往忽视其归档价值。

2.5 重视归档文件数量，忽视文件质量

部分人员认为只要按照归档范围将文件向档案部门归档就算完成任务了，对于文件本身的质量如字迹是否清楚、签署手续是否齐全不关心，结果造成了归档文件数量上达到了要求，但质量堪忧，发挥不了档案的应有价值。

2.6 按主观想法归档，不按归档范围和保存价值归档

只有列入归档范围或者确有价值的文件才需要归档，随意扩大或缩小归档文件范围的做法是非常有害的。有的员工认为只要文件形成了就需要向档案部门归档，有的员工则认为文件保存在自己手头用着方便或借口文件具有保密要求而拒绝归档，这些都是错误的认识。

3 产生上述现象的原因

3.1 归档责任意识不强

员工对档案工作存在错误认识，认为档案工作是档案部门的事，与己无关，没有正确认识到档案的价值和档案工作的重要性。员工还存在被动式归档的思想，档案部门催了才归，或者即使归档也是应付了事，忽视了其归档的主体责任，缺乏归档主动性和积极性，这是影响归档工作的最主要原因。

3.2 归档人员档案基础知识不扎实

档案工作是集理论知识、实际操作于一体的综合性业务，整理、归档作为其中的一项重要内容，需要归档人员具备一定的档案知识。但归档人员普遍缺乏档案基础知识，对什么是档案、归档范围、整理要求等不熟悉。

3.3 档案监督指导和服务力度不够

档案部门负有监督、指导业务部门文件归档的职责，为业务部门提供归档工作指引、辅导、培训也是档案部门服务的一项重要内容。目前企业档案部门存在一定程度的错位、缺位情况，埋头于档案日常业务，缺少主动管理、主动服务意识，没有站在企业高度谋划档案工作。

4 提升归档工作成效的几点做法

4.1 做好宣传培训，提升员工档案意识和知识水平

企业应利用内部媒体、信息系统、档案陈列展览等方式，向广大员工宣传档案工作及档案价值，提升员工归档意识，使大家树立“今日我归档，他日我收益”的理念，使归档成为员工的自觉意识、自发行动。此外，档案部门应积极举办业务培训，向员工讲授档案价值、归档要求等。

4.2 加大档案业务监督指导力度

企业档案部门应大力开展业务监督指导工作，通过定期开展档案工作评价、归档工作考核、项目档案工作巡检等方式，督促、检查各业务部门、项目做好档案工作。

4.3 完善有关制度

企业应根据业务领域变化、机构和人员变动等实际情况，定期评估现有档案工作制度，持续丰富和完善档案制度体系，使其保持科学性和指导性。档案部门应收集各部门、项目对归档工作的意见和建议，动态评价、调整归档流程和做法，并写入企业档案制度中，并做好制度宣贯、执行工作。

4.4 建立兼职档案员队伍

企业应建立以档案部门专职档案人员为核心、各业务部门及项目兼职档案人员为基础的工作网络，发挥整体合力，共同做好归档工作。可选择有一定工作经验、从事秘书或文件管理工作的员工作为兼职档案员，定期组织其参加档案业务培训、研讨，提升其档案业务能力，提升归档水平。

5 结束语

企业应建立健全并完善归档工作机制，使员工由“要我归”向“我要归”、“我会归”转变，使主动归档、规范归档成为员工的自发行动，持续提升归档水平，丰富企业档案资源，为企业发展留下宝贵的档案财富。