探析人事档案管理现状及对策

谢利芳

摘 要：快速发展的国民经济，促使传统的人事档案管理模式逐渐被淘汰，必须和时代保持同步，才可以更好地服务于社会经济的可持续发展。本文笔者结合自身工作实践经验，主要对人事档案管理现状进行了现状，并提出了相应的解决措施，主要包括提高认识，加强领导；健全制度，进一步规范档案管理；加强人事档案管理人员职业培训，提高档案管理人员的业务素质；提高人事档案的利用价值。

关键词：人事档案管理；现状；对策

人事档案是事业单位人力资源管理中极为重要的组成部分，但是部分事业单位人事档案管理现状极为严峻，其主要表现为人事档案管理意识淡薄、人事档案管理制度不够健全、人事档案管理人员配置不足、人事档案材料内容质量不高。人事档案从表面上对一个人的基本学习能力、荣誉称号、行为轨迹、文化程度、教育背景、生活履历予以了反映，可以对人做出基本的判断。合理合格的人事档案对人力资源的开发有着极其重大的意义。

1 人事档案管理现状

（一）人事档案管理意识淡薄

管理档案的相关部门领导对人事档案的管理工作缺乏重视度，认为档案是一项保管的事务性工作，只要档案比泄密、不丢失，可以应付查档和外调就行了，缺乏利用意识和归档意识。未对人事档案管理工作引起重视，没有将档案管理中的问题有效解决，如管理人员、经费问题、场地问题。人事档案缺乏完整，一些人事档案较为滞后，只有入团、入党志愿书、家属情况、学习经历等，不能将人员真实的现状和历史全面反映出来，致使人档分离的现象产生。

（二）人事档案管理制度不够健全

虽然我国已经颁布了一些人事档案管理的条例、法律和法规，但是因为人事档案规范化的管理正处于初始阶段，统一考核标准进而上级的检查、验收标准较为缺乏，从而导致人事档案管理制度缺乏完善性，造成档案管理人员尚未严格按照相关规定执行。作为一项具有较强保密性和规范性的工作，档案管理缺少一定的制度对其进行约束，从而造成人事档案管理工作不能按照规章制度展开，无所适从。出现收集材料不全面、档案收集归档不及时、管理人员安全意识差、档案室日常维护不到位等现象，对档案管理水平的提高造成了极大的影响。

（三）人事档案管理人员配置不足

从事档案工作的专业人才总量较少是现阶段较为普遍的现象[1]。大多数事业单位人事档案人员身兼数职，在工作岗位中抱着应付的态度，没有精力也没有时间将档案工作做好，对档案业务知识进行深入学习就更无从谈起；大多数从事档案工作的人员因为只经过短期档案业务培训或是其它专业的人员，缺少完备系统的档案基础理论知识；现阶段对掌握现代信息技术的复合型档案人才的需求较大，但通常这些优秀的复合型人才，认为不能将个人的真实价值充分发挥出来，往往都不愿意到档案部门工作，频繁的人员变动、不稳定的队伍，致使日常的档案管理工作和实际情况不符，对档案管理工作极为不利。

（四）人事档案材料内容质量不高

现阶段大部分的人事档案的质量都较为低下，利用价值较为缺乏，其人事档案很多都是形式的、空洞的，而实际性的、细致的较少；大部分都对政治面貌、工资、学历和个人经历作出了反映，很少有对技术专长、业务能力以及个人道德品质作出反映的；很多都是对过去的情况作出了反映，而反映现阶段情况的较少。特别是部分材料大多都是定性结论，定量描述较少；或只讲了优点，没有叙述缺点；内容空洞，组织意见和个人总结全是套话，不能公正、全面的对一个人的情况作出评价和反映。

2 改善人事档案管理现状的对策

（一）提高认识，加强领导

加强人事档案工作的宣传，借助各种宣传媒体，采用形式多样的宣传手段，对人事档案工作的重要性进行广泛地宣传，在全社会营造一种关心档案、宣传档案的良好氛围。针对人事档案工作，应该积极争取各级领导特别是单位领导的支持和重视。单位领导应对人事档案管理工作予以高度重视，并在议事日程中将其纳入[2]。将档案管理领导小组建立起来，由管理档案的主要负责人担任组长，定期督查、指导和检查档案管理工作，一旦发现问题要在第一时间将其解决。将人事档案管理达标升级考核机制建立起来，采用定性定量的方式，考核人事档案工作，在指导上和管理上应分别实行分级分类和等级升降的方法，进而实现人事档案工作的规范化。

（二）健全制度，进一步规范档案管理

据相关实践表明，完善的人事档案管理和工作制度，可以有效确保档案工作管理规范化的实现。所以各单位要对相应的档案管理制度予以建立，针对档案资料的收集、归档、管理和档案的借阅、利用和日常保管，制定出一套严格的制度，做到有章可循，严格按照规章制度办事。加大管理力度，将漏洞堵住。此外，要想防止改动、丢失档案的情况发生，就必须对人事档案工作目标管理考核制定和责任追究制度予以完善，严格手续，在接收、转出和转入材料时都应做好登记，借阅和查阅档案都有记录，利用方便，提供准确，使导致档案涂改和泄密等人为因素得到有效制约，实行责任追究，一旦档案管理出现问题要落实到人头上，确保人事档案管理的规范性和有序性，归档完整，有效利用，安全保管。

（三）加强人事档案管理人员职业培养，提高档案管理人员内的业务素质

在以往的工作中，对于档案工作，大部分企事业单位都未对其引起重视，很多档案管理人员都是身兼数职，错误的认为档案管理工作只是一项辅助性工作，可有可无。提高对人事档案管理的重视度，应在整个单位贯彻实施，应对充分热情、热爱档案事业的人事档案管理人员进行培养。培训教育是现阶段将人事档案管理人员素质提高的较为有效的手段。不仅要将日常的资格培训做好，同时还要加大继续教育的力度。对于从未从事过人事档案管理的工作人员，应对其进行资格培训，有针对性地对人事档案管理工作的基本知识进行学习，借助培训初步的人事档案工作，并将资格培训上岗证得到；继续教育则是从事档案工作的人员为了优化、拓宽和更新自己的知识结构而进行的学习，从而将新技术掌握、对新知识进行补充、学习到更多的新理论。借助以上两种学习方式，使档案管理人员的知识面得到了拓宽，将个人的专业水平提高了，满足了人事档案管理人员自我发展的主观需要，同时，这也是现阶段信息时代发展对档案管理人员的客观需要。

（四）充分发挥人事档案的作用

干部制度的聘任、各种培训、学历、考核、考察、改革和专业技术晋升等所需要的入档的材料越来越多，对人事档案材料的收集提出了更高的要求[3]。档案管理人员必须及时收集职工年度考核、晋升、聘任、学历变化等各种材料，并及时鉴定真伪和归入档案。当有晋升和聘任时需要调档和查档的时候要在第一时间将抽出的材料放回原位，进而更加充分地利用人事档案。对服务范围的拓宽引起重视，提供给人事改革相应的信息。不仅在晋升、调资和政审的时候要提供人事档案，同时档案部门在现阶段人事工作改革中要以人员配置和结构性调整等中心任务为基础，积极提供统计信息、综合信息、人员现状信息、定岗定员工作提供人员现状情况以及机构人员调整等人事档案信息。在对人员规划进行制定和预测的时候，提供人员分析信息和预测情况等，以此为决策者和领導者提供参考。

3 结语

要想人事档案工作取得一定的成效，就应将当前的有利时机牢牢抓住，不断学习、改革和创新，转变思路，更新模式，使一套新的档案观念和思想得以形成。只有和时代保持同步，才能和档案事业的发展相适应，促进现代化、规范化和科学化的档案管理以及人事档案最大利用价值的实现。

参考文献

[1]孔祥锦.新时期人事档案管理存在的问题与对策研究[J].办公室业务，2016（10）：169-170.

[2]管英哲.浅谈人事档案管理现状及对策[J].决策探索，2017（10）：42-42.

[3]周健媛.人事档案管理现状及改进对策探讨[J].中国管理信息化，2017（2）：184-184.endprint