高校学生电子档务建设策略探索

王艾

摘 要：高校学生电子档务建设模式的实现，需要技术、人才、政策和法律制度的共同保障和相互配合。要强化安全意识，从技术和管理两个方面提高高校电子档务系统的安全性和稳定性。同时要完善档务部门管理制度，规范档务人员的职责和工作流程，提高工作效率；建立档务人才培养制度，从多角度、多渠道吸纳档务工作人才，提升现有工作人员业务水平，并完善职业资格认证制度。

关键词：高校学生；电子档务；策略

1 高校学生电子档务建设的安全制度

1.1 高校学生电子档务建设的安全技术支持

电子档务工作的技术基础是网络技术，网络给予档务活动以丰富的信息、快捷方便的信息交流和共享等的同时，也对档务活动网络和档案信息的安全提出了诸多更高的要求。解决好信息共享与保密性、完整性的关系，开放性与保护隐私的关系，互联性与局部隔离的关系，是实现安全的电子档务的前提。现行一般采取的安全技术主要包括：

1.物理隔离

物理隔离的具体解决思路是：将同一计算机设备虚拟为两个系统，使同一空间地域内的同一计算机设备上的两个系统不能同时运行，空间相互封闭，已得到两个完全物理隔离的系统，一个连接外部网，一个连接校园内部网。

2.防火墙和入侵检测

利用防火墙技术，通常能够在内外网之间提供安全的网络保护，降低网络安全风险。针对高校学生电子档务系统的防护，首先应当在校园网与外网之间配备防火墙，防止来自互联网的侵害，另外在校园网中设置专门防火墙，防止来自校园网内部的攻击。入侵检测就是对计算机网络和计算机系统的关键节点的信息进行收集分析，检测其中是否有违反安全策略的时间发生或攻击迹象，并通知系统安全管理员，起到对计算网络资源恶意行为的识别和响应作用，用于入侵检测的软件和硬件则被称为入侵检测系统。

3.身份认证和数字证书技术

身份认证技术是网络安全技术的重要组成部分之一。在电子档务系统中进行信息交互时，不能够使用传统的身份确认方式，因此需要在技术上保证信息交互过程能够实现有效身份认证和安全准确传输，同时确定对方的特定权限，对其访问进行控制和记录。

数字证书认证技术采用加密传输和数字签名技术，能够实现上述要求，可以在电子档务活动中广泛采用。数字证书是在互联网上进行信息交流及各种交互活动的各个参与者的身份证明，在电子信息交换的过程中，用户方需要被验证数字证书的真实有效性。数字证书一般包含用户身份信息、用户公钥信息以及用户数字签名的数据三部分。用户身份信息可以确保数字证书信息的真实性；用户公钥信息可以保证数据信息传输的完整性；用户数字签名可以保证数字信息的不可否认性。通过把要传输的数字信息进行加密和签名，保证信息传输的机密性、真实性、完整性和不可否认性，从而确保信息的安全传输。

数字证书技术能够适用于高校学生电子档务系统中的各类权限用户，以保障系统和信息安全。

1.2 高校学生电子档务建设的安全管理

1.2.1高校学生电子档务建设的安全行政管理

安全行政管理主要是指在高校档务管理部门进行的，以行政命令或行政规章制度为手段的电子档务安全管理活动。安全工作需要有一个专门领导负责具体工作的开展，日常安全管理工作的内容主要有：协助上级指定安全管理的目标、制度及规则，制定系统信息保护策略和应急计划，做好系统安全的整体规划与协调，进行系统安全风险评估并制定相应措施等。

1.2.2高校学生电子档务建设的安全运行管理

安全运行管理主要指通过监测电子档务系统运行情况，查找和发现可能的安全隐患并采取相应的技术措施的安全管理行为。同时，应当制定和完善电子档务工作安全方面的立法，在法制上保证电子档务工作的安全。

2 高校学生电子档务建设的管理制度

2.1 档务部门管理制度

1.动态管理

动态管理，即用动态适应性管理方法对高校电子档务工作进行管理，以适应当今社会不断发展变化的形势。高校学生电子档务系统的开发是以用户需求为导向的，系统使用中也应当注意及时收集用户反馈信息，根据用户的需求与信息技术的更新，不断改善系统利用方式和水平。

2.集成管理

高校学生电子档务工作需要人员、资金、技术等多方面资源的有效规划与合理配置，才能够达到档务工作的最终目标。因此，高校电子档务工作不仅要重视对学生档案的管理与开发工作，还应当重视档案人才培养、资金筹集、技术改进与整合等方面的问题。要根据档案机构职能和社会需求合理配置档案信息资源，同时注意数据库的兼容性问题，以便更好地实现档案信息的优化与传输。

3.监督管理

高校档务部门的工作重心应当放在建立和健全档案工作的监督、检查、考核与评估制度上。定期或不定期地对有关学生管理部门的工作及归档的学生档案材料进行检查，指导档案信息搜集人员有关归档材料的甄别和筛选工作。高校学生档务部门在学生电子档案著录的全过程中应当实时监控、及时跟进、随时响应、动态调整，充分发挥高校档务部门的专业档务能力和监督管理作用。建立和完善档务人员激励机制，激发档务人员的事业心与荣誉感，使其正确树立档务工作服务意识，不断完善自身档务工作基本技能，提高档务工作效率。

2.2 人才培养制度

1.档务人员的培养

档案管理网络化的发展，迫切需要一大批既懂计算机技术又精通档案业务的高层次信息人员，其素质水平直接影响自动化水平的提高。笔者认为，可采取以下途径培养高校档务人员：

（1）高校专业设置方面。各高等院校的档案专业应当重点开展电子档务方面的课程学习，对档案专业学生进行计算机与档案管理的综合指导，拟定新的教学大纲，组织相关教材编写。学生不仅需要掌握档案管理的基本理论、方法与操作技术，还应当熟悉计算机软硬件技术、网络操作技术及信息通信技术等。优秀毕业生可以直接进入本校学生档务部门，以充实高校档务部门人才资源；

（2）档务部门现有人员的培训。要加强对现有档务工作人员的专业培训与深造，不断完善档务人员知识结构，培养其创新能力，提高其业务素质，尤其要使他们熟练掌握现代化网络通信技术，使之尽快适应档案管理网络化工作。需要培训的人员主要分为系统操作人员、系统维护人员和运行管理人员。管理人员与系统操作人员需要了解档务系统的各项功能，如何工作以及如何进行使用。管理人员主要是需要对系统的整体认识，以便对系统和人员的管理；系统操作人员则是直接面对系统日常工作，因此需要对系统功能、数据工作有明确认识。系统维护人员需要理解系统及其功能，熟悉数据输入、信息维护、处理信息传输以及排除故障的方法。这些可以通过模拟实践，使其适应电子档务系统的工作。

2.职业资格认证制度

实施职业资格认证制度是提高从业员素质的重要手段。1989年美国成立了档案工作者资格认证学会，在美国乃至整个北美地区推行档案职业资格认证制度，大大提高了美国档案工作者的业务素质。2003年上海市颁布了《上海市档案专业技术人员职业资格暂行规定》，开始了我国地方性的档案职业资格认证。电子档务的兴起，对档案从业人员的素质提出了更高的要求，因此应当在档案职业资格认证制度中增加电子档案管理内容的考核，逐步完善全国性的档案职业资格认证体系。

参考文献

[1]李熙利.基于网络普及化高校电子档案管理研究[J].办公室业务，2015，（19）：35-36.

[2]冯香婷.高校學生电子档案建设的困境与发展途径探索[J].办公室业务，2016，（11）：143-144.endprint