浅谈如何做好照片档案管理工作

摘 要：档案的收集、整理、利用都是档案管理工作中不可缺少的环节。对照片档案而言，照片档案的前期收集工作至关重要，可为照片档案的下一步整理工作提供重要的信息。整理好的照片档案能得到充分的查阅和利用，进而发挥照片的形象纪实作用，推进企事业单位更好地发展。本文结合个人工作实际就如何做好照片档案管理工作进行了相关的探讨。

关键词：照片档案；收集；整理；利用

照片是随着科学技术的进步而诞生的一种新型的档案载体类型，它以其特殊的载体形式，反映出悠久的历史、重大的变革以及重要人物的历史面貌，弥补了纸质文字档案的不足。由于办公自动化的普及，新型信息介质的出现，照片档案日益增多，内容日渐丰富。在实际工作中，如何做好照片档案的管理工作也越来越重要。。

1 照片档案的重要性

照片档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案在企业生产、经营和管理等各项工作中起着重要的作用。随着信息技术的发展，照片成为社会生活重大 重要组成部分，它以其特殊的画面载体形式，原始、真实、有效地记录了不同时期企业管理的变化和发展。

2 如何做好照片档案的管理工作

1、照片档案的收集工作

照片形成过程复杂、流转环节多，管理难度大。随着数码技术的普及，数字照片越来越多，管理方法发生了根本的变化。档案工作应应与时俱进，顺势而上，提高档案管理意识，增强业务能力。

（1）收集范围

收集的照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。按照照片档案收集要求，照片内容主要包括：记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片；领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；本单位组织或参加的重要外事活动的照片；记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片；本单位获得各种荣誉的照片；其他具有保存价值的照片。

（2）收集时间

重大活动要随时归档；日常活动要定期归档；阶段性工作结束时整理归档。

（3）收集信息

收集信息环节的重要性显而见之。办公室应设专兼职人员负责收集保管照片，较全面低记录照片的各个要素，尤其是时、地、人、事这四个最基本的信息。必要时，还可提供事由的产生背景及重要影响等内容。办公室负责保管照片的人员应提前把活动主题、时间、地点、领导主持、与会人员、摄影者、备注说明等要素制作成表格，在每一次归档时都按要求认真填写照片信息，以免因照片信息不全而造成有价值的照片无法归档。

2、照片档案的整理工作

（1）照片档案的分类

在实际整理照片档案过程中，主要将照片分为四大类：1、省市各级党政领导、社会各界知名人士以及同行单位到本单位的活动照片（视察、参观、座谈等）。2、本单位主办或协办的各类学术培训和讲座。3、本单位主要职能活动和重要工作成果、重大荣誉的照片。4、本单位党、团、工会组织活动形成的照片。

（2）照片档案的编号

照片档案的编号方式有几种，其中以本单位使用万维数字化档案网上管理系统为例，则采用格式为：全宗号-目录号-案卷号（册号）-照片流水号。

（3）照片档案的著录

为更好地保管和利用照片档案，在著录过程中应尽可能全面录入照片的主要信息。这里的信息大部分来源于前期的照片信息收集工作，缺少了收集信息这一环节，无形中增加了照片档案的著录工作难度。以万维数字化档案网上管理系统为例，对入册照片的题名、摄影者、摄影时间、地点、文字说明、载体类型、大小等项目都应进行录入。其中照片题名部分可参考以下格式：

参观类的题名：*年*月*日某领导一行*人到**（单位）参观指导（图为参观**现场）

格式会议、活动类的题名：*年*月*日**（单位）在**（地方）召开**（会议）（图为会议现场）

文字说明部分也不可忽视，它是对照片题名内容的补充。大致可以从这几个方面进行说明：照片中重要人物的职务、姓名、位置；活动主题；参加人员的数量、性质、归属；活动的重要性和影响力；培训内容可以具体到课程名称等等。

（4）照片档案总说明的编写

编写照片档案总说明时，可参照大事记的写作方式，根据照片前期收集的信息，需要时可摘录本单位的大事记内容，对单张照片或组合照片进行总说明，具体交代清楚时间、地点、人物、事情即可。

（5）照片档案标签的制作

以万维数字化档案网上管理系统为例，系统自生成档案标签，包括题名、照片号、底片号、摄影者、时间、说明等信息。打印后只需裁剪、入册便可。

3、照片档案的数字化管理

随着信息时代的来临，数字化技术在档案管理工作中的应用已成必然趋势。照片档案的保管和利用都离不开数字化技术。在照片档案底片已进行科学编号的前提下，有两种有效的科学手段可对照片档案实行数字化管理。方法一，利用大容量的专业移动硬盘对照片档案进行备份保管；方法二，按照照片档案的目录号，把对应的照片底片上传到档案管理系统中，既提高了照片档案的利用率，又起到了档案资源信息共享的效果。

4、照片档案的查阅和利用

照片档案的保存价值在于利用，只有积极开发照片档案的利用价值，为社会提供各种有价值的信息资源，才能充分体现出照片的珍贵和档案本身所具有的历史价值。

（1）开展主动服务，树立服务意识，在照片档案的利用工作中，档案管理员要尽心尽职，树立主動服务意识，了解利用者需求，为利用者查找所需的各种照片档案提供服务。

（2）照片档案与文书档案结合利用。在一些照片和文书中所反映的内容和信息往往是同一事物或事件。照片档案作为一种信息记录，形式简单、直观，记录真实迅速，画面包含的信息量大且不受语言、国界的限制。但是单一的照片档案所表达的内容不够全面、翔实，如能够在提供照片档案的同时，主动为利用者提供相关的文书档案，即与相应的文书档案相结合，将会更好地提高利用价值。

（3）利用照片直观、形象、真实的特点，编辑画册、举办图片展，通过展示文化和历史发展历程，宣传档案工作。同时通过照片这个载体，让员工回忆过去，放眼当下，展望未来，进而升华他们对集体的归属感和荣誉感。

3 结语

综上所述，照片档案是档案管理工作的重要组成部分，做好照片档案的收集、保管工作是整个照片档案管理工作的前提和基础；积极主动地开展照片档案利用工作是照片档案管理的目的和根本。当前照片档案工作在这两方面都应加强和完善，从而有效地推动照片档案工作沿着正确的方向发展。

参考文献

[1]照片档案管理规范.GB/T.11821—89.

[2]安殿堂.提高照片档案质量和管理水平的几点建议[DB/OL].甘肃档案信息网，2012（8）

作者简介

李元芳（1985-），女，汉族，广东省，东莞市第七人民医院，本科，研究方向：档案管理。endprint