浅析企业档案的数字化管理

曹莹

摘 要：档案管理工作是企业最基础性的管理工作，同时也是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。通过科学的管理企业档案，可以对一个企业业绩和管理水平进行有效衡量。可以说企业档案是对企业发展史上的优秀成果的真实记载，是企业经营业绩和科学发展研究的第一手资料。在当前信息时代，传统的企业档案管理模式已无法与档案管理工作需求相适应。档案管理模式发生了不断的变化，同时具体的管理流程和管理手段也随之发生变化。随着计算机技术和网络技术在档案管理工作中的广泛应用，电子档案应运而生，这也加快推动了企业档案数字化建设的进程，在这种情况下，需要努力提高企业档案数字化管理水平，从而实现企业档案的开发和利用，更好的发挥出企业档案的重要价值。

关键词：企业档案；数字化管理；收集；电子文件；服务

当前计算机技术和网络技术的快速发展，在档案工作中各种先进信息技术广泛应用，这也有效的推动了档案数字化发展的进程。但在当前企业档案管理工作中，由于对档案工作重视度不够，投入较少，再加之各种软硬件设施配备不齐全，人员对先进设备操作不熟练，对先进技术不熟悉，这就导致档案管理手段落后，档案管理无法适应当前档案数字化发展的需要。因此企业需要加快推动档案数字化管理的进程，全面提升企业档案数字化管理水平，从而为企业的发展提供重要的信息支持。

1 企业档案数字化管理的意义

（一）更具便捷性

企业在发展过程中，有价值的信息都被档案记载下来，这也使企业档案数量不断增加，种类复杂。在传统企业档案管理工作中，不仅管理工作效率较低，而且无法实现企业档案的有效利用。通过对企业档案进行数字化管理，利用现代数字化档案管理系统，不仅具有较大的储存空间，而且实现了档案信息的快速检索，即由计算机即能够完成档案信息的存储和检索，档案管理工作效率更为快捷、高效，实现了企业信息资源的共享，这为企业的快速发展起到了积极的促进作用。

（二）有利于实现档案信息的保护

企业的纸质档案在长期的保存和使用过程中，纸张极易受到损坏，影响企业档案信息的完整性。在档案数字化管理工作中，纸质档案被转化了电子档案，利用计算机、专用管理软件和网络即可以实现电子档案信息的存储，不仅存储所占空间较少，而且储存空间容量较大。企业所有的档案信息都汇集到网络储存空间中，并为档案需求者提供使用服务，有效的实现了对原件档案信息的保护。而且采用纸质和电子档案的共存管理，保障了企业档案信息的安全性。

（三）增强企业档案的安全性

实现企业档案的数字化管理，在企业档案数字化管理系统中，档案管理人员会设置相应的访问权限，有效的保证了档案的安全性。同时在数字化管理工作中，还会应用各种先进的安全防范技术，避免了档案信息泄露现象的发生，相较于纸质档案，电子档案的安全性有了大幅度的提升。

2 加强企业档案数字化管理的建议

（一）加强对资料的收集

当前我们处于信息爆炸时代，信息交流十分频繁，作为企业档案管理人员，需要及时对档案信息和资料进行收集。相较于传统的档案管理工作，现代企业利用档案数字化管理系统可以在互联网上收集各种企业发展需要的信息，而且档案数字化管理系统与企业各系统都实现了有效的衔接，这为档案信息资料的收集提供了更加便利的条件。企业档案信息也能够及时进行更新，有效的促进了企业档案数字化管理水平的提高。

另外，电子文件实现了自动上传收集。当前电子文件的形成通过下载或上传即可完成，企业档案管理部站可以在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，这样就能够第一时间收集到电子文件，并对其进行归档。

（二）开展在线服务

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主動的、现代化的档案服务方式所代替。目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。

（三）建立网络共享服务平台，提高内部调档与查询速度

首先，可通过计算机网络技术加强对于企业档案信息的管理，完善档案信息处理过程中的各项事务的操作与运营，保障信息技术的使用能够切实为企业管理服务，并始终贯彻于档案管理工作的各个流程当中，全面推动现代化的实施。其次，建立网络共享服务平台，按照档案信息的具体内容和所属区域进行分类归档，并提供非限制和非保密性文件的统一检索和管理服务，提高调档查询速度，提升工作效率。

（四）全面采取信息安全备份，强化档案信息安全性管理

非人为的不可抗力因素，是对档案信息安全造成重大损害的症结之一。计算机网络硬件故障、各类自然灾害和不可预估性事故一旦出现对于档案、尤其是对企业内部“孤本”档案所造成的危害无疑是致命性的。其不仅会威胁到企业档案信息本身的完整性，更将影响其使用价值，以及日后可用性，所以，在提高企业档案信息安全性的同时，还应当适时做好档案数据的安全备份工作。

为了让数字档案备份更加安全、更有保障，档案管理人员可进行多重备份，并定期进行数据在线、脱机模式下的双重检验。需要注意的是，备份至云端的数据需要及时构筑防火墙、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升提供更多重保障。对于企业数字档案的备份还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害，或是其他可能威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，完善对于两地同档案的备份与数据更新。

3 结束语

在当前信息时代，各种先进科学技术在企业档案管理工作中的有效应用，加快了档案资源数字化和电子化的发展进程，全面提升档案工作的效率。而且在数字化技术支持下，企业档案信息的开发也朝着深层次和高水平发展，能够更好的满足企业的现代化发展需求。在当前企业档案数字化管理工作中，还需要重视档案信息的安全管理，实现档案信息共享和安全的完美对接，从而使企业档案更好的服务于企业的长远发展，推动企业战略目标的实现。

参考文献

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