试论如何做好新形势下的公证处档案管理工作

摘 要：档案是一项活动的信息记录，是证明一件已发生事情中具体事宜的一项凭证，具有重要的参考意义与利用价值，同理，公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是公证机关的重要组成部分，但就目前的形势来看，我国公证机关的档案管理工作仍然存在诸多不足，本文中，笔者将针对其中存在的问题，制定相应的解决对策。

关键词：公证处；档案管理；管理环境；查阅制度

档案管理是单位管理工作的重中之重，近年来，随着我国国力的日益强大，各企业快速的发展，发展路径与管理模式上都发生了颠覆性的变化，档案作为单位的发展历史的印证，是前人经验的积累，是未来发展的基石。因此，在新形势下，公证处必须做好档案管理工作。

1 公证处档案管理作用及存在问题分析

1.1 作用

档案作为一种有形记录，是当事人与公证人间特定公正事项的第一手材料，是令人信服的历史依据，档案具有一定的法律效益，因此档案管理也是对单位内部规划的一项重要措施。公证处档案的内容复杂，涉及到合同、财产、婚姻、遗嘱、继承、委托等大量事宜，涵盖了社会、经济、政治等诸多方面，由此也看出公证处档案的应用广泛。随着市场经济的日渐成熟，公证处的职能不断深化，涵盖的业务越来越多，相应的档案种类也越来越复杂，因此加强对公证处档案的管理是十分必要的[1]。

我国有特定的《中华人民共和国公证法》，其中对于公证合同的效益具有明确的声明，它是一种在公证业务中形成的具有特定证书作用的文件，其合法性与真实性都被公正机关认可，一旦公证人与当事人之间发生纠纷，还需要利用以档案为依据进行调查与协调，在当前信用机制不健全的情况下，公证档案可以起到一种无形的震慑力，敦促当事人的行为，促进与维护社会的安全與稳定。

1.2 存在问题

我国当前的公证档案管理仍存在诸多问题，例如，单位的档案管理意识低、管理水平低、管理人员的专业素质不高、管理制度落后等，致使档案的存放、分类上都不合格，十分容易造成机密泄露等，严重的影响到档案管理的安全性与保密性。此外，档案管理不善也造成了公证处的发展受到限制，不利于改革的持续进展。

2 新形势下做好公证处档案管理的具体措施

2.1 提高管理人员的认知水平

工作人员的管理水平不高是影响档案管理质量的直接因素，想要优化公证档案的管理，首先需要加强对单位领导的思想建设，领导是单位行为规范的制定者，是思想工作的指挥者，想要彻底的改善公证处的工作状态，就需要做好领导人员的工作。要求领导首先详细的了解国家相关的法律规定，意识到档案管理的重要性，并将相关规定传达给下属，确保单位内的每一个人都能够重视档案的管理，实现单位整体的思想转变，在此基础上设立专门的管理部门，安排专业人事来管理，并将其作为单位发展的重点工作之一。

其次，加强对档案管理部门的建设工作，重视对管理人员的培训，树立起正确的思想认识。单位可通过宣传、讲座等手段，提高对管理人员的重视程度，并完善奖惩机制，使管理人员明确自身职责，端正自身态度，严谨对待工作，从而实现档案管理工作的有序进行。

2.2 提高档案管理人员的专业素养

档案管理是一项系统的工作流程，管理人员不仅要懂得相关的管理事宜，还需要熟练的掌握档案的辨别、修复等各项专业知识，尤其是信息技术发达的当前，管理人员更应当学习先进的多媒体设备，建立网上管理与查询数据库，为档案的储存设置一道屏障，以防止档案丢失、虫蛀等一系列意外事故的发生。此外，许多管理人员由于法律意识不强，常常会放松对档案的管理，当遇到突发事故时也不敢向上级申报，造成档案管理的安全指数低，至此管理人员还需要明确相关的法律规定，遇到紧急情况时，懂得拿起法律的武器，维护当事人、公证人的合法权益，使档案发挥出实际效益。

2.3 改善档案管理环境

档案管理环境分为政策环境与硬环境设施，我国当前的公证处基础设施简陋，档案的存放与管理都没有很好的保障，保密性不强，存放室也不会找人定期打理清扫，致使档案管理环境恶劣。公证处应加大对档案管理的投资力度，改善基础设施，并购进先进的计算机设备，定期对存放室进行清扫，保持通风与干燥，杜绝阳光的直射等，使档案的质量更加有保障。

2.4 提高档案管理的服务能力

档案管理的意义就是为了让档案发挥效益。尤其在信息化日益发展的今天，电子数据库的投入使用，使得档案的查询与调取更加的便捷，电子档案也逐渐有取代纸质档案之势，因此重视对网络资源的开发是十分必要的。管理人员应当在数据库的基础上，建立资源共享与链接，不但缩短了资料的传输时间，还实现了资源的节约，十分符合我国可持续发展的战略需要。在此基础上，增设文件加密软件，传输双方只有通过输入规定的密码才能够实现文件的共享，从而使文件的管理更科学化、规范化[2]。

2.5 严格遵循借阅与查阅制度

公证机关应当严格执行保密制度，设置档案借阅登记簿，并整理相应的登记制度，借阅者应当严格履行借阅的审批与登记手续，并限定借阅期限，国家借阅档案的，需要出示函件，经公证处审批后才可办理借阅手续；律师事务所需要经过当事人同意并经公证处公证后才能够进行查阅，最大限度的保障档案的安全。

3 结语

综上所述，我国当前公证处档案管理上仍然存在诸多问题，随着经济、政治以及信息技术的高速发展，档案管理在公证处中的作用越来越重要，只有采取科学有效的手段，改善当前的局面，加强对管理人员的专业性培训等等才能够提升档案管理水平，促进改革工作的稳定实施。

参考文献

[1]刘媛媛.唐山华忆公证处建成“公证档案数字化管理中心”[J].中国公证，2017，（2）：7-11.

[2]佚名.上海市浦东公证处与浦东新区档案馆开通档案查询通道[J].中国公证，2017，（5）：13-13.

作者简介

洪花（1978-），女，吉林省延吉市人，朝鲜族，初级，大学，从事公证处档案管理工作。endprint