大数据影响下基于SWOT分析的档案管理研究

2017-12-07董芹

现代商贸工业 2017年36期

董芹

摘要：云计算和物联网等信息技术的迅速崛起，开启了大数据应用发展的新纪元，在各个领域引起巨大变革的同时，也给档案管理带来了强有力的冲击。以此为研究背景，在阐述SWOT应用可行性的基础上，充分运用SWOT分析法剖析了大数据时代下档案管理的内外部环境，最后结合各影响因素提出了可选择的发展战略。

关键词：大数据；SWOT分析；档案管理

中图分类号：F27文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.36.025

被海量数据充盈的大数据档案，势必颠覆传统的档案管理方式，在档案的收集整理、档案知识挖掘和档案服务思维创新方面都将产生日新月异的变化。中国档案信息化历经二十多年的建设，电子档案存储数据量逐年增加，在此过程中产生的海量数字资源通过云计算、移动互联网等新型IT服务模式在档案管理中被大范围运用，但依旧无法与社会需求相契合，详细探究大数据环境下将档案信息有效转化为知识资源的战略决策就显得尤为重要和迫切。

1 大数据时代SWOT分析法应用于档案管理的可行性

当前大数据浪潮正在席卷各个领域，档案管理作为信息化建设中的重要组成部分，其面临的一次具体而深刻的变革已不可阻挡，当务之急是决定究竟采取何种变革策略。无论是哪种形式的管理，管理的思维都是相通的，管理学领域的研究方法和手段都是类似的，档案管理与企业管理类似，是一种对于知识经济的经营管理活动，信息资源在某种程度上也具备商品的属性。基于这样的思考，本文将商业管理领域常见的SWOT分析方法应用于档案管理的相关研究，结合目前的档案行业发展现状，从宏观和微观等不同角度，分析大数据影响下档案管理的发展路径，依托SWOT模型的战略选择，为档案管理的变革提供参考和借鉴，从而更好地应对一切机遇和挑战。

2 大数据影响档案管理的SWOT分析

2.1 优势（Strengths）分析

2.1.1 应用价值巨大

我国的档案数据不仅囿于档案馆馆藏，还遍及机关、企业、经济、教育等各领域的档案保存组织中，档案大数据的来源除了众多档案机构的固有信息资源外，还有用户实时查询和浏览数据的相关记录。大数据试图实现“信息关联—行为预测—精准推送”这一系统化的目标，与档案服务的职能不谋而合，通过挖掘海量的档案数据资源，帮助用户在短时间内完成与自身需求的匹配，开发档案信息的经济价值和社会价值，提升档案机构整体服务能力和水平。当前是大数据发展的黄金时代，也是探索档案信息利用空间的最佳时期，档案管理不再局限于传统的官方服务层面上，而是不断拓展到市场服务领域，增强其实践性的特质。

2.1.2 理论研究日趋成熟

当前诸多学者和专家都将关注点集中于大数据环境下档案管理工作存在的问题、面临的机遇和挑战，结合档案管理的收集、整理和利用的三个环节，提出大数据影响下档案管理将以数据分析、挖掘为主导，做到实时收集，全流程控制，并将利用大数据关键技术对电子资源档案进行重新存储、组织和管理作为研究的重点和核心内容。档案工作者也在紧跟时代步伐，更新自身的理论知识体系，弥补技术水平的缺陷，满足档案管理的变革需求。相信随着理论研究的不断完善，大数据的影响将更全面细致地渗透到档案管理的实践中，档案信息将真正发挥其巨大的资源优势。

2.2 劣势（Weaknesses）分析

2.2.1 资源系统化整合难度大

档案信息来源广、类型多样、数量庞大，加大了信息资源的整合难度，需要消耗大量的人力和物力，鉴于相关领域人才的巨大缺口和资金供应链的不完备，尚不能在数据分析、计算和预测方面真正满足现实需要，符合用户的内心期望。同时由于档案管理与多种学科、技术相关联，在进行数据甄别和分析价值等活动时，会出现由于主观判断失误而导致资源检索利用率降低的问题，难以达到资源整合和资源共享的理想效果。

2.2.2 开放利用性低

目前我国大部分档案都存放于专门的档案管理机构，面向社会的开放程度低，档案信息资源难以为公众所用。诸如很多珍贵的国家档案资料处于政府的封闭保护状态中，研究学者难以接触到其真面目，也就无法利用它实现学术研究的价值。有些公开的档案信息碎片化现象十分严重，关联度差，信息排序杂乱无章，往往会让使用者陷入只知其表不知其里的尴尬处境，无法挖掘到全面、真实、有效的数据。虽然档案馆的建设一直在持续，但其公开的档案资源不免落入开发程度低的沼泽，同时由于利用手续复杂、利用收费、服务渠道单一等不利因素的影响，民众难以体验到档案信息利用的一站式服务。

2.3 机会（Opportunities）分析

2.3.1 良好的政策环境

档案管理作为党和国家事务中必要的基础性工作，贯穿于各区域各单位的体制机制。中共中央办公厅、国务院办公厅在2014年印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），文中指出要扎实推进各级国家综合档案馆的建设，努力把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”，更好为各级党委和政府决策、管理提供参考。在公共服务方面也提出要重视做好民生档案工作，推动档案资源科学配置和高效利用。由此可见，国家大力推动档案管理的深刻变革，号召人民群众提高档案意识，参与到档案信息化建设的相关工作当中。

2.3.2 有力的技术支持

信息技术的跨越式成长，弥补了档案信息化建设的实践性难题，让“档案管理拥抱大数据”这样的目标不再成为纸上谈兵、不切實际的口号。数据库技术使档案检索变得更为快捷和方便，智能化系统随时实现数据的快速传输，而云存储则为不同数据的融合和分析提供了足够的空间。在档案数据应用方面，主要采用文本数据挖掘技术，通过此环节可以实现高效率的知识管理，而在档案知识的利用和评价方面，则是依托快速的辅助智能检索技术，为传统模式的改进奠定了基础。endprint

2.4 威胁（Threats）分析

2.4.1 隐私信息安全

在信息化之前，由于纸质档案的自身特性，数据的传播和泄露范围受限。如今，一条数据信息可以在瞬间被复制到全世界，用户个人的互联网信息在毫不知情的状况下被多次窃取盗用，无论是公共领域还是非公共领域，信息管制的力度都难以阻止隐私信息的肆意传播。随着档案管理信息化进程的加快，小到个人诚信档案记录，大到国家军事档案数据，其中的每一单位信息都可能被黑客入侵并非法获取。不法分子可能会根据毫无关联的行为轨迹分析出个人的生活情况，也可能通过国家安全局的情报数据预测国防军事部署，威胁国家和个人的安全。如何在隐私保护和信息共享两个方面实现权利的均衡，还需要长期实践经验的摸索和总结。

2.4.2 社会关注度少

由于档案管理自身发展的局限性，大多数人在查询资料时会优先选择百度、搜狗等搜索引擎，通过相关链接找寻到所需信息，若是这种工具不能完全满足其需求，或是所需要的档案资料很特殊，人们可能才会产生去档案管理机构寻找线索的想法。民众对于档案管理机构的关注度的缺失，参与和利用热情的不足，也是制约档案信息化建设的一大因素，需要引起全社会的强烈重视。

3 大数据背景下档案管理SWOT的发展战略

3.1 SO战略—增长型战略

3.1.1 积极寻求跨界合作

基于目前良好的社会氛围和政策环境，档案管理部门应该突破传统思维的限制，变被动为主动，积极摆脱“信息孤岛”的困境，多方尝试与大数据公司或相关研究机构取得合作，将大数据发展的前沿技术运用其中。不仅为档案管理工作者提供一个学习和交流的平台，帮助其更好地树立信息化思维和技术性思维，而且也切合双方信息完美交互和開发共用的宗旨，让尘封的档案摘下神秘的面纱，从管理机构和部门内真正走出来，充分挖掘其潜在价值。

3.1.2 推动档案管理理论创新

大数据时代不仅激发信息技术创新，也将在档案管理理论研究领域掀起新的改革思潮。随着档案学研究技术和方法的不断完善，档案管理基础理论的内容需要跨越多学科、转换多角度，建立起档案、情报、法律、管理、计算机等多个学科的相互联系。档案管理的实践性，也将促使研究学者在档案层面的大数据理念模式、技术平台等方面作更加深入地扩充，对来源原则、文件生命周期理论、档案价值鉴定理论等核心理论进行全新的阐释。

3.2 ST战略—多种经营战略

3.2.1 拓展档案服务

以物联网、云计算、数据挖掘等高新技术为依托，档案管理不应该仅仅局限在针对本机构的信息服务层级上，还应从一般服务向深层次服务转变，从单纯的借阅、收藏功能向信息传播、数据利用等全方位功能的转变。由于利用者常常面对需求与服务不相匹配的难题，档案工作者应该凸显档案大数据的应用优势，视用户需要为指导方向，不断推陈出新，开拓档案管理的多元化、精品化、个性化产品服务，以符合用户的心理期望。

3.2.2 强化人才队伍建设

在知识经济快速发展的信息时代，计算机技术给予档案管理强烈的冲击和碰撞，目前具备高学科素养的档案人才缺口也难以补足。由于我国开设档案学专业的高校比较少，专业培养方案偏重理论教育，与计算机学、信息学等学科相互独立，无法满足档案管理变革的需要。因此，国家应该加快档案信息化教育进程，促进档案人才全面发展，提高数据采集、收集、分析和挖掘的技术应用水平，注重创新思维的形成，同时对于在职的档案人员定期开展技术培训，更新理论与实践知识体系，尽早完成从入门到精通的过渡阶段。

3.3 WO战略—扭转型战略

3.3.1 加快智慧共享

大数据时代下档案管理的最终期许是实现智慧化，通过移动科技及智能应用，强化档案信息的整合、开发和服务能力，使其工作不再受到传统资源组织方式的束缚，节约了加工和存储信息的成本。同时要建立高质量的档案信息网络系统，克服跨库检索的障碍，依托智能化管理，实现各信息管理系统的资源共享，为“智慧家园”、“智慧城市”的建设提供优良的信息基础服务。

3.3.2 完善“档案云”服务

“云档案”自2011年成立以来，一直致力于社会诚信研究和探索，为企业用户提供精准化、专业化、行业化的信息渠道，这一模式不应局限于诚信档案系统，应该在档案管理领域得到广泛的推崇和应用。目前中国开展了许多有关“档案云”的项目，以云技术为支撑，聚合各级综合档案馆的信息资源，建立门户网站的共享模式，发挥其特定的社会功能。未来国家档案部门应持续加大对此项目的关注，发挥“以人为本”的创新性优势，结合社会团体和个人的不同需求，完善“档案云”的服务体系。

3.4 WT战略—防御型战略

3.4.1 加大媒体宣传力度

根据CNNIC在京发布的第40次《中国互联网络发展状况统计报告》，截至2017年6月，中国的网民规模已突破7.51亿，手机网民的规模达到7.24亿，人们对于社交媒体的依赖程度不言而喻。为了实现档案信息的价值，档案管理部门应充分借助移动互联网平台，利用微博、微信等国内最火热的社交媒体软件，发布档案资讯，建立档案网络社区，汇集一大批对档案有研究兴趣和爱好的人群，提升档案相关网站的知名度，并以多种方式开展档案相关活动，普及档案知识，激发全民的参与和关注热情，提高全社会的档案服务意识。

3.4.2 出台相关政策法规

“这是个最好的时代，也是个最坏的时代。”在大数据的影响下，公民个人行为与国家行动的信息变得越来越公开透明，在档案数据的价值被充分挖掘和放大的过程中，背后隐形的利益链条也逐渐形成。为了使公众的权利与自由免遭威胁，国家和人民的财产安全得到保障，国家信息安全部门应建立责任意识，制定起严格的网络信息安全规范，针对层出不穷的信息窃取手段和方法，采取有效的技术防御措施，构建一张紧密的公共信息安全网，并号召法律部门出台互联网隐私保护的法律制度，争取从源头上扼制不法利用信息的发生。endprint

4 结语

大数据引领大档案，也呼唤大安全、大责任，云计算、云存储、数据挖掘等技术发展到今天，存在诸多不足之处，仍需在实践中进行深度探究和优化。在档案管理的变革浪潮中，不能盲目求快，在争取技术领先的同时也要注重理论研究的根本性变革。要在信息高度共享和数据安全方面做到理性处理，不能为了隐私保护而封锁数据信息，也不能为了实现全民共享而冒著失去信息安全保障的风险。在战略选择时，势必要有大局观，综合各种影响因素，做出迎合时代需要的最佳决策，使档案管理更加智能化、便携化、更具人文关怀。

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