档案数字化建设实践与发展策略分析

摘 要：随着我国信息技术不断发展，推动了我国各个行业的发展进程。档案管理工作与企业单位实际发展息息相关，为了能够加强事业单位档案管理质量，我们必须要对档案管理工作进行创新，这样才能够充分发挥档案资源的积极作用。通过融入数字化技术，推动档案管理工作朝向数字化方向发展，从而提高档案管理质量和效率。基于此，本文重点探究档案数字化建设内容，提出档案管理现存问题，进而分析加强档案数字化建设的相关方法。

关键词：档案管理；数字化建设；发展策略；建设内容

对于任何企业单位来说，加强档案管理工作都至关重要。企业单位作为市场的重要组成部分，对推动我国经济发展有着重要意义。从另一方面说，在市场经济条件下，企业之间的竞争愈演愈烈，而档案信息主要是企业单位发展过程的记载，其中的内容对推动企业发展、加强日常管理质量有着重要意义。可见，为了能够提高档案科学化管理水平，我们必须要融入信息技术，实现电子化、数字化管理模式，加强档案管理质量与效率。虽然很多企业已经在档案管理中加入了计算机等配套设施，但仅仅是将纸质文档内容转移到了计算机当中，该种管理方法无法发挥出实质性作用，在档案管理中依然会出现很多问题。

1 企业单位在档案数字化建设中存在的问题

1.1 对数字化管理模式缺乏认识

很多企业单位对数字化档案管理模式缺乏重视，导致数字化档案管理模式发展止步不前，这就无法充分发挥档案资源的价值。同时，档案信息作为企业发展的重要依据，如果无法提高档案信息的利用率，会白白浪费企业资源，使得档案管理工作流于表面。很多很多管理人员认为档案管理非常繁琐，在纸质档案管理基础上，还要将档案信息输入到计算机中，导致管理人员在工作上不够积极性。这些问题都会在很大程度上影响档案信息化管理建设进程。

1.2 工作人员的综合素质有待提高

随着我国各行各业都融入了数字化档案管理模式，但是数字化档案管理模式对管理人员的专业素质有着一定要求。随着档案信息化程度不断提高，但是管理人员的综合素质却止步不前，很多档案管理人员甚至不具备数字化业务技术和专业技能，无法熟练操作Word、Excel等软件。管理人员在输入信息过程中，速度慢、输入出错等问题屡见不鲜，甚至很多老员工不会操作计算机，这些问题都会严重影响档案数字化建设进程。

1.3 档案管理制度不够完善

制度作为开展档案管理工作的基础，如果企业单位档案管理工作缺乏制度支持，会导致档案管理工作缺乏规范性。虽然很多企业单位针对数字化管理模式提出了制度方案，但是制度内容依然非常传统，导致管理工作和制度相脱节，无法提高档案管理质量和效率。再者，数字化档案管理模式也要有传统纸质档案作为存根，这就需要才用数字化管理和传统管理相结合的形式，但是在实际工作当中却非常难以做到。

2 档案数字化建设内容

2.1 基础设施建设

软硬件结合是档案信息化建设的基础，支撑着档案信息资源利用与开发工作。硬件包括服务器、计算机、打印机等工具；软件主要是信息化平台，在事业单位系统化平台中增加档案管理模块，这样才能够实现档案资源的共享，提高档案资源的利用率。

2.2 数字资源建设

在档案数字化建设过程中，由于会涉及到媒体库、档案资源库等，这就需要进一步强化档案管理的整体性和统一性，提高数字化档案管理质量，加强档案管理的规范性，将传统管理形式转化为数字化管理形式。这样即可利用网络平台提高档案信息资源利用率，增加档案信息资源管理类型。

2.3 标准化建设

为了能够保证档案数字化建设符合预期标准，必须要不断强化档案信息管理力度，规范档案管理流程，包括的档案资源查询、应用、管理、分类、权限设定等，这些内容必须要做出明确的规定，特别是一些非公开档案资源需要设立专有权限，这样才能够实现规范化、标准化管理目标。

3 档案数字化建设与发展的有效策略

3.1 转变传统的管理方法，实现管理创新

想要全面发挥数字化档案的积极作用，我们必须要加强管理方法和管理理念上的融合，避免二者出现相互脱节的情况。企业领导需要加强对档案数字化建设的重视程度，树立科学、合理的管理理念，这样才能够为后续工作奠定基础。由于思维决定着行动，这就需要档案管理人员必须要摒弃传统的档案管理思想，构建科学化管理模式，以数字化平台作为基础，加强对档案管理数字化建设的投入力度，充分发挥档案管理软硬件的积极优势，提高档案资源的利用率和共享性，对于重点的档案进行标注，这样才能够在档案检索过程中突出重点。同时，需要保障数字化管理平台的综合性，要求数字化平台中具有数据库、检索窗口、反馈窗口等模块，这样工作人员不需要到档案管理室查询档案信息，而是通过档案管理平台直接检索文件，大大提高了档案应用效率。

3.2 完善档案管理制度，加强制度的实时性

为了能够全面规范档案管理工作，要求档案管理部门和上级领导能够针对信息化管理模式制定相应的管理制度和流程标准。首先，想要从根本上加强档案管理工作的科学性和规范性，必须要从法律角度制定相关制度，保障管理制度在法律允许的范围内；其次，要结合企业单位实际的发展状况，要求能够按照规章制度流程开展相关的工作，这样才能够进一步规范档案管理工作，让管理工作有章可循，如果企业单位经营模式出现变化，则需要对档案管理制度进行调整；最后，构建完善的奖罚制度，如果管理人员没有按照规章制度开展管理工作，需要给予一定的惩罚，如果一个月之内管理工作良好，给予一定的奖励，这样才能够发挥管理人员的积极性。

3.3 引入先进的设备

为了能够提高档案管理质量和效率，需要根据实际情况引入先进的设备和管理技术。通过构建完善的共享机制，提高档案的信息共享范围，提高档案资源的利用率，避免档案资源应用仅仅局限在某个领域，要让档案资源变更具价值、更加系统、更加便捷。同时，为了能够避免人为因素的影响，例如档案信息输入错误、漏输等情况，可以采购一个文字扫描仪，在电脑上下载扫描仪的驱动软件，再将仪器插入电脑U口中，即可对档案内容进行扫描录入，效率非常快。但也需要管理人员对输入内容进行检查，避免出现文字错误问题。

3.4 加强档案管理人员培训工作

档案管理人员作为档案管理中的主体，工作人员的专业素质会直接影响到档案管理质量。这就需要结合档案数字化建设进程，对档案管理人员进行全面培训，要求培训体系包括制度培训、计算机培训、专业培训、法律培训、道德培训等， 这样才能够全面提高管理人员的综合能力，特别是一些管理软件操作，包括应用平台、Excel、Word等，并保障管理人员操作的规范性。同时，要构建考核制度，要求管理人员培训合格之后再上岗，保证其综合能力能够符合数字化档案管理需求。

4 结束语

综上所述，在档案数字化管理模式下，需要以科学的理论作为基础，从而通过科学化手段创新管理模式，不断提高档案管理的科学化水平，实现数字化、科学化、制度化、规范化管理。提高档案资源的服务性、便利性、效率性，这样才能够提供更加优质的档案信息服务。

参考文献

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[2]刘丹.我国档案数字化建设实践与发展策略初探[J].黑龙江科技信息，2016，13：174.

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[4]刘静华.分析档案数字化建设实踐与发展策略[J].办公室业务，2014，21：153.

作者简介

周秀含（1989-），女，吉林省长春市人，汉，档案管理专业研究实习员，本科，研究方向：档案数字化建设实践与发展策略分析。endprint