企业档案信息资源开发前景与策略

邱晨

摘 要：本文通过对档案信息资源开发现状的分析，发现了企业档案信息资源开发中存在的问题和漏洞，并且研究了其资源开发策略，提出了解决办法。

关键词：档案信息资源；档案信息资源开发策略

在这个信息爆炸的时代，信息占据着与材料和能源同等重要的位置，在国家政治，经济，文化发展中具有举足轻重的作用。在各种信息中，档案作为人类社会的记忆工具和知识结晶，以其所承载信息的可靠性、原始性等特殊性质而占有特殊地位。是国家信息资源的中流砥柱。着力开发企业档案信息资源，既是实现国家战略目标的必经之路，也对提高国家综合竞争力具有重要意义。

1 企业档案信息资源开发取得的成绩

自邓小平同志为《经济参考报》题词“开发信息资源，服务四化建设”以来，我国各级档案部门以及工作者以邓小平同志的题词为方向，大力开发档案信息资源为社会建设服务，取得了一定成绩。

（一）夯实了企业档案信息资源开发利用的基础

从档案基础工作来看，各级各类档案馆拥有了比较完善的档案目录体系。建立了地区性目录中心，使企业档案信息资源处在一种有序的备用状态，为企业档案的顺利开发打下了坚实的基础。

（二）确定了企业档案信息资源开发的方针和政策

根据全国档案事业发展“十五”计划，国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是首个全国性的档案信息化建设规划，是为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，以档案信息化带动档案事业各项工作顺利进行的重要举措。党的十六大报告中也提出“大力推进信息化，加快建设现代化”的发展战略。这不仅是对档案部门提出的更高要求，也为档案事业的进一步发展提供了难得的机遇。

（三）取得了一定的社会效益和经济效益

方案资源自开发以来，为社会发展和经济建设做出了不可磨灭的贡献。例如，由中国第一历史档案馆、故宫博物馆、湖南广电集团等联合摄制的大型电视系列片《清宫秘档》开播后，引起了广泛关注和强烈的社会反响。他的突破在于首次利用第一历史档案馆所藏清代档案，还原了众多历史人物和宫廷内幕，揭开了诸多历史谜团和悬案。这不仅彰显了我国档案学、史学方面研究的结晶。并且增強了公众的民族自豪感和历史责任感。

2 我国企业档案信息资源开发中存在的问题

我国档案信息资源的开发虽然取得了许多成绩，但是由于各种原因，同样存在着诸多不足，主要表现在档案信息资源利用率低、档案信息资源可检索性差、档案信息资源数字化程度低、档案信息资源整合度小等几个方面。

（一）档案信息资源利用率低

有些部门为了做“面子工程”一味地追求馆藏数字化的数量，未做用户需求分析和馆藏资源分析就盲目开展数字化工作。这不仅浪费了人力物力，还造成了不必要的存储压力，增加了基础设施建设的负担。除此之外，档案部门对开发出来的档案信息资源的宣传力度欠缺。这些因素影响和制约了档案信息资源的利用率。

（二）档案信息资源的可检索性差

优质的档案信息资源不仅内容丰富，还应方便查询。但是长期以来，我国对于档案检查重视度不够，无论是纸质档案还是电子档案，检索入口少，检索功能差是普遍现象。

（三）档案信息资源数字化程度低

实体和数字化是档案信息资源的两中存在形态，从社会发展趋势来看，数字资源日渐成为信息传播的主要渠道。因此，它应成为档案信息资源建设的重中之重。但是与发达国家的档案信息资源数字化程度相比，与社会大众的需求量相比，我国档案信息资源的数量还很少，质量也有待提高。

（四）档案信息资源整合度小

各地档案馆在进行档案信息资源开发时，使用的档案管理软件，数据库类型、数据库结构不尽相同。大量已开发的档案信息资源无法实现联网互通、数据共享。档案信息“孤岛”现象严重，“各自为政”的局面有待改善。

3 人事档案适度公开的实现

（一）国外人事档案的开放式管理模式，为我国人事档案的适度公开提供了良好的思路。西方国家高度重视公民对本人人事档案知情权的维护。以美国为例，其“为纳税人服务”的思想在人事档案管理中也得到了充分尊重，人事档案内容向个人开放，每个雇员都可以在网上查询自己的某些人事档案内容。比如工作经历，提薪情况等。每个雇员的工作任务由其上司分配确定，每半年对其工作进行考核，年底给出考核结果。上司与雇员的鉴定要与本人见面，以确保雇员获得公正的评语。美国人事档案管理给我们启迪：企业人事档案管理工作应该始终以人为本，只要在法律允许的范围内，个人应该享有对自己档案的知情权。个人有权利知道自己档案的内容，保护自己的合法权益。人事档案信息向个人开放，一方面，大大方便了公民，另一方面，增强公民的档案意识，对于加强对人事档案管理工作的监督，起到了推波助澜的作用，使人事档案工作更好的服务于公民。

（二）我国现有的人事档案管理体制和严格的保密制度使得人事档案披上了一层神秘的面纱，当事人无权查阅本人人事档案，因此不能了解其中记载的内容。这在一定程度上限制了当事人的知情权。随着市场经济的发展，政治民主化进程不断推进，公民民主意识不断提高，知情权意识也在不断提高，在这种背景下，打破人事档案的传统管理模式，允许当事人获知人事档案信息，是当事人行使知情权的一个重要途径，实现当事人信息的适度公开、透明化管理已成为一种发展趋势。 适度公开人事档案信息需要管理部门将档案信息进行整理，做好前期准备工作。首先，要建立人事档案信息数据库在条件允许的情况下，建立并完善人力资源管理系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解相关人事档案信息，既安全又便捷，这不失为一个不错的选择，符合人事档案现代化管理的需要。其次，还可以利用计算机、扫描仪等现代化管理手段，建立电子档案，使查档人员利用计算机在不接触原始人事档案的条件下查阅档案，不仅可以提高查阅档案的速度，还有利于保护人事档案及材料本身的安全，具有直接查阅原始档案不可比拟的优点，这将是未来人事档案公开较为理想的模式选择。

（三）人事档案信息公开并不是没有限制的，首先，公开的对象范围是有限的，只对有权查阅的部门和当事人本人适度公开，做好保密工作，注意保护当事人的个人隐私。其次，公开的内容也是有限的，并非所有人事档案统统公开，人事档案中的少数材料，如鉴定和考核材料、政审材料、干部考查材料和群众意见等。因为其中涉及其他人员的原因，虽然当时人只知道结果不知道具体过程，却不宜与本人见面。在信息公开的同时要注意保护单位组织的合法发言权。防止当事人打击报复，只有严格遵守知情权的法律限度，人事档案知情权才能真正受到法律的保护。

4 结束语

在信息知识时代，社会对信息尤其是对经过加工的优质信息的需求，要比物质、能源更为迫切，更为重要，开发档案信息资源具有重要意义。

参考文献

[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].中国档案出版社，2002.

[2]陈潭.单位身份的松动[M].南京大学出版社，2007.

[3]郑美虹.人事档案何时掀起“盖头来”[J].档案学研究，2005（5）endprint