电子信息化在现代档案管理中的应用

石星明+李赞+王萍萍+乔祖健+胡文红+孙百明

摘 要：随着科技信息化时代的到来，电子信息化技术被广泛应用。电子信息化技术应用于现代档案管理中，既提高了档案管理效率，又提升了档案管理质量；新技术的应用对传统管理模式也是一个冲击，实现档案管理模式的转变，为档案管理注入了新的活力。本文从电子信息化技术在现代档案管理中应用的意义出发，分析了电子信息化技术在档案管理中应用的现状，并针对存在的问题，提出了解决的措施。

关键词：电子信息化；档案管理；应用

档案管理是企事业发展的一项重要工作，也是提高核心竞争力不可或缺的一部分。传统的档案管理模式，不仅消耗了大量人力物力，而且工作效率低，案卷质量有待考察，无法满足企事业发展的需求，需要进行及时地改革创新，使其符合社会经济发展的步伐，提高企事业档案管理水平。

1 在现代档案管理中应用电子信息化技术的重要性

电子信息化技术是网络信息化与科技发展过程中产生的一项新技术，在企事业档案管理中应用广泛。信息化管理技术不受时间、空间的限制，实现了数据资源的共享，提高了数据资料的高效性，促进了企事业档案管理的转变。档案管理的信息化是时代发展的必然趋势，也是企事业单位进步的必要条件。

1.提高档案管理时效性

传统的档案管理中，档案人员需要进行资料数据的采取、整合、保管，工作量较大，流程复杂，容易出现数据管理的误差。通过先进的电子信息技术的应用，对于资料的整合以及管理，通过计算机自动形成，减少了误差产生的机率，提高资料的时效性。

2.提升档案管理水平

随着企事业单位不断发展、壮大，档案管理水平需要不断提升，使其满足发展的需求。档案管理人员需要创新管理模式，改进管理方式，建立一个符合社会经济发展的方案管理制度。档案管理人员需要及时地摒弃传统的管理模式，认识到电子信技术的重要作用，将电子信息技术充分应用在档案管理模式中，发挥现代科学技术的价值。利用先进的电子设备，将工作人员采集的数据，输入到计算机中，进行数据的梳理、分类和建档，有利于档案的查阅，确保了数据准确性，提高了工作效率，提升了档案管理水平。

3.提高档案服务质量

档案是一种重要的信息资源，我们不仅是信息资源的最大需求者，也是最普遍的利用者。档案管理工作的重要职责之一是为单位服务。随着我国经济的高速发展和体制机制改革的不断深入，特别是网络时代的到来，人们获得信息的主要渠道从过去纸质形式到现在电子数据的转变，原有档案管理模式已经很难适应当下单位对档案工作需求，通过服务观念的更新、服务领域的拓展、改善服务环境、规范服务行为、提升服务能力，使得档案工作可以更加贴近工作需要，为企事业单位提供更加高效的档案信息资源。

2 电子信息化在现代档案管理中应用的现状

1.信息安全不容忽视

在电子计算机中，进行档案的管理，档案中的数据安全成为了管理人员面临的一个重要问题。在电子计算机中，容易侵入一些网络病毒，档案资料容易泄露。在信息技术中，数据的复制、传输较为容易，即便丢失了数据，工作人员也很难发现。此外，将档案资料存到一些光盘或者读卡器中，容易受到外界环境的影响，出现档案数据丢失的现象。

2.管理水平亟须提升

档案管理电子信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因档案业务基础工作不足、案卷质量不高，特别是各类档案的录入相容性不强，系统软件也不能满足需要。档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施。管理人员对于电子信息技术的认识不足，缺乏有效的管理水平，需要进行管理水平的提升，使其符合单位发展的需求。

3 实现电子信息化档案管理的有效措施

提高档案管理的电子信息化，首先需要完善电子信息化管理制度，建立一个科学的管理方案，管理人员的工作流程做到有章可循，建立電子文件密码，加强安全性；其次，提高管理人员的专业性，提升管理质量；最后，做好档案的日常管理以及维护工作，建立完整的档案管理体系。针对这些措施，进行以下分析。

1.加强档案管理的安全性，完善档案管理制度

现在企事业单位的日常办公均趋于自动化，档案管理也需紧跟时代发展步伐，在文件的形成过程中，应用先进的电子信息技术，将档案文字信息转化成电子文件的形式。档案文件的数据化，既便于工作人员查阅，又提高了管理质量。为了进一步的完善档案管理制度，需将电子文件进行加密，设置文件密码。在电子设备被病毒侵入时，也无法打开文件中的重要数据，提高文件的安全性。由于文件具有容易复制、传输的特点，进行文件加密，建立一个安全管理制度，加强文件的安全性，显得尤为重要。

2.提高档案管理的专业性，建立专业化管理队伍

现代电子科技技术发达，科技的流程较为复杂，传统的档案管理人员对于电子信息技术的操作经验不足，影响了档案管理的水平。企业需要对档案的管理人员进行专业的培训，提高工作人员对于电子设备的操作知识，增加工作的熟练程度。档案管理人员，不仅要进行档案的管理，还需具有一定的信息处理能力，以及档案日常维护知识的了解。企业应组织档案管理人员积极的学习先进的管理模式，或者招聘综合性强的档案管理人员，进行现有人员的指导工作，提高整体工作人员的专业化水平。

3.加大档案管理资金投入，设备设施保障到位

大部分企业的电子设备老化、年久失修，这些落后的设备，影响了档案管理的工作效率。企事业单位需要制定档案管理设备、设施更新计划，及时地更新电子设备，保障电子信息化技术的有效性。先进的电子设备对于提高档案管理的质量具有重要的意义。

4.做好档案日常管理，提高管理效率和质量

档案管理人员需要做好日常管理以及电子系统的维护工作。通过计算机以及扫描仪等先进的电子设备，进行档案的实时管理，全面的掌握档案资料的动态。在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机操作。其次要形成体系实行档案的层级管理。从管理权限上逐层建立档案局域网，通过局域网之间的相互联结实行档案的网络化管理。从使用权限上可以根据不同用户的情况通过密码和身份确认提供所需的档案资料。

4 结语

结合上文可知，电子信息化技术在现代档案管理中具有重要意义。电子信息化的应用，提高了档案管理的效率与质量，促进了企事业可持续发展，为档案管理注入了全新的理念，创新了管理方式。将电子信息技术融入档案管理中，不仅是企事业单位发展的需要，也是社会发展的必然趋势。在信息化技术的应用过程中，需要建立完备的档案管理制度，增加管理人员的专业性，引进先进的电子设备，提高档案管理的质量。

参考文献

[1]信息网络环境下的档案管理研究[J].刘立宁.科学中国人.2015（26）

[2]有关计算机在现代档案管理中的实践应用[J].王励著.经营管理者.2014（33）

[3]浅析计算机在现代档案管理中的应用[J].董志恒.办公室业务.2017（14）

作者简介

石星明（1977-），男，研究生学历，助理研究员。endprint