电子卷宗应用问题探究

摘 要 随着社会发展的日益创新，检察人员办案方式也在逐步改进，由传统纸质卷宗扫描衍生的电子卷宗已经在检察系统得到了广泛应用。电子卷宗这一创新科技的产物有着纸质卷宗不具备的各种优势，并且有效提升了检察人员执法办案信息化水平，促进了司法规范化。但是享受诸多便利的同时，作为以虚拟编码形态存在的电子卷宗在实际应用过程中也伴随着相应风险，那么当前电子卷宗应用需要解决的问题就是如何尽可能地规避风险，最大程度发挥其具备的优势。

关键词 检察机关 电子卷宗 应用优势 规避风险

作者简介：刘恒恒，天津市宝坻区人民检察院案件管理办公室科员。

中图分类号：D926.1 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2017.07.092

2015年12月16日，最高人民检察院检察委员会审议通过《人民检察院制作使用电子卷宗工作规定（试行）》。根据《规定》，检察机关办理的审查起诉、提请抗诉等六类案件应当制作电子卷宗。随着信息科技的日益发展，电子卷宗作为新兴的案件信息载体，在我们日常办案中逐渐体现出了不同于纸质卷宗的优势，但同时在实际应用过程中也出现了一些问题。

一、电子卷宗出现的背景及概念

“全国检察机关统一业务应用系统”上线以来，网上办案成为规范检察机关司法行为的重要措施，并且在提高办案质量和效率方面发挥着重要作用。检察机关统一业务应用系统初始功能包括司法办案信息网上录入、办案活动网上监督管理、办案数据自动采集生成等，但是大量的纸质案卷材料尚不能以电子文档的形式储存在系统中，这就给我们检察官办案带来诸多不便。基于此，2015年底电子卷宗系统作为统一业务应用系统的子系统应运而生。

根据《规定》第二条，“本规定所称电子卷宗，是指在案件受理前或者案件受理过程中，将装订成卷的纸质案卷材料，依托数字影像技术、文字识别技术、数据库技术等媒介技术制作而成的具有特定格式的电子文档和相关电子数据。”在实际操作过程中的电子卷宗，主要是通过扫描仪将纸质案卷逐页扫描生成为PDF文档格式，扫描出的文档必须图像、文字清晰，可轻松辨认承载内容。在将PDF文档编入到电子卷宗系统内并转化为电子卷宗后，文档会分为图像层和文字层，图像层类似纸质文档不可更改，而文字层可以复制，并在外部粘贴。

二、电子卷宗制作问题探究

电子卷宗的制作一般由检察院案件管理部门负责，在接收到纸质卷宗之后，交由专人进行拆卷、扫描、录入、编辑。电子卷宗承载内容必须与纸质卷宗保持完全一致，才能发挥出其应有作用。那么如何高质量地制作电子卷宗，笔者就以下两个方面进行探究。

（一）应当制作电子卷宗的案件范围

每年检察机关收到的案卷材料数量繁多，如果全部制作成电子卷宗，需要耗费大量的人力物力，其中某些案件的电子卷宗产生作用不明显，例如公安机关报请批准逮捕的案件，批捕阶段时间紧张，证据材料往往有待进一步完善，并且律师在侦查阶段也不能查阅案卷材料，制作电子卷宗意义不大。所以应当在保证检察官能够顺利办案的前提下有选择性地选取一部分案件制作电子卷宗，以争取效益最大化。基于此，《规定》详细列举了六类检察机关应当制作电子卷宗的案件类型：审查起诉类案件、报请上级检察院决定逮捕、批准延长羁押期限、提请提出抗诉、核准追溯等案件。但是，各院制作的电子卷宗案件类别不仅限于此，一般会根据工作需要对其他案件制作电子卷宗。

（二）如何规范地制作电子卷宗

电子卷宗因其记录内容的特殊性，需要更加严格和规范地制作。笔者认为首先要确保硬件设施达标，配备高速扫描仪、高性能电脑、监控探头等专用设备，并注重设备的保密审核；其次需要健全相关工作制度，对制作流程和人员责任进行细化和规范，并对制作过程中出现的各种问题做出详细规定，例如电子卷宗出现缺页、漏码、模糊不清等问题，要最大限度地保证电子卷宗内容与纸质卷宗的一致性；最后要将人员和场所配置到位，指定两名工作人员并在专属地点扫描制作电子卷宗。工作人员需要签订保密协议，电子卷宗制作场所要安装全方位、无死角的监控设备，对电子卷宗制作全过程进行监控。在纸质卷宗拆卷扫描过程中，由于是人为操作，相关负责人尤其要注意保护纸质卷宗的安全性，杜绝一切因客观或人为原因增减、篡改、调换、毁损纸质卷宗材料事件的发生。

三、电子卷宗使用优势及相应问题探究

电子卷宗由于是电子数据，具有便于传输、存储、复制、修改、携带等纸质卷宗不具备的优势，那么电子卷宗在实际使用过程中能带来哪些便利同时又伴随怎样的风险？笔者就电子卷宗的几种使用类别进行探究。

（一）检察人员使用，助力辦案提质增效

主要用于检察机关内部的案件办理工作，目前，根据电子卷宗系统制作要求将案件扫描上传至系统后，即可将扫描图片还原成可复制摘抄的高清图片，承办人点击进入图片，便能够将公安机关制作的笔录、证据材料等内容直接复制粘贴在需要制作的文书上，提高了制作审查报告、起诉书等法律文书的效率，极大限度减轻了承办人打卷负担，为案件快审快结提供了便利；并可以实现多人同时查阅同一本卷宗，方便主管领导和办案人同时阅卷、发现问题，避免只依靠汇报就做出决定的局限性；同时，检察院案件管理部门也可以依托电子卷宗系统，对办案过程进行同步监督，进一步强化案件质量。但是办案人员过度依赖电子卷宗可能会出现问题，如果电子卷宗与纸质卷宗不一致又恰好缺失重要内容那么可能引发严重办案后果，所以办案人员应当以纸质卷宗为主要参考资料，以电子卷宗为方便办案的补充，当两者不一致时，以纸质卷宗为准。

（二）律师阅卷更为便捷，保障了律师执业权利

电子卷宗系统全面上线之后，律师阅卷时只需通过统一业务系统导出加盖水印和阅卷密码的电子卷宗，并复刻到光盘上，即可在几分钟之内将电子卷宗带走，在导入电脑后，可按需随时查阅、打印案卷，较之以往律师要花费几小时乃至一两天进行查阅、复印、拍照的情形，彻底解决了律师“阅卷难、阅卷慢”的问题。但是在方便律师阅卷的同时为了保证电子卷宗带出的安全性应注意以下问题：首先，在辩护律师阅卷之前，应当在提供相关材料的前提下，签订保密承诺书及相关电子卷宗保密规定；其次，电子卷宗导出过程中需严格按照规定加盖阅卷律师信息水印及使用阅卷密码，同时电子卷宗的承载光盘须为符合保密规定的加密光盘；最后，应当告知律师载体光盘使用注意事项及使用后如何处理，例如携带时应当注意保存防止丢失，使用时应当注意电脑系统环境安全防止电子卷宗数字信息泄露，使用后可以选择交回检察机关或者自行销毁，最大程度保证案件信息安全。

（三）电子卷宗同步移送，实现政法机关跨部门使用

目前部分省市已经实现电子卷宗在公安、检察院、法院之间的同步移送，并通过协商合作建立起了电子卷宗数据互通共享平台。公安机关提请批准逮捕、移送审查起诉及报送侦查材料和检察机关移送起诉及报送相关诉讼材料时，一律同步移送电子卷宗，并对案卷的数字化工作命名规范、工作流程、工作标准、数字化设备配置、电子卷宗交换形式等问题做出具体规定，并要求公安机关按照制作规范，严格制作案件电子卷宗，确保合法、规范、高效、完整。 政法机关跨部门使用电子卷宗，实现了只制作一次便可提供给侦查人员、办案检察官、主审法官、律师四家使用。电子卷宗不仅仅可以查阅，还可以复制、摘录其中内容，极大地为检察官、法官、律师办理案件提供了便利，避免了大量的文字重复录入工作，节约出的时间可以更多地投入到案件思考中去，促进办案效率、提高办案质量。

注释：

晨迪.电子卷宗监督办案 成都检察添新名片.成都日报.2016年1月11日，第011版.endprint