标点符号在公文中的使用

李 彬

标点符号在公文中的使用

李 彬

标点符号是公文写作中必不可少的要素，是公文写作内容的一个重要组成部分。但是，在实际写作过程中，很多单位拟制的公文，在标点符号书写中，出现很多不规范、不准确的写法，这种现象严重影响了公文的质量，需要引起公文写作者的重视，及时修正。

标点符号 公文写作

标点符号是公文写作中必不可少的要素，是公文写作内容的一个重要组成部分，准确、规范的使用标点符号是公文起草者的基本能力。但是，在实际写作过程中，很多单位拟制的公文，在标点符号书写中，出现很多不规范、不准确的写法。归纳起来，主要表现在以下几个方面：

（1）顿号的使用，顿号是在句子中表示停顿时使用的标点符号，有间隔、并列的含义。但在实际使用时，有些单位的公文中标点符号写作存在问题。比如ⅩⅩ局下发的通知中有这样的表述：“局属各部门要积极贯彻落实《ⅩⅩ局关于ⅩⅩ的条例》、《ⅩⅩ局关于ⅩⅩ的办法》、《ⅩⅩ局关于ⅩⅩ的规章》及相关要求”。这句话当中涉及几个用书名号标注的条例和规章等，属于书名号并列使用的情况，在这种情况下各书名号间不需要使用顿号，表示停顿。可以修改为：“局属各部门要积极贯彻落实《ⅩⅩ局关于ⅩⅩ的条例》《ⅩⅩ局关于ⅩⅩ的办法》《ⅩⅩ局关于ⅩⅩ的规章》及相关要求”。再比如：“ⅩⅩ局要做好‘收文网’、‘发文网’建设，落实互联网公文管理制度”。这个句子中收文网和发文网已经用引号标注了，属于并列使用引号的情况，这时中间不需要再用逗号间隔。应该修改为：“ⅩⅩ局要做好‘收文网’、‘发文网’建设，落实互联网公文管理制度”。

（2）在公文正文内容的写作中，有时候会出现年限的起止或者数值的范围等方面的表述，这种表述往往需要使用连接符，连接起止年限或数值范围。比如：“ⅩⅩ局经党委研究决定，贯彻上级文件精神，结合本局实际情况，制定今后五年的工作计划（2011—2016 年）”，这个五年计划的表述涉及连字符，注意写作时要用一字符，占一个字符的位置。有些单位在起草公文时，只要是需要用连字符时，都会用横线符，而且是半字符，这样的写法是不规范的，要根据连接的内容选择横线或者波浪线。

（3）在公文正文中，大段内容表述时，经常会有并列分句，在各个并列分句之间要使用分号隔开，而不能使用逗号。比如：“在卫生管理方面各个督查小组要各尽其责，分工配合，第一组主要负责食材采集的安全健康问题；第二组主要负责厨房制作的消毒清理问题；第三组主要负责餐桌摆放和管理问题”。很显然，在这个段落中，各个分局之间应该是并列关系，需要用分号表示间隔。所以该段可以修改为：“在卫生管理方面各个督查小组要各尽其责，分工配合；第一组主要负责食材采集的安全健康问题；第二组主要负责厨房制作的消毒清理问题；第三组主要负责餐桌摆放和管理问题”。

（4）在公文正文写作中，大段的句子中既有句号分隔，又有分号分隔。比如：“一是城乡一体化进程中农民的养老保险安置问题。对于进入城镇的失地农民要和城镇居民一样保障其基本的养老保险安置问题；二是城乡一体化进程中农民的医疗保险安置问题。失地农民进入城镇以后，就要按照城镇居民的待遇享受医疗保险”。在这段话中，“一是城乡一体化进程中农民的养老保险安置问题”、“二是城乡一体化进程中农民的医疗保险安置问题”，这两句话都是用句号结束的，“对于进入城镇的失地农民要和城镇居民一样保障其基本的养老保险安置问题”，这句话结束后也应该使用句号。所以该段应该修改为：“一是城乡一体化进程中农民的养老保险安置问题。对于进入城镇的失地农民要和城镇居民一样保障其基本的养老保险安置问题。二是城乡一体化进程中农民的医疗保险安置问题。失地农民进入城镇以后，就要按照城镇居民的待遇享受医疗保险”

（5）在公文主体写作过程中，有时会出现用括号标注的情况，这种情况根据写作内容的要求是可以的。但在实际写作时，有些单位的公文曾出现括号内套括号的写法，比如：ⅩⅩ院“为了贯彻上级文件精神，落实我院ⅩⅩ科研工作，现制定下半年研究计划。（责任单位：局办研究所（室））”。在这段话的最后有一个括号标注的责任单位，在书写时括号当中还有括号，这种写法显然是不规范的。可以修改为：ⅩⅩ院“为了贯彻上级文件精神，落实我院ⅩⅩ科研工作，现制定下半年研究计划。[责任单位：局办研究所（室）] ”。这样的写法可以避免在括号中套括号，或者是在引号中套引号的情况。

（6）内容复杂的公文正文写作中，会把正文分层次，每一个层次需要写明结构层次序号。比如：一、基本情况；二、存在问题；三、对策建议。这是一级标题，结构层次序号的一般写法是小写汉字“一”后加顿号。比如：（一）政策问题；（二）资金问题；（三）落实问题。这是二级标题，结构层次序号的一般写法是小写汉字“一”外加扩号。比如：1.制定ⅩⅩ目标；2.建立ⅩⅩ机制；3.完成ⅩⅩ规划。这是三级标题，结构层次序号的一般写法是阿拉伯数字“1”后加实心圆点。比如：（1）土地ⅩⅩ规划；（2）房屋ⅩⅩ规划；（3）医疗ⅩⅩ规划。这是四级标题，结构层次序号的一般写法是阿拉伯数字“1”外加扩号。

“一字入公文，九牛拔不出”，公文中的一个字，哪怕是一个标点，都不容许出错。标点符号虽然只是公文写作中的一个很小的要素，但也直接影响着公文的质量，在写作时一定要保证其规范性和准确度。

（作者单位：辽宁行政学院）

李彬（1980-），女，辽宁沈阳人，学士，辽宁行政学院公共管理教研部副教授，研究方向：公文写作。