新时期中学档案管理优化对策分析

摘要：新时期中学档案管理工作需要通过制度化、信息化管理来提升管理成效，要注重领导的认可支持，人员的专业性培养，让管理专业化运作，避免粗放管理下的档案管理安全问题、低效率问题等，确保管理工作有序推进，为学校工作提供一定支持。

关键词：新时期；中学；档案管理；优化对策

中学档案管理水平是评价学校综合管理水平的一个指标，尤其是当下学校在新时期背景下需要应对多种变革，学校工作需要依赖档案管理来对工作开展做记录与借鉴，学校需要依据自身发展需求进行档案管理工作的优化，从而应对新时期不同因素带来的冲击与挑战。

一、当下中学档案管理常见问题

（一）缺乏領导层的重视

当下中学档案管理方面缺乏领导层的重视，一般将相关工作归纳到行政后勤部门，或者游各年级小组或者各部门自己肩负档案管理的工作，缺乏档案管理的专业性。无论是物力、人力、资金、技术等各方面，都缺乏足够的投入，从而导致在管理上缺乏严谨性、规范性，甚至没有明确的档案管理校内制度，更多的属于人管人的滞后传统模式，没有将档案管理设置为专业有执行力的制度内容，也没有专业人员监管。当档案管理出现问题后，存在责任相互推诿，没有明确的责任人，无法有效的起到责任监管的作用。学校各层人员对于档案管理的重视性也随着领导层的不重视而缺乏有效的配合度。在档案收集整理上，有关人员缺乏工作配合意识与时间管理，操作不严谨，甚至有抵触情绪。

（二）档案管理人员综合素质缺乏

档案管理人员一般不属于档案管理专业毕业人员，管理执行一般是在到学校以后临时学习，甚至没有完善的学习，更多的成为一种随意性处理的模式。甚至没有通过专业的岗前培训，是依照前任工作简单的指导展开，或者私下查阅简单的资料进行模仿操作。对于档案管理缺乏系统化的学习，也缺乏学校在档案管理方面的特殊情况，因此在档案管理工作上容易出现多种不规范情况。甚至部分人员由于缺乏职业素养，对法律知识了解不透彻，对档案信息内容工作对外泄露。部分档案因为调阅的频繁，在监管不力的情况下导致档案材料的丢失与损坏，对后工作形成障碍。在档案管理工作上需要一定的协调沟通能力，对于违规请求要有充分的应对能力。但是部分人员因为多种因素的影响，无法回绝他人的违规请求，导致档案管理的差错出现。在信息化发展的今天，档案管理信息化、数字化建设也不断推进，部分人员由于缺乏信息化管理的安全意识，导致学校档案资料通过网络渠道泄露出去，甚至引发不良的社会影响。部分数字化档案资料库的建立，由于违规操作，导致大量档案信息的泄露。

（三）管理水平滞后

在档案管理上，由于缺乏严格的管理制度，导致各方面工作随意性大。资料收集不完整，归档不符合实际情况需求，资料调取随意性大，甚至由于档案管理上缺乏有效的备份，导致档案使用便捷性下降，丢失找回的可能性低。部分单位还在使用传统人工管理模式，缺乏科技技术的辅助，工作量大，工作效率低，信息可利用价值没有得到最大的优化。信息技术不但发展，在一定程度上让档案管理更加的便捷化，但是在部分单位，并没有充分利用信息化技术带来的优势，或者不懂得专业的利用信息化技术，从而导致管理水平停滞不前。

二、新时期中学档案管理优化措施

（一）提升领导层对档案管理工作的重视

要通过多种方式让领导层意识到档案管理关系着师生信息安全、利益，以及学校整体的利益，提升领导层对工作的重视度。要将管理不当引发的恶性事件做有效的提醒，让领导层意识到新时期情况下档案管理已经成为关系各方利益的重要问题。档案一方面可以作为工作开展的凭证与参考，另一方面也关系着学校以及个人的信息安全，如果缺乏有效专业的管理，甚至会引发恶性事件，最终追责可能需要领导来承担，提升领导层自身的责任意识。管理层重视，则可以更好的注重人力、物力、资金的投入，注重新时期信息化建设，提升管理效率与档案价值。

（二）注重工作人员综合素质的提升

要注重工作人员综合素质的提升，做好岗前培训与在岗培训，要不断的随着时代的发展将新管理技术与信息传导给工作人员，让工作人员在档案管理执行层面有充分的应对能力，避免综合素质的落后。培训工作可以多种形式展开，同时也让工作人员多接受最新的信息，从中提升工作技能。要做好工作考核，落实岗位责任制，让工作人员意识到工作失误对个人产生的影响。要配合激励制度来辅助工作考核，优秀者奖，差错者罚，从而让工作人员有充分的积极性与谨慎度。但是管理工作也不能过于严格或者高负荷，否则容易导致工作人员产生消极怠工的情绪，甚至影响工作的执行。过于严格则会导致工作人员无作为，事情=事情推卸，甚至提升工作推进的困难度。工作量要适宜，甚至要积极的辅助工作人员运用先进技术来将降低工作量，避免工作负荷大导致的负面情绪或者工作疏忽大意。

（三）完善管理制度

管理制度一方面需要依照档案有关法律法规进行，一方面要充分考虑学校自身个体情况，从而将档案管理制度化，将工作流程、工作范围、工作考核标准、规范等做细致的制度内容设定，让每个到岗人员都会清晰的意思到自身的工作内容，甚至将系统的人员培训资料留取起来，为后续接岗人员提供指导，避免工作人员不适应工作情况所需。制度内容包括岗位责任与内容、工作流程、注意事项、人员招聘制度、培训制度、工作标准、激励制度、监督制度、工作考核制度等多方面内容，从而有效的指导部门工作开展，避免沦为“口头管理”状态。让管理制度化，一切按照规范进行，避免朝令夕改等随意性问题。

三、结束语

新时期中学档案管理因为每个学校实际情况的不同而有所差异，因此在管理优化上也需要注重差异性，保证管理工作推进的有效性、适宜性，最大的为学校管理创造价值。

参考文献：

[1]陈传荣.论中学档案管理的重要地位及加强档案管理的有效途径[J].商，2015，（40）：83.

[2]陆芳.谈中学档案管理[J].兰台世界，2016，（14）：68-70.

[3]黄力彤.中学档案管理信息化建设的有效策略[J].卷宗，2017，（23）：2-2，3.

作者简介：张腾，单位：吉林省四平市梨树实验中学，职务：科员，研究方向：档案类。endprint