关于对电子化采购建设的思考

■ 张嘉桐

关于对电子化采购建设的思考

■ 张嘉桐

信息化技术从20 世纪六十年代逐渐兴起，经过无数的跌宕起伏才同20 世纪九十年代才兴起的电子化技术有效融合，成长为如今的电子互联网，为全世界人们带来了非常方便的获取信息的方式，将所有的资讯服务都放在了一个网络平台上得以无边界共享，极大程度的彰显了21 世纪的互联网新力量。

采购电子化是科学发展观指导下必然趋势和必由之路。经济社会领域的电子化进程已势不可挡，建立完善的电子化采购平台将对提高采购透明度和效率，降低采购成本，增强竞争发挥重要作用。并且采购电子化能够进一步规范采购行为，最大限度地避免人为因素的干扰，抑制了腐败现象的发生。

一、传统采购存在的问题

电子化采购即采购当事人充分利用现代信息技术和互联网技术，在互联网安全的前提下，通过互联网进行采购、支付及监督等行为。与电子化采购模式相比，传统采购模式存在三个薄弱环节：

1.采购成本高，缺少采购灵活性

传统采购模式主要通过人力和纸质媒介处理各项采购活动。采购双方为完成一个采购项目的招投标活动，不仅需要消耗大量纸张等耗材，而且还需指派专人进行管理。这种方式既不利于绿色采购、节约资源，又加大了人力、财力的消耗，导致采购成本居高不下，采购灵活性难以体现。

2.容易出现“天价采购、豪华采购”等现象

在传统采购实践中出现的废标或天价采购等采购案例，究其原因，一是采购机构未能采取有效的公开形式。由于采购机构对发布采购信息规定的狭隘理解，即只在采购监督管理部门指定的媒体上发布采购信息，而忽视其他传播渠道如网络、简报的作用。二是信息发布不及时。采购信息具有一定的时效性，过时信息等于无用信息。有些采购机构打“擦边球”，如将采购公告放到即将到期的时候公布，使得只有少数供应商知道并参与投标，导致供货商之间缺少有效充分竞争，一定程度影响了采购活动的公开、公平和公正，进而导致了“天价采购、豪华采购”等情况的发生。

3.在制度目标上侧重于单纯“节支防腐”

采购机构一直把采购重点放在对采购过程的控制。虽然采购过程对采购结果影响重大，但过于关注过程容易导致整个采购流程陷入形式化。实践中，一些采购机构为了保证采购程序的合规性和规范性，采用复杂的操作流程，导致采购周期较长，效率大打折扣。

二、电子化采购的优势

一是有利于实现信息披露的公开化、及时化。采购执行机构可以通过网站及时发布招标、询价、中标结果等信息，采购相关方可以通过网络及时获取所需信息，掌握采购动态，而且可以达到最大范围的告知，让更多符合条件的供应商参与竞标，增加了采购的选择性，使采购市场的竞争更趋充分。

二是有利于节省采购的时间和费用。采购的整个流程全都采用现代信息技术，供应商可在网上获取信息并及时提交标书，极大地减少了时间。传统采购方式在采购计划的拟订、招标和投标文件的发送，以及采购合同的签订等方面需要耗费巨大的人工、差旅、印刷和邮递成本，实行电子采购可以节省这方面的支出，大幅度削减采购成本。

三是有利于提高采购的效率。随着采购规模的扩大和范围的拓展，传统政府采购方式无法进行高效的管理。电子采购缩短了采购各方的时空距离，大大减少中间环节，可以即时互动交流，减少了由人工操作带来的不便以及容易出错等问题，从而使采购各方可以做到最优采购，提高采购效率。

三、采用电子采购方式的价值

随着电子通信和网络技术的迅速发展，采购方法正发生革命性的改变，越来越多的人认可了网上购物、电视购物、电话购物等方式，电子采购已成为一种日益流行的采购工具。

电子采购用行家的一种说法就是电子反向拍卖，简单地说就是电子拍卖。但与一般拍卖相反，它不是一个卖家、众多买家、高价竞卖，而是一个买家、众多卖家、购买者以低价竞买。我国将反向拍卖，称为网上竞价采购或电子采购。

电子采购包括两个问题，一是电子通信与电子技术在公共采购中的运用。电子通信所涵盖的内容和手段，电子信息发布、电子信息提交、电子签字、电子合同的法律效力，电子采购的“普及标准”等内容；二是电子反向拍卖的使用与规范。目前，电子通信和技术在采购中已大量应用，有电子信息发布、电子信息传递、网上信息搜寻、网上提交投标、网上评标、电子签约、电子支付、电子查阅和电子投诉等等，并具有广阔的前景。

采用电子采购后，不仅可以增加资金的使用价值、为供应商提供更多的信息，让采购和供货双方节省更多的时间和成本，而且更是改进了对所授予合同的管理、并减少权力滥用和腐败的机会。

四、应当如何开展电子化采购

计划申报、批复实现“电子化”有关部门应在短期内开发出采购计划申报系统软件，并免费提供给各级采购人使用，采购人需要采购时通过网络向同级部门直接提交采购计划，通过网络进行审批，并将经批复后的采购计划传递给集中采购机构或采购人。

信息发布实现“电子化”采购代理机构、采购人应借助网络手段将采购信息及时传送到指定媒体，确保公开招标实现真正意义上的“公开”。

资格审查要实现“电子化”采购代理机构、采购人对供应商的资格进行前期审查时，供应商可以通过电子邮件、传真等方式将资格性认定材料递交给采购方，而不必通过实地方式提交，尽可能地减少供应商的时间占用；采购方还可主动登录网站，查阅核实供应商的基本情况。

文件制作和发售实现“电子化”招标采购机构应制作通用文档格式的采购文件，向供应商同时提供纸面的和电子采购文件，方便供应商制作投标文件。部分地区在积极推行免费招标文件，如供应商可以直接从政府采购网站免费下载采购文件，这种做法在很大程度上方便了投标供应商，值得完善后推广。

交易平台要实现“电子化”各地要积极建立采购网站，为“电子化”交易提供平台，从协议供货、定点采购做起，不断积累经验，最后把“电子化”逐步扩展到整个采购领域。

开标、评标实现“电子化”为提高工作效率、确保采购结果的准确性，开标的有关情况应及时地输入计算机，评标工作推行无纸化，有条件的地方应高标准地建设开标和评标场所，添置必备的计算机设备，为“电子化”提供物质保障。

监督管理实现“电子化”采购的具体操作实现“电子化”后，监管工作随之简化了，但另一方面难度加大了，监管部门要通过计算机网络对采购活动进行实时监管。针对新的工作方式，监管部门要积极应对，不断完善监管手段，提高监督管理的能力。

档案存储要实现“电子化”采购的档案资料非常重要，需要妥善保管。而纸面的档案容易散失和损坏，因此应通过“电子化”手段对档案资料进行备份，实现采购档案资料的准确和完整。

五、实行电子化采购产生的效果

1.与传统采购平台相比提高了工作效率，可以降低采购及管理成本。电子化采购的实施能够缩短招标准备时间减轻工作量从而大大提高工作效率。同时，由于电子化采购的无纸化办公模式和网络自身的便捷性，为投标人在招投标环节，也为采购管理部门在后期档案管理等节约了大量资金。

2.传统采购平台相比减少了人为干扰因素，增强了采购的公正性和准确性。采购的电子化是将采购活动的具体运作以电子载体取代人工操作，因此能够最大显得地减少人为干扰因素，增强了采购的公正性和采购的准确性。

3.与传统采购平台相比提升了信息公告的效果。一是信息传播及时，克服了杂志类媒体信息传播速度慢的问题；二是信息的可重复查阅性或者持久性，信息在网络上刊登之后可以在上面保留很长时间，克服了报纸类媒体一次性阅读的弊端；三是信息获取的便捷性，现在网络已经进入普及时代，网络具有其他任何媒体都无可比拟的便捷性；四是信息覆盖面广泛，报纸、杂志的信息覆盖面仅限于购买者，而网络则是通向千家万户的。

4.与传统采购平台相比提高了公开性，便于监督管理。采购活动的全过程都在公开的环境下进行，采购管理部门只要在网络上查阅就可实现监管职能，并且一目了然，大大方便了监督管理。

六、电子化采购平台发展的未来

目前，加快采购的电子化建设已经成为普遍共识。电子化采购平台建设作为采购中心的工作方式和工作手段，需要稳步推进、分步实施。首先，要树立高度重视采购电子化建设的意识。要在借鉴发达国家采购制度的基础上，结合近几年来采购实践，抓住有利时机，大力宣传电子化采购意义和电子化采购经验，制定电子化采购管理办法等，为采购电子化发展创造良好的环境。

其次，完善采购管理体制和运行机制，统一作业标准和作业流程，优化资源配置，使得电子化采购系统的建设更具可行性和可操作性；同时采购电子化要根据采购管理体制改革进展情况进行设计、开发和应用，形成良性互动机制，为构建统一的电子化采购平台提供体制、机制保障。

第三，加强采购队伍专业化建设，加大对从业人员的培训力度，打造一支既掌握采购专业知识，又熟悉信息技术的高素质人才队伍，为电子化采购提供人才支持。同时，在采购过程中，科学的绩效评估体系不可缺少，要对采购的投入和最终成果进行客观评价，提供决策依据。

总之，要以科学发展的态度，充分认识采购电子化的重要性，加快采购统一平台建设，使其成为采购的“贴身之物”，进一步完善采购制度，确保采购各项功能的有效落实，促进我国信息化发展和产业优化升级。

（作者单位：中国盐业总公司）